La matrice Fournisseurs, Entrées, Processus, Sorties et Clients (SIPOC) est l'un des outils les plus importants à utiliser au début de tout projet Six Sigma. Il est courant, parmi les cadres inférieurs, de la considérer comme un modèle supplémentaire à suivre pour l'exécution d'un projet Six Sigma. Cependant, les personnes qui connaissent bien SIPOC attestent de son utilité. Voici quelques exemples d'utilisations principales de SIPOC :

Niveaux de processus : L'utilisation du diagramme SIPOC au début d'un projet Six Sigma garantit l'unanimité quant au processus à identifier. Tout étudiant en gestion des processus métier sait que les processus opèrent à différents niveaux. La situation peut s'avérer complexe si les membres de l'équipe projet ont des opinions divergentes quant au niveau du processus à traiter. Le diagramme SIPOC est là pour vous aider : en cas de doute ou de confusion, consultez-le pour clarifier les choses.

La portée du projet: Les processus ont tendance à être continus. En fait, dès que l'un se termine, l'autre doit démarrer immédiatement. Puisque l'organisation tout entière constitue un lien entre les étapes d'entrée et de sortie, déterminer où un processus commence ou se termine réellement peut être subjectif.

Par exemple, certains diront que le processus de recrutement commence dès la parution des annonces dans les journaux, tandis que d'autres affirmeront qu'il débute après l'entretien. Les deux affirmations peuvent être correctes et présenter leur dossier de manière convaincante. Cependant, cela doit être fait avant le démarrage du projet.

L'ambiguïté au milieu d'une exécution Six Sigma peut être désastreuse pour les personnes impliquées. Le SIPOC contribue à ce que la portée du projet soit clairement définie. Les participants sauront précisément où commence, où se termine le processus et ce qu'il est censé faire.

Cartes de flux de valeur : Le diagramme SIPOC est un outil pratique pour la création de cartes de flux de valeur. En effet, la matrice SIPOC garantit que les flux de matières et d'informations ont été suivis et enregistrés étape par étape. Ces informations peuvent être utilisées dans la carte de flux de valeur pour générer un processus « en l'état », sur la base duquel des améliorations supplémentaires sont recherchées et un processus « à venir » est généré.

Le client en tant que fournisseur : Le SIPOC est également essentiel à la compréhension des boucles d'information. Dans de nombreux cas, le client lui-même est le fournisseur, car il fournit des informations essentielles sous forme d'exigences. Dans ce cas, il est essentiel de mettre en place une méthode garantissant la collecte d'informations exactes et pertinentes auprès des clients.

Les entités peuvent être des fournisseurs ou des clients : Dans de nombreux cas, les fournisseurs peuvent aussi être des clients. Par exemple, lorsque vous passez commande auprès de votre fournisseur, vous lui fournissez les produits. Vos fournisseurs sont donc des clients dans ce processus.

Ce renversement des rôles est fréquent dans le cadre des processus. Un SIPOC permet de structurer le processus de manière à ce qu'il soit facilement compréhensible par tous les acteurs impliqués, avec un minimum d'ambiguïté.