Le processus d'organisation peut être efficace si les managers disposent de lignes directrices leur permettant de prendre des décisions et d'agir. Pour une organisation efficace, un manager peut appliquer les principes d'organisation suivants.

1. Principe de spécialisation

   Selon ce principe, l'ensemble du travail d'une entreprise doit être réparti entre les subordonnés en fonction de leurs qualifications, aptitudes et compétences. Cette division du travail permet de parvenir à une spécialisation et à une organisation efficace.

2. Principe de définition fonctionnelle

   Selon ce principe, toutes les fonctions d'une entreprise doivent être clairement et complètement définies pour les managers et leurs subordonnés. Cela peut se faire en définissant clairement les devoirs, les responsabilités, l'autorité et les relations des individus entre eux.

   La clarification des relations autorité-responsabilité contribue à assurer la coordination et permet ainsi une organisation efficace.

   Par exemple, les fonctions principales de production, de marketing et de finances, ainsi que les relations d'autorité et de responsabilité au sein de ces départements, doivent être clairement définies pour chaque personne rattachée à ces départements. La clarification des relations d'autorité et de responsabilité contribue à une organisation efficace.

3. Principes de l'étendue du contrôle/de la supervision

   Selon ce principe, l'étendue du contrôle est l'étendue de la supervision qui décrit le nombre d'employés qui peuvent être gérés et contrôlés efficacement par un seul gestionnaire.

   Selon ce principe, un manager doit être capable de gérer le nombre d'employés à affecter à sa charge. Cette décision peut être prise en choisissant entre un périmètre de contrôle large ou restreint. Il existe deux types de périmètre de contrôle :

   1. Large champ de contrôle- Il s'agit d'un poste où un manager peut superviser et contrôler efficacement un large groupe de personnes simultanément. Les caractéristiques de ce poste sont les suivantes :
      1. Moins de frais généraux de supervision
      2. Réponse rapide des employés
      3. Meilleure communication
      4. Une meilleure supervision
      5. Meilleure coordination
      6. Convient aux travaux répétitifs

      Selon cette portée, un manager peut gérer efficacement un grand nombre de subordonnés à la fois.

   2. Étendue de contrôle étroite- Selon cette structure, le travail et l'autorité sont répartis entre de nombreux subordonnés et un manager ne supervise et ne contrôle pas un très grand groupe de personnes sous ses ordres.

      Le manager, selon un périmètre restreint, supervise simultanément un nombre restreint d'employés. Ses caractéristiques sont les suivantes :

      1. Travaux qui nécessitent un contrôle et une supervision stricts, par exemple l'artisanat, le travail de l'ivoire, etc. qui nécessitent un savoir-faire artisanal, leur portée étroite est plus utile.
      2. La coordination est difficile à réaliser.
      3. Des lacunes en matière de communication peuvent survenir.
      4. Les messages peuvent être déformés.
      5. Des travaux de spécialisation peuvent être réalisés.

   Facteurs influençant l'étendue du contrôle

   1. Compétences managériales- Dans les entreprises où les dirigeants sont compétents, qualifiés et expérimentés, une large portée de contrôle est toujours utile.

   2. Compétence des subordonnés- Lorsque les subordonnés sont compétents et capables, et que leur niveau de compréhension est adéquat, ils ont tendance à consulter fréquemment leurs supérieurs pour résoudre leurs problèmes. Dans ce cas, le manager peut gérer un grand nombre d'employés. Une large portée est donc appropriée.

   3. Nature du travail- Si le travail est répétitif, une supervision étendue est plus utile. En revanche, si le travail requiert des compétences intellectuelles ou un savoir-faire artisanal, un contrôle et une supervision stricts sont nécessaires, auquel cas une supervision étroite est plus utile.

   4. Délégation de pouvoir- Lorsque le travail est délégué aux niveaux inférieurs de manière efficace et appropriée, les confusions sont réduites et l'ambiance conviviale est préservée. Dans ce cas, un large champ de contrôle est approprié et les superviseurs peuvent gérer et contrôler simultanément un grand nombre de subordonnés.

   5. Degré de décentralisation- La décentralisation vise à obtenir une spécialisation où l'autorité est partagée entre de nombreuses personnes et responsables à différents niveaux. Dans ce cas, une structure hiérarchique élevée est utile.

      Dans certains cas, la décentralisation est très efficace, ce qui favorise une communication directe et personnalisée entre supérieurs et subordonnés, permettant ainsi aux supérieurs de gérer facilement un grand nombre de subordonnés. Dans ce cas, une grande autonomie est également un atout.

4. Principe de la chaîne scalaire

   La chaîne scalaire est une chaîne de commandement ou d'autorité qui circule de haut en bas. Grâce à une telle chaîne, le gaspillage de ressources est minimisé, la communication est optimisée, les chevauchements de tâches sont évités et l'organisation est facilitée.

   Une chaîne de commandement scalaire facilite le flux de travail au sein d'une organisation, contribuant ainsi à l'obtention de résultats efficaces. L'autorité circulant de haut en bas, elle clarifie les positions hiérarchiques pour les managers à tous les niveaux, favorisant ainsi une organisation efficace.

5. Principe d'unité de commandement

   Cela implique une relation de subalterne à supérieur. Chaque subordonné est responsable devant un seul supérieur hiérarchique à la fois. Cela permet d'éviter les problèmes de communication et d'assurer un retour d'information et une réponse rapide.

   L’unité de commandement contribue également à une combinaison efficace des ressources, c’est-à-dire des ressources physiques et financières, ce qui facilite la coordination et, par conséquent, l’organisation efficace.

   L'autorité circule de haut en bas

   Directeur Délégué

   ↓

   Gestionnaire du marketing

   ↓

   Responsable des ventes/médias

   ↓

   Vendeurs

   
   

   D'après le schéma ci-dessus, le directeur général détient le plus haut niveau d'autorité. Cette autorité est partagée par le directeur marketing, qui partage son autorité avec le directeur commercial.

   À partir de cette chaîne hiérarchique, la chaîne de communication officielle devient claire, ce qui est utile pour atteindre les résultats et qui assure la stabilité d’une entreprise.

   Cette chaîne de commandement scalaire circule toujours de haut en bas et définit les positions d’autorité des différents gestionnaires à différents niveaux.