آموزش نه تنها از نظر هزینه‌ای که صرف آن می‌شود، بلکه از نظر زمان و سایر منابعی که صرف آن می‌شود، فرآیندی پرهزینه است.

بنابراین مهمترین سوال این است تعیین اینکه آیا واقعاً نیازی به آموزش وجود دارد یا خیر و اینکه آیا این مداخله به طور مستقیم یا غیرمستقیم به دستیابی به هدف سازمانی کمک خواهد کرد؟

پاسخ به سوال فوق در «تحلیل نیازهای آموزشی» نهفته است که اولین گام در کل فرآیند آموزش و توسعه است.

تحلیل نیازهای آموزشی، فرآیندی سیستماتیک برای درک الزامات آموزشی است..

در سه مرحله انجام می‌شود -

1. در سطح سازمان،
2. در سطح فردی، و
3. در سطح شغل،

که هر کدام از آنها به عنوان تجزیه و تحلیل سازمانی، فردی و شغلی نامیده می‌شوند. پس از اتمام این تجزیه و تحلیل‌ها، نتایج برای رسیدن به اهداف برنامه آموزشی جمع‌آوری می‌شوند.

دیدگاه دیگر در مورد نیاز آموزشی این است که این نیاز، اختلاف بین «آنچه هست» و «آنچه باید باشد» است. با توجه به این موضوع، بانک جهانی تجزیه و تحلیل نیازها را انجام داد و به این نتیجه رسید که بسیاری از واحدهای آن در مناطق شرقی اروپا نیاز به تغییر از کسب و کار دولتی به سازمان‌های خودکفا دارند. سپس با تعدادی از دانشگاه‌ها تماس گرفته شد تا ماژول‌های لازم را توسعه داده و آموزش را بر اساس آن انجام دهند.

اگرچه هر مرحله در کل فرآیند آموزش به خودی خود منحصر به فرد است، اما تحلیل نیازها از این جهت خاص است که پایه و اساس نوع آموزش مورد نیاز را بنا می‌نهد.

این ارزیابی بینشی در مورد نوع مداخله مورد نیاز، دانش یا مهارت یا هر دو، ارائه می‌دهد.در موارد خاصی که هر دو مورد وجود دارند و عملکرد هنوز مطلوب نیست، مشکل ممکن است ماهیت انگیزشی داشته باشد. بنابراین، نیاز و مداخله مناسب را که برای اثربخشی آموزش ضروری است، برجسته می‌کند.

همانطور که قبلاً ذکر شد، تحلیل/ارزیابی نیازها در سه سطح سازمانی، فردی و شغلی انجام می‌شود. اکنون به تفصیل به هر یک از آنها می‌پردازیم.

1. تحلیل سازمانی

   هدف از تحلیل سازمانی، فهرست کردن مختصری از حوزه‌های تمرکز آموزش در سازمان و عواملی است که ممکن است بر آنها تأثیر بگذارند.

   ماموریت سازمانی، چشم‌انداز، اهداف، فهرست منابع انسانی، فرآیندها و داده‌های عملکرد، همگی مورد مطالعه قرار می‌گیرند. این مطالعه، سرنخ‌هایی در مورد نوع محیط یادگیری مورد نیاز برای آموزش ارائه می‌دهد. به عنوان مثال، موتورولا و آی‌بی‌ام، هر ساله با در نظر گرفتن اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت سازمان، نظرسنجی‌هایی انجام می‌دهند.

2. تجزیه و تحلیل شغل

   هدف از تحلیل شغل در بررسی نیازها، درک «چه چیزی» در مرحله توسعه آموزش است. نوع مداخله مورد نیاز، همان چیزی است که در تحلیل شغل در مورد آن تصمیم گرفته می‌شود.

   این یک ارزیابی عینی از شغل است که در آن هم رویکرد کارگرمحور و هم رویکرد وظیفه‌محور وجود دارد. مورد توجه قرار می‌گیرد. رویکرد کارگر، رفتارهای کلیدی را شناسایی می‌کند و برای یک شغل خاص درخواست می‌دهد و رویکرد وظیفه‌محور، فعالیت‌هایی را که باید در یک شغل خاص انجام شوند، مشخص می‌کند. رویکرد اول در تصمیم‌گیری در مورد مداخله و رویکرد دوم در توسعه محتوا و ارزیابی برنامه مفید است.

3. تحلیل فردی

   همانطور که از نام آن پیداست، تحلیل فردی به این موضوع می‌پردازد که چه کسی در سازمان و در کدام حوزه خاص به آموزش نیاز دارد. در اینجا عملکرد از داده‌های ارزیابی عملکرد استخراج شده و با سطح یا استاندارد عملکرد مورد انتظار مقایسه می‌شود.

   تحلیل فردی نیز از طریق پرسشنامه، بازخورد ۳۶۰ درجه، مصاحبه‌های شخصی و غیره انجام می‌شود.به همین ترتیب، بسیاری از سازمان‌ها از رتبه‌بندی شایستگی برای ارزیابی مدیران خود استفاده می‌کنند؛ این رتبه‌بندی‌ها ممکن است از زیردستان، مشتریان، همکاران، روسا و غیره حاصل شود.

   جدا از موارد ذکر شده در بالا، سازمان‌های دیگر از نظرسنجی‌های نگرشی، رویدادهای بحرانی و نظرسنجی‌های ارزیابی نیز برای درک نیازهای آموزشی استفاده می‌کنند که در مقالات دیگر به تفصیل مورد بحث قرار خواهد گرفت.