فرآیند نیازسنجی در سه مرحله یا سطح سازمانی، شغلی و فردی اتفاق می‌افتد. این اساس هر نظرسنجی نیازسنجی است و کم و بیش در تمام سازمان‌های سراسر جهان یکسان باقی می‌ماند. با این حال، تکنیک‌های زیادی برای جمع‌آوری داده‌ها برای تحلیل نیاز آموزشی وجود دارد. این مقاله برخی از روش‌های مورد استفاده برای این کار را مورد بحث قرار می‌دهد.

ارزیابی نیازها که در مراحل مختلف انجام می‌شود، سعی در پاسخ به مجموعه‌ای متفاوت از سؤالات دارد. برای مثال، تحلیل سازمانی، به «جایگاه آموزش در سازمان» می‌پردازد. تحلیل فردی نیز به طور مشابه تلاش می‌کند تا به سؤال «چه کسی در سازمان» پاسخ دهد. بنابراین، ابزارها یا تکنیک‌های مختلفی وجود دارد که برای جمع‌آوری داده‌ها برای تحلیل در هر مرحله استفاده می‌شوند.

تکنیک‌های جمع‌آوری داده‌ها در سطح سازمانی

همانطور که قبلاً بحث شد، در تحلیل سازمانی سعی می‌کنیم حوزه‌هایی را در سازمان که نیاز به مداخلات آموزشی دارند، مشخص کنیم. به عنوان مثال، در میان انواع مختلف مداخلاتی که سازمان‌ها انتخاب کردند، مشخص شد که آموزش مدیریتی به سرعت در بین شرکت‌ها در حال افزایش است و همچنین شایستگی‌های مدیریتی ۹۸٪ موفقیت در مشاغل را تشکیل می‌دهند.

فهرست‌های پرسنلی و مهارتی، جو سازمانی و شاخص‌های بهره‌وری، درخواست‌های مدیریتی، مصاحبه‌های خروج، مدیریت بر مبنای هدف (MBO) انواع مختلفی از تکنیک‌هایی هستند که در سطح تحلیل سازمانی برای جمع‌آوری داده‌ها جهت تحلیل نیازهای آموزشی مورد استفاده قرار می‌گیرند.

اساساً همه این ابزارها داده‌هایی را جمع‌آوری می‌کنند که ماهیت استنباطی دارند، اما تصویر روشنی از نیازهای آموزشی ارائه نمی‌دهند. به عنوان مثال، ابزارهای ذکر شده در بالا ممکن است یک سازمان را به این نتیجه برساند که «نیاز به همسوسازی فرآیندهای کاری با اهداف/اهداف سازمانی وجود دارد»، که از نظر تشخیصی چندان غنی نیست. این امر ممکن است نیاز به تجزیه و تحلیل بیشتر داشته باشد که با کمک ابزارهایی در سطح شغل یا وظیفه انجام می‌شود.

تکنیک‌های جمع‌آوری داده‌ها در سطح شغل شامل شرح شغل، استانداردهای عملکرد، نمونه‌گیری کار، مشخصات شغلی، تحلیل متون شغلی و تحلیل مشکلات عملیاتی و موارد دیگر می‌شود.این تکنیک‌ها با هدف استخراج داده‌ها برای درک هدف آموزش، یعنی اینکه دقیقاً چه چیزی باید در آموزش آموزش داده شود، انجام می‌شوند. مدیریت زمان می‌تواند یک مداخله حیاتی در مدیریت/کنترل پروژه باشد.

این تکنیک‌ها در سطح شغل مفید هستند، اما هنوز برای کمک به درک اینکه چه کسی و چه زمانی به آموزش نیاز دارد، کافی نیستند. با در نظر گرفتن مثال بالا، مدیریت زمان ممکن است یک مداخله حیاتی برای افراد پروژه باشد، اما ممکن است افرادی وجود داشته باشند که در مدیریت زمان بسیار کارآمد هستند و ممکن است به مداخله در سطح دیگری نیاز داشته باشند، که تشخیص آن تنها با کمک تکنیک‌های مورد استفاده در سطح فرد یا شخص امکان‌پذیر است.

اگر آموزش بدون مطالعه داده‌های فردی انجام شود، ممکن است بی‌ارزش باشد.هر عضو در یک تیم منحصر به فرد است و در سطح خاصی (n) کار و همچنین عملکرد خوبی دارد. ممکن است افراد دیگری نیز در سطح (n+1) یا (n-1) یا بیشتر باشند. بنابراین، یک مداخله مشابه ممکن است پیشرفت یک فرد خاص و در نهایت سازمان را متوقف کند. بنابراین ابزارهای خاصی وجود دارند که به تصمیم‌گیری در مورد مداخلات در سطح فردی کمک می‌کنند. داده‌های ارزیابی عملکرد، پرسشنامه‌ها، نظرسنجی‌های نگرش، بازخورد ۳۶۰ درجه، مراکز ارزیابی، حوادث بحرانی، برخی از تکنیک‌هایی هستند که برای سودمندی خوب به کار گرفته می‌شوند.

همه این تکنیک‌ها برای موفقیت هر برنامه آموزشی ضروری هستند. اگرچه هر یک از این موارد ممکن است به طور مستقل مورد استفاده قرار گیرند، اما استفاده ترکیبی از آنها، دیدگاهی جامع از آموزش در یک سازمان ارائه می‌دهد!