چارچوب شایستگی، ساختاری جامع است که شایستگی‌های مختلف را با مجموعه‌ای خاص از شاخص‌های رفتاری و معیارهای اندازه‌گیری توصیف می‌کند..

بیشتر سازمان‌ها مجموعه‌ی متمایزی از چارچوب شایستگی‌های خود را دارند که با چشم‌اندازها، مأموریت‌ها و اهداف سازمانی بلندمدت و کوتاه‌مدت آنها همسو است.

مزایای واضح و مشخصی از چارچوب شایستگی برای سازمان‌ها وجود دارد:

1. درک مشترک از عوامل حیاتی موفقیت و رفتارهای مطلوب در سازمان

2. ادغام فرآیندهای سازمانی با شایستگی‌ها به تفسیر دغدغه‌های تصویر بزرگ در کارهای روزمره کمک می‌کند [مثلاً وضعیت عرضه محصول جدید و شایستگی تمرکز بر مشتری که توسط سازمان ارزشمند تلقی می‌شود].

3. مدیریت بهتر و تصمیم‌گیری‌های مؤثر در مورد فرآیندهای پرهزینه مانند انتخاب، استخدام و ارتقاء شغلی

4. ارزیابی، بازخورد و ارتباطات در مورد عملکرد استاندارد می‌شود و در نتیجه یک فرهنگ مشترک را تسهیل می‌کند.

به‌طورکلی، شایستگی‌ها دارای شاخص‌های رفتاری به‌عنوان بلوک‌های سازنده خود هستند، رفتارهای مرتبط تحت یک شایستگی گروه‌بندی می‌شوند و شایستگی‌های با موضوع مشابه، برای تشکیل خوشه‌ها، گروه‌بندی می‌شوند.

در حالت ایده آل مجموعه‌ای از ۸ تا ۱۲ شایستگی کافی تشخیص داده می‌شوند اما می‌توان چارچوب‌هایی را نیز یافت که شامل بیش از ۱۵ شایستگی هستند.

نکات کلیدی که باید هنگام تدوین چارچوب شایستگی در نظر گرفته شوند:

• توضیحات باید تا حد امکان دقیق باشد تا هرگونه ابهامی برطرف شود.

• زبان باید ساده باشد تا برای مخاطبان گسترده‌تر قابل فهم باشد.

• ساختار باید ساده و منطقی باشد

• این چارچوب باید برای همه افرادی که از آن استفاده می‌کنند و تحت تأثیر آن قرار می‌گیرند، مرتبط باشد.

• این چارچوب باید تغییرات غیرمنتظره‌ای را که ممکن است بر تعاملات سازمانی تأثیر بگذارند، در نظر بگیرد، به این معنی که باید به وضوح رفتارهایی را که نحوه عملکرد متصدیان شغل را در آینده نزدیک و میان‌مدت توصیف می‌کنند، ترسیم کند.

• نباید هیچ گونه تکرار یا تقلیدی از رفتارها در چارچوب وجود داشته باشد.

• رفتارها باید متمایز باشند و فقط یک جنبه یا یک رفتار را توصیف کنند، ترکیب دو جنبه ممکن است به وضعیتی منجر شود که فرد ممکن است در جنبه اول خوب باشد اما در جنبه دوم ضعیف باشد.

بیایید به مثالی از چارچوب شایستگی برای مدیرعامل یک واحد کسب و کار استراتژیک (SBU) نگاهی بیندازیم:

آیا مقیاس رتبه‌بندی را در نمودار بالا مشاهده می‌کنید؟ این مقیاس از رفتاری که نشان داده می‌شود و بی‌اثر است یا نیاز به توسعه دارد، به رفتاری که بسیار مؤثر است، ارتقا می‌یابد. روش فوق برای اندازه‌گیری شایستگی، «شایستگی» نامیده می‌شود. مقیاس رتبه‌بندی مبتنی بر رفتار یا BARS.

BARS چیزی جز توصیف رفتارها برای عملکرد ناکارآمد و مؤثر، همانطور که در بالا نشان داده شده است، نیست که وقتی توسط شرکت‌کننده یا فرد تحت مشاهده در تمرین‌هایی مانند ایفای نقش، ارائه یا مصاحبه ساختاریافته نمایش داده می‌شود، در نقطه مناسب روی مقیاس قرار می‌گیرد یا تثبیت می‌شود.

معیارها و توصیفات مقیاس‌ها از طریق یک فرآیند جامع تحلیل شغل با استفاده از روش‌هایی مانند تکنیک وقایع بحرانی، مصاحبه‌های ساختاریافته و غیره توسعه داده می‌شوند.

این مقیاس معمولاً از ۳ تا ۵ متغیر است، اما در موارد نادر می‌تواند تا ۷ هم افزایش یابد که استفاده از آن پیچیده و دشوار و بنابراین قابل اجتناب است.

یک چارچوب شایستگی می‌تواند از ابتدا در جایی که وجود ندارد توسعه داده شود یا یک چارچوب موجود می‌تواند برای مفیدتر شدن گسترش یابد. در هر صورت، در نظر گرفتن موارد زیر مفید خواهد بود:

• مشارکت افراد در توسعه چارچوب، که باعث ایجاد حس مالکیت و پذیرش می‌شود

• آگاه نگه داشتن مردم از تحولات و در عین حال توضیح اهداف و دلایل آنها

• شناسایی و ایجاد شایستگی‌های مرتبط با سازمان

یک چارچوب شایستگی قوی و فرآیندهای منابع انسانی همسو با این چارچوب، به سازمان مزیت رقابتی در بازار کار پویا می‌دهد و برند سازمان را به عنوان یک کارفرما ارتقا می‌دهد.