Phản hồi sau bất kỳ hình thức đánh giá hay thẩm định nào cũng giúp phản ánh thông tin liên quan đến hiệu suất của ứng viên và cũng khởi xướng quá trình học tập cho họ.

Cần tiến hành một cuộc trò chuyện khách quan, minh bạch và tôn trọng trong quá trình phản hồi để nhấn mạnh những điểm mà người tham gia cần phải làm việc..

Việc đưa ra phản hồi chưa bao giờ là dễ dàng, ngay cả với một nhà tư vấn bên ngoài tiến hành đánh giá trong tổ chức và khi đánh giá được thực hiện nội bộ thì việc xử lý phản hồi một cách tinh tế lại càng trở nên quan trọng hơn.

Điều này chắc chắn không có nghĩa là những điểm đề cập đến khía cạnh tiêu cực trong tính cách của ứng viên sẽ không được thảo luận; cũng không cần phải nói ngọt hay che giấu.

Có một số cân nhắc nhất định có thể hướng dẫn người đánh giá trong quá trình phản hồi:

• Một câu sáo rỗng hiệu quả là mở đầu buổi họp bằng một phản hồi tích cực

• Nó cũng giúp biết được kỳ vọng của người tham gia từ buổi phản hồi, nó hoạt động như một la bàn cho người đánh giá

• Người đánh giá cần phải rất cụ thể và tuân thủ các thông số hoặc năng lực được xác định trước để tham khảo

• Bất cứ khi nào có thể, nên trích dẫn các ví dụ để giúp người tham gia hiểu rõ hơn

• Việc thu hút người tham gia là rất quan trọng, phản hồi phải là một cuộc đối thoại chứ không phải độc thoại, có nghĩa là người tham gia phải được trao cơ hội thảo luận về nguyện vọng nghề nghiệp, động lực, kinh nghiệm đánh giá, v.v.

• Người đánh giá cần phải kiên nhẫn và thể hiện kỹ năng lắng nghe tuyệt vời để tạo được sự tin tưởng và mối quan hệ cần thiết với người tham gia

• Người tham gia nên được phép giải thích ý định đằng sau hành động của họ và các ý kiến ​​khác nhau bất cứ khi nào thích hợp

• Người đánh giá nên tránh đưa ra tuyên bố mang tính phán xét, tuyên bố của họ phải mang tính gợi ý hơn là tuyên bố như sự thật tuyệt đối.

Người cung cấp phản hồi phải nhớ rằng phản hồi cũng là một cơ chế học tập cho mọi người. Chúng ta cũng có thể tham khảo Cửa sổ Johari, đây:

Phản hồi nên hướng đến việc giúp người tham gia nhận thức được cả điểm mạnh và điểm cần phát triển. Phản hồi nên khuyến khích sự tự vấn, giúp người tham gia rút ra suy luận và đi đến kết luận..

Con người rất giỏi che giấu cảm xúc tổn thương và buồn bã. Tuy nhiên, ẩn sau vẻ ngoài đó là một con người chán nản và mất động lực.

Ví dụ, một số người tham gia có thể bắt đầu nghĩ "nếu tôi như vậy, liệu tôi có thực sự đạt được mục tiêu của mình không" hoặc "Liệu họ có nghĩ về tôi như vậy không?". Những tình huống như vậy đòi hỏi phải xử lý phản hồi rất cẩn thận, nếu không, nó có thể dẫn đến thất vọng.

Nếu không có mức độ tin cậy mong muốn giữa người đánh giá và người tham gia, việc thúc đẩy thảo luận phản hồi sẽ trở nên rất khó khăn và mục đích sẽ không đạt được.

Nếu người đánh giá chia sẻ kết quả và phản hồi với người tham gia mà không cho phép thảo luận hoặc bình luận, buổi phản hồi sẽ trở nên vô ích.

Khi những người tham gia không chia sẻ hy vọng, nguyện vọng hoặc cam kết thực sự với các hành động phát triển của mình thì sẽ không thể có tiến triển nào nữa.

Một số người tham gia cũng có thể thẳng thừng từ chối chấp nhận quan sát và thông tin do người đánh giá cung cấp và có thể viện dẫn lý do bên ngoài để xác thực hành vi của họ, thậm chí đặt câu hỏi về toàn bộ quá trình đánh giá.

Ví dụ, "những bài tập này không liên quan đến tình hình công việc của tôi" hoặc "Tôi làm việc trong ngành XYZ và tình hình ở đó không như vậy" hoặc "đây chỉ là bài tập chúng tôi đã làm, công việc thực tế rất khác".

Đây là một nỗ lực nhằm ngăn chặn những cuộc thảo luận xoay quanh việc đánh giá hiệu suất của họ.

Độ tuổi và hồ sơ nhân khẩu học của người tham gia cũng ảnh hưởng mạnh mẽ đến nhận thức và kỳ vọng của họ đối với người đánh giá.

Những người tham gia lớn tuổi, có nhiều kinh nghiệm và cấp cao cảm thấy dễ bị tổn thương khi bị cấp dưới hoặc đồng nghiệp nội bộ quan sát.

Do đó, cần phải lên kế hoạch kỹ lưỡng trước buổi phản hồi. Việc người đánh giá nắm rõ thông tin về người tham gia trước sẽ rất hữu ích vì điều này sẽ giúp định hướng thảo luận phản hồi một cách phù hợp sau này.

Và cuối cùng, điều quan trọng là phải nhớ nguyên tắc cơ bản nhất của sự lưỡng tính mà người lớn học được nếu họ thấy việc học có liên quan đến những gì họ làm.

Điều quan trọng là phải liên kết phản hồi với công việc hàng ngày của người tham gia và cách cải thiện có thể mang lại tác động tích cực đến công việc của họ cũng có thể được nêu rõ.

Điều này giúp tăng khả năng chấp nhận phản hồi.