Khung năng lực là một cấu trúc toàn diện mô tả các năng lực khác nhau với tập hợp các chỉ số hành vi và tiêu chí đo lường cụ thể..

Hầu hết các tổ chức đều có bộ khung năng lực riêng biệt phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh cũng như mục tiêu dài hạn và ngắn hạn của tổ chức.

Khung năng lực có một số lợi ích rõ ràng đối với các tổ chức:

1. Một sự hiểu biết chung về các yếu tố thành công quan trọng và các hành vi mong muốn trong tổ chức

2. Việc tích hợp quy trình tổ chức vào năng lực giúp giải thích những mối quan tâm lớn trong công việc hàng ngày [ví dụ: Tình hình ra mắt sản phẩm mới và năng lực Tập trung vào khách hàng được tổ chức coi trọng]

3. Quản lý tốt hơn và đưa ra quyết định hiệu quả liên quan đến các quy trình tốn kém như tuyển dụng, tuyển dụng và thăng chức

4. Đánh giá, phản hồi và giao tiếp liên quan đến hiệu suất được chuẩn hóa, do đó tạo điều kiện cho một nền văn hóa chung

Nhìn chung, năng lực có các chỉ số hành vi làm nền tảng, các hành vi liên quan được nhóm lại theo năng lực và các chủ đề năng lực tương tự được nhóm lại với nhau để tạo thành cụm.

Lý tưởng nhất, một nhóm 8-12 năng lực được coi là đủ nhưng người ta cũng có thể bắt gặp những khuôn khổ có chứa hơn 15 năng lực.

Những điểm chính cần cân nhắc khi xây dựng khung năng lực:

• Mô tả phải càng cụ thể càng tốt để loại bỏ mọi dấu vết mơ hồ

• Ngôn ngữ cần phải đơn giản để có thể được nhiều người hiểu

• Cấu trúc phải đơn giản và hợp lý

• Khung này phải phù hợp với tất cả những người sử dụng nó và bị ảnh hưởng bởi nó

• Khung này cần tính đến những thay đổi bất ngờ có thể ảnh hưởng đến các giao dịch của tổ chức, nghĩa là cần phác thảo rõ ràng các hành vi mô tả cách thức mà người đảm nhiệm công việc sẽ thực hiện trong tương lai gần và trung hạn.

• Không nên có sự trùng lặp hoặc lặp lại các hành vi trong khuôn khổ

• Các hành vi phải khác biệt và chỉ mô tả một khía cạnh hoặc một hành vi, sự kết hợp của hai khía cạnh có thể dẫn đến tình huống một cá nhân có thể giỏi khía cạnh đầu tiên nhưng kém ở khía cạnh thứ hai

Chúng ta hãy xem một ví dụ về khuôn khổ năng lực dành cho CEO của một SBU:

Bạn có quan sát thang đánh giá trong sơ đồ trên không? Nó chuyển từ một hành vi được thể hiện không hiệu quả hoặc cần phát triển sang một hành vi có hiệu quả cao. Cách đo lường năng lực ở trên được gọi là Thang đánh giá dựa trên hành vi hoặc BARS.

BARS không gì khác hơn là mô tả các hành vi thể hiện hiệu suất kém hiệu quả và hiệu quả như đã trình bày ở trên, khi được người tham gia hoặc người được quan sát thể hiện trong các bài tập như nhập vai, thuyết trình hoặc phỏng vấn có cấu trúc; sau đó được neo hoặc đặt ở điểm thích hợp trên thang đo.

Các biện pháp và mô tả thang đo được phát triển thông qua quá trình phân tích công việc toàn diện bằng các phương pháp như kỹ thuật sự cố quan trọng, phỏng vấn có cấu trúc, v.v.

Thang điểm thường dao động từ 3-5 nhưng trong một số trường hợp hiếm hoi có thể lên tới 7, điều này trở nên phức tạp và khó sử dụng, do đó có thể tránh được.

Một khung năng lực có thể được xây dựng từ đầu ở một nơi chưa có khung năng lực, hoặc một khung năng lực hiện có có thể được mở rộng để hữu ích hơn. Dù trường hợp nào đi nữa, việc cân nhắc những điều sau đây sẽ rất hữu ích:

• Sự tham gia của mọi người trong việc phát triển khuôn khổ, tạo ra sự đồng thuận và quyền sở hữu

• Giữ cho mọi người được thông tin đầy đủ về các diễn biến đồng thời giải thích các mục tiêu và lý do đằng sau chúng

• Xác định và tạo ra các năng lực có liên quan đến tổ chức

Với khuôn khổ năng lực mạnh mẽ và quy trình nhân sự phù hợp với khuôn khổ đó sẽ mang lại cho tổ chức lợi thế cạnh tranh trên thị trường lao động năng động và tạo điều kiện xây dựng thương hiệu của tổ chức với tư cách là nhà tuyển dụng.