O processo de organização pode ser realizado de forma eficiente se os gestores tiverem diretrizes específicas para que possam tomar decisões e agir. Para se organizar de forma eficaz, os seguintes princípios de organização podem ser utilizados por um gestor.

1. Princípio da Especialização

   De acordo com o princípio, todo o trabalho de uma empresa deve ser dividido entre os subordinados com base em qualificações, habilidades e competências. É por meio da divisão do trabalho que se alcança a especialização, resultando em uma organização eficaz.

2. Princípio da Definição Funcional

   De acordo com esse princípio, todas as funções de uma empresa devem ser completa e claramente definidas para os gerentes e subordinados. Isso pode ser feito por meio da definição clara dos deveres, responsabilidades, autoridade e relacionamentos das pessoas entre si.

   Esclarecimentos nos relacionamentos de autoridade e responsabilidade ajudam a alcançar a coordenação e, assim, a organização pode ocorrer de forma eficaz.

   Por exemplo, as funções primárias de produção, marketing e finanças, bem como as relações de autoridade e responsabilidade nesses departamentos, devem ser claramente definidas para cada pessoa vinculada a cada departamento. A clareza na relação autoridade-responsabilidade contribui para uma organização eficiente.

3. Princípios de amplitude de controle/supervisão

   De acordo com esse princípio, o intervalo de controle é um intervalo de supervisão que descreve o número de funcionários que podem ser gerenciados e controlados efetivamente por um único gerente.

   De acordo com esse princípio, um gestor deve ser capaz de decidir qual o número de funcionários sob sua responsabilidade. Essa decisão pode ser tomada escolhendo entre um intervalo amplo ou restrito. Existem dois tipos de intervalo de controle:

   1. Amplo alcance de controle- É aquele em que um gerente pode supervisionar e controlar efetivamente um grande grupo de pessoas ao mesmo tempo. As características deste período são:
      1. Menos custos indiretos de supervisão
      2. Resposta rápida dos funcionários
      3. Melhor comunicação
      4. Melhor supervisão
      5. Melhor coordenação
      6. Adequado para trabalhos repetitivos

      De acordo com esse período, um gerente pode lidar de forma eficaz e eficiente com um grande número de subordinados ao mesmo tempo.

   2. Estreito alcance de controle- De acordo com esse período, o trabalho e a autoridade são divididos entre muitos subordinados e um gerente não supervisiona nem controla um grupo muito grande de pessoas sob ele.

      O gerente, de acordo com um escopo restrito, supervisiona um número selecionado de funcionários simultaneamente. As características são:

      1. Trabalhos que exigem controle e supervisão rigorosos, por exemplo, artesanato, trabalhos em marfim, etc., que exigem habilidade, têm vãos estreitos que são mais úteis.
      2. A coordenação é difícil de ser alcançada.
      3. Podem surgir falhas de comunicação.
      4. As mensagens podem ser distorcidas.
      5. É possível realizar trabalhos de especialização.

   Fatores que influenciam a amplitude de controle

   1. Habilidades gerenciais- Nas empresas em que os gerentes são capazes, qualificados e experientes, uma ampla gama de controle é sempre útil.

   2. Competência dos subordinados- Quando os subordinados são capazes, competentes e com níveis de compreensão adequados, eles tendem a visitar os superiores com muita frequência para resolver seus problemas. Nesses casos, o gerente pode lidar com um grande número de funcionários. Portanto, uma ampla abrangência é adequada.

   3. Natureza do trabalho- Se o trabalho for de natureza repetitiva, uma ampla gama de supervisão é mais útil. Por outro lado, se o trabalho exigir habilidade mental ou habilidade artesanal, controle e supervisão rigorosos são necessários, sendo uma gama reduzida mais útil.

   4. Delegação de autoridade- Quando o trabalho é delegado aos níveis inferiores de forma eficiente e adequada, as confusões diminuem e a harmonia do ambiente pode ser mantida. Nesses casos, um amplo espectro de controle é adequado e os supervisores podem gerenciar e controlar um grande número de subordinados simultaneamente.

   5. Grau de descentralização- A descentralização visa alcançar a especialização, na qual a autoridade é compartilhada por muitas pessoas e gestores em diferentes níveis. Nesses casos, uma estrutura alta é útil.

      Existem certas preocupações em que a descentralização é aplicada de forma muito eficaz, resultando em comunicação direta e pessoal entre superiores e subordinados, permitindo que os superiores gerenciem um grande número de subordinados com muita facilidade. Nesses casos, uma ampla abrangência também ajuda.

4. Princípio da Cadeia Escalar

   Cadeia escalar é uma cadeia de comando ou autoridade que flui de cima para baixo. Com uma cadeia de autoridade disponível, o desperdício de recursos é minimizado, a comunicação é facilitada, a sobreposição de trabalho é evitada e a organização é facilitada.

   Uma cadeia de comando escalar facilita o fluxo de trabalho em uma organização, o que contribui para a obtenção de resultados eficazes. Como a autoridade flui de cima para baixo, ela esclarece as posições de autoridade para os gestores em todos os níveis, o que facilita uma organização eficaz.

5. Princípio da Unidade de Comando

   Implica uma relação de um subordinado e um superior. Cada subordinado responde e presta contas a um chefe ao mesmo tempo. Isso ajuda a evitar falhas de comunicação, e o feedback e a resposta são rápidos.

   A unidade de comando também ajuda na combinação eficaz de recursos, isto é, recursos físicos e financeiros, o que ajuda na coordenação fácil e, portanto, na organização eficaz.

   A autoridade flui de cima para baixo

   Diretora Administrativa

   ↓

   Gerente de Marketing

   ↓

   Gerente de Vendas/Mídia

   ↓

   Vendedores

   
   

   De acordo com o diagrama acima, o Diretor Geral detém o nível mais alto de autoridade. Essa autoridade é compartilhada pelo Gerente de Marketing, que por sua vez compartilha sua autoridade com o Gerente de Vendas.

   A partir dessa cadeia hierárquica, a cadeia oficial de comunicação se torna clara, o que é útil para atingir resultados e fornece estabilidade a uma preocupação.

   Esta cadeia de comando escalar sempre flui de cima para baixo e define as posições de autoridade de diferentes gerentes em diferentes níveis.