Feedback na elke vorm van beoordeling of evaluatie helpt om de informatie over de prestaties van de kandidaat te spiegelen en brengt bovendien het leerproces bij de kandidaat op gang.

Tijdens de feedback moet een objectief, transparant en respectvol gesprek worden gevoerd om de punten waar de deelnemer aan moet werken, duidelijk te maken..

Feedback geven is nooit gemakkelijk, zelfs niet voor een externe consultant die een beoordeling binnen de organisatie uitvoert. En wanneer beoordelingen intern worden uitgevoerd, is het des te belangrijker dat het feedbackproces zorgvuldig wordt uitgevoerd.

Dat betekent zeker niet dat de punten die de negatieve aspecten van iemands persoonlijkheid aankaarten, onbesproken blijven. En het is ook niet de bedoeling dat er gezwetst of gemaskeerd wordt.

Er zijn bepaalde overwegingen die een beoordelaar tijdens feedback kan volgen:

• Een cliché dat effectief werkt, is om de sessie te openen met positieve feedback

• Het helpt ook om de verwachtingen van de deelnemer van de feedbacksessie te kennen, het fungeert als een kompas voor de beoordelaar

• De assessor moet zeer specifiek zijn en zich houden aan de vooraf gedefinieerde parameters of competenties om referenties te kunnen maken

• Waar mogelijk moeten voorbeelden worden aangehaald om de deelnemer te helpen het beter te begrijpen

• Het betrekken van de deelnemer is belangrijk. Feedback moet een dialoog zijn en geen monoloog. Dat betekent dat de deelnemer de kans moet krijgen om zijn/haar carrière-ambities, motivaties, ervaringen met de beoordelingen, etc. te bespreken.

• Beoordelaars moeten geduldig zijn en over uitstekende luistervaardigheden beschikken om het vereiste vertrouwen en de vereiste verstandhouding met de deelnemer te creëren.

• De deelnemer moet de mogelijkheid krijgen om de bedoeling achter zijn/haar acties en de verschillende meningen toe te lichten, wanneer dat passend is.

• De beoordelaars moeten zich onthouden van het uitspreken van een oordeel; hun uitspraken moeten suggestief zijn en niet als absolute waarheden worden gepresenteerd.

De feedbackgever moet onthouden dat feedback ook een leermechanisme is voor mensen. We kunnen net zo goed verwijzen naar de Johari-venster, hier:

De feedback moet erop gericht zijn dat de deelnemer zich bewust wordt van zowel de sterke als de ontwikkelpunten. Het moet introspectie stimuleren en deelnemers helpen conclusies te trekken..

Mensen zijn er heel goed in om gevoelens van pijn en verdriet te verbergen. Maar onder die façade schuilt een gedemoraliseerd en gedemotiveerd individu.

Sommige deelnemers kunnen bijvoorbeeld gaan denken: "Als ik zo ben, ga ik dan echt bereiken wat ik wil?" of "Denken ze dit van mij?" Zulke situaties vereisen dat je heel voorzichtig met feedback omgaat, anders kan het leiden tot frustratie.

Als het gewenste vertrouwensniveau tussen de beoordelaar en de deelnemer niet bestaat, wordt het begeleiden van het feedbackgesprek erg moeilijk en wordt het doel ervan ondermijnd.

Als beoordelaars de uitkomsten en feedback met de deelnemer delen zonder dat er ruimte is voor discussie of commentaar, wordt de feedbacksessie een fiasco.

Als deelnemers geen gedeelde hoop, ambities of intrinsieke betrokkenheid bij hun ontwikkelingsacties hebben, kan er geen verdere vooruitgang plaatsvinden.

Sommige deelnemers weigeren ook botweg om de observaties en informatie van de beoordelaars te accepteren en kunnen redenen aanvoeren om hun gedrag te valideren. Ze kunnen zelfs het hele beoordelingsproces in twijfel trekken.

Bijvoorbeeld: “deze oefeningen zijn niet relevant voor mijn werksituatie” of “ik werk in branche XYZ en daar is dit niet het geval” of “dit is gewoon een oefening die we hebben gedaan, de werkelijke werkzaamheden zijn heel anders”.

Dit is een poging om de discussie over het beoordelen van hun prestaties te blokkeren.

De leeftijd en het demografische profiel van de deelnemers hebben ook een grote invloed op hun perceptie en verwachtingen van de beoordelaars.

Oudere, meer ervaren en senior deelnemers voelen zich kwetsbaar wanneer ze door junioren of interne collega's worden geobserveerd.

Daarom is er veel planning nodig vóór de feedbacksessie. Het is handig als de assessor het profiel van de deelnemer vooraf kent, omdat dit later helpt bij het goed sturen van de feedbackdiscussie.

En tot slot is het belangrijk om het basisprincipe van androgogie te onthouden: volwassenen leren wanneer ze het geleerde relevant vinden voor wat ze doen.

Het is belangrijk om feedback te koppelen aan het dagelijkse werk van de deelnemer. Ook kan worden aangegeven hoe verbeteringen positieve effecten op zijn of haar werk kunnen hebben.

Dit vergroot de acceptatie van feedback.