Il processo organizzativo può essere svolto in modo efficiente se i manager dispongono di linee guida specifiche che consentano loro di prendere decisioni e agire. Per organizzare in modo efficace, un manager può utilizzare i seguenti principi organizzativi.

1. Principio di specializzazione

   Secondo questo principio, l'intero lavoro di un'azienda dovrebbe essere suddiviso tra i dipendenti in base a qualifiche, capacità e competenze. È attraverso la divisione del lavoro che si può raggiungere la specializzazione, che si traduce in un'organizzazione efficace.

2. Principio di definizione funzionale

   Secondo questo principio, tutte le funzioni di un'azienda devono essere definite in modo completo e chiaro ai dirigenti e ai subordinati. Ciò può essere fatto definendo chiaramente i doveri, le responsabilità, l'autorità e le relazioni tra le persone.

   Chiarimenti nei rapporti autorità-responsabilità aiutano a raggiungere il coordinamento e quindi l'organizzazione può avvenire in modo efficace.

   Ad esempio, le funzioni principali di produzione, marketing e finanza, nonché i rapporti di autorità e responsabilità in questi dipartimenti, dovrebbero essere chiaramente definiti a ogni persona assegnata a quel dipartimento. La chiarezza nel rapporto autorità-responsabilità contribuisce a un'organizzazione efficiente.

3. Principi di controllo/supervisione

   Secondo questo principio, l'ambito di controllo è un intervallo di supervisione che descrive il numero di dipendenti che possono essere gestiti e controllati efficacemente da un singolo manager.

   Secondo questo principio, un manager dovrebbe essere in grado di decidere il numero di dipendenti da gestire. Questa decisione può essere presa scegliendo tra un intervallo di controllo ampio o ristretto. Esistono due tipi di intervallo di controllo:

   1. Ampia gamma di controllo- Si tratta di un ambito in cui un manager può supervisionare e controllare efficacemente un ampio gruppo di persone contemporaneamente. Le caratteristiche di questo ambito sono:
      1. Minori costi generali di supervisione
      2. Risposta rapida da parte dei dipendenti
      3. Migliore comunicazione
      4. Migliore supervisione
      5. Migliore coordinamento
      6. Adatto a lavori ripetitivi

      In base a questo schema, un manager può gestire in modo efficace ed efficiente un gran numero di subordinati contemporaneamente.

   2. Stretto ambito di controllo- In questo ambito, il lavoro e l'autorità sono divisi tra molti subordinati e un manager non supervisiona e controlla un gruppo molto numeroso di persone sotto di lui.

      Il manager, in un ambito ristretto, supervisiona contemporaneamente un numero selezionato di dipendenti. Le caratteristiche sono:

      1. Per i lavori che richiedono un controllo e una supervisione rigorosi, ad esempio l'artigianato, la lavorazione dell'avorio, ecc., che richiedono abilità artigianale, è più utile un arco di tempo ristretto.
      2. Il coordinamento è difficile da realizzare.
      3. Possono verificarsi lacune nella comunicazione.
      4. I messaggi possono essere distorti.
      5. È possibile realizzare lavori di specializzazione.

   Fattori che influenzano l'ampiezza del controllo

   1. Capacità manageriali- Nelle aziende in cui i manager sono capaci, qualificati ed esperti, un ampio margine di controllo è sempre utile.

   2. Competenza dei subordinati- Quando i subordinati sono capaci e competenti e il loro livello di comprensione è adeguato, tendono a rivolgersi molto frequentemente ai superiori per risolvere i loro problemi. In questi casi, il manager può gestire un gran numero di dipendenti. Pertanto, un'ampia gamma di ruoli è adatta.

   3. Natura del lavoro- Se il lavoro è di natura ripetitiva, un'ampia supervisione è più utile. D'altra parte, se il lavoro richiede abilità mentali o artigianalità, sono necessari un controllo e una supervisione rigorosi, in cui un intervallo di tempo più limitato è più utile.

   4. Delega di autorità- Quando il lavoro viene delegato ai livelli inferiori in modo efficiente e appropriato, la confusione diminuisce e si può mantenere un ambiente congeniale. In questi casi, un ampio margine di controllo è appropriato e i supervisori possono gestire e controllare un gran numero di subordinati contemporaneamente.

   5. Grado di decentramento- Il decentramento viene attuato per raggiungere una specializzazione in cui l'autorità è condivisa da più persone e manager a diversi livelli. In questi casi, una struttura alta è utile.

      Ci sono alcune situazioni in cui il decentramento viene attuato in modo molto efficace, favorendo una comunicazione diretta e personale tra superiori e subordinati, e in cui i superiori possono gestire un gran numero di subordinati con grande facilità. In questi casi, un'ampia copertura può essere d'aiuto.

4. Principio della catena scalare

   La catena scalare è una catena di comando o autorità che scorre dall'alto verso il basso. Con una catena di autorità disponibile, gli sprechi di risorse sono ridotti al minimo, la comunicazione è ottimizzata, si evitano sovrapposizioni di lavoro e l'organizzazione è semplice.

   Una catena di comando scalare facilita il flusso di lavoro in un'organizzazione, contribuendo al raggiungimento di risultati efficaci. Poiché l'autorità fluisce dall'alto verso il basso, le posizioni di autorità vengono chiarite ai manager a tutti i livelli, facilitando un'organizzazione efficace.

5. Principio di unità di comando

   Implica un rapporto tra un subordinato e un superiore. Ogni subordinato è responsabile e risponde a un solo superiore alla volta. Questo aiuta a evitare lacune comunicative e a fornire feedback e risposte tempestive.

   L'unità di comando favorisce anche una combinazione efficace delle risorse, vale a dire risorse fisiche e finanziarie, il che favorisce un facile coordinamento e, quindi, un'organizzazione efficace.

   L'autorità scorre dall'alto verso il basso

   Amministratore Delegato

   ↓

   Marketing Manager

   ↓

   Responsabile vendite/media

   ↓

   Venditori

   
   

   Secondo lo schema sopra riportato, l'Amministratore Delegato detiene il massimo livello di autorità. Tale autorità è condivisa dal Responsabile Marketing, che a sua volta condivide la sua con il Responsabile Vendite.

   Da questa catena gerarchica, emerge chiaramente la catena ufficiale di comunicazione che è utile per il raggiungimento dei risultati e che fornisce stabilità a un'azienda.

   Questa catena di comando scalare scorre sempre dall'alto verso il basso e definisce le posizioni di autorità dei diversi manager a diversi livelli.