Planification Il s'agit d'anticiper et d'élaborer les actions futures à suivre. Il s'agit d'une étape préparatoire. C'est une activité systématique qui détermine quand, comment et qui réalisera une tâche spécifique. La planification est un programme détaillé des actions futures.

C'est à juste titre que l'on dit "Eh bien, le plan est à moitié fait »La planification prend donc en compte les ressources humaines et matérielles disponibles de l'organisation afin d'assurer une coordination efficace et un ajustement parfait de la contribution. Il s'agit d'une fonction de gestion fondamentale qui comprend l'élaboration d'un ou plusieurs plans détaillés visant à équilibrer au mieux les besoins ou les demandes avec les ressources disponibles.

Selon Urwick, « Planifier est une prédisposition mentale à agir de manière ordonnée, à réfléchir avant d'agir et à agir en fonction des faits plutôt que de suppositions ». Planifier consiste à choisir la meilleure solution, parmi d'autres, pour exercer différentes fonctions managériales afin d'atteindre des objectifs prédéterminés.

Selon Koontz O'Donell, « Planifier, c'est décider à l'avance quoi faire, comment le faire et qui le fera. Planifier comble le fossé entre notre destination et notre objectif. Cela permet que des choses qui autrement ne se produiraient pas se produisent. »

Étapes de la fonction de planification

Fonction de planification de la gestion implique les étapes suivantes :

1. Établissement des objectifs

   1. La planification nécessite une approche systématique.

   2. La planification commence par la définition des buts et des objectifs à atteindre.

   3. Les objectifs fournissent une justification pour entreprendre diverses activités et indiquent la direction des efforts.

   4. De plus, les objectifs focalisent l’attention des managers sur les résultats finaux à atteindre.

   5. En réalité, les objectifs constituent le fondement du processus de planification. Ils doivent donc être formulés de manière claire, précise et sans ambiguïté. À défaut, les activités entreprises sont vouées à l'échec.

   6. Dans la mesure du possible, les objectifs doivent être exprimés en termes quantitatifs. Par exemple, le nombre d'employés, les salaires versés, les unités produites, etc. Cependant, un tel objectif ne peut pas être exprimé en termes quantitatifs, comme la performance du responsable du contrôle qualité ou l'efficacité du responsable du personnel.

   7. Ces objectifs devraient être spécifiés en termes qualitatifs.

   8. Les objectifs doivent donc être pratiques, acceptables, réalisables et réalisables.

2. Établissement des locaux de planification

   1. Les prémisses de planification sont les hypothèses sur la forme vivante des événements futurs.

   2. Ils servent de base à la planification.

   3. L’établissement des bases de planification vise à déterminer les points sur lesquels on a tendance à s’écarter des plans réels et les causes de ces écarts.

   4. Il s’agit de découvrir quels sont les obstacles qui se dressent sur le chemin des affaires au cours de leurs opérations.

   5. L’établissement de locaux d’urbanisme vise à prendre des mesures qui évitent dans une large mesure ces obstacles.

   6. Les locaux de planification peuvent être internes ou externes. L'interne inclut la politique d'investissement, les relations de travail, la philosophie de gestion, etc., tandis que l'externe inclut les changements socio-économiques, politiques et économiques.

   7. Les locaux internes sont contrôlables tandis que les locaux externes ne le sont pas.

3. Choix d'une ligne de conduite alternative

   1. Lorsque les prévisions sont disponibles et que les locaux sont établis, un certain nombre de mesures alternatives doivent être envisagées.

   2. À cette fin, chaque alternative sera évaluée en pesant le pour et le contre à la lumière des ressources disponibles et des besoins de l’organisation.

   3. Les mérites, les inconvénients ainsi que les conséquences de chaque alternative doivent être examinés avant que le choix ne soit fait.

   4. Après une évaluation objective et scientifique, la meilleure alternative est choisie.

   5. Les planificateurs devraient avoir recours à diverses techniques quantitatives pour juger de la stabilité d’une alternative.

4. Formulation de plans dérivés

   1. Les plans dérivés sont les sous-plans ou plans secondaires qui aident à la réalisation du plan principal.

   2. Des plans secondaires découleront du plan de base. Ils visent à soutenir et à accélérer la réalisation des plans de base.

   3. Ces plans détaillés comprennent des politiques, des procédures, des règles, des programmes, des budgets, des calendriers, etc. Par exemple, si la maximisation du profit est l’objectif principal de l’entreprise, les plans dérivés incluront la maximisation des ventes, la maximisation de la production et la minimisation des coûts.

   4. Les plans dérivés indiquent le calendrier et la séquence d'accomplissement de diverses tâches.

5. Assurer la coopération

   1. Une fois les plans déterminés, il est préférable de mettre en confiance les subordonnés ou ceux qui doivent mettre en œuvre ces plans.

   2. Les raisons pour lesquelles nous les prenons en confidence sont les suivantes :

      1. Les subordonnés peuvent se sentir motivés car ils sont impliqués dans le processus de prise de décision.

      2. L’organisation peut être en mesure d’obtenir des suggestions précieuses et des améliorations dans la formulation ainsi que dans la mise en œuvre des plans.

      3. Les salariés seront également davantage intéressés par l’exécution de ces plans.

6. Suivi/Évaluation des plans

   1. Après avoir choisi un plan d’action particulier, celui-ci est mis en pratique.

   2. Une fois le plan sélectionné mis en œuvre, il est important d’évaluer son efficacité.

   3. Cela se fait sur la base des retours d’information ou des informations reçues des services ou des personnes concernées.

   4. Cela permet à la direction de corriger les écarts ou de modifier le plan.

   5. Cette étape établit un lien entre la fonction de planification et la fonction de contrôle.

   6. Le suivi doit accompagner la mise en œuvre des plans afin qu’à la lumière des observations faites, les plans futurs puissent être rendus plus réalistes.