Le contrôle en tant que fonction de gestion implique les étapes suivantes :

1. Établissement de normes- Les normes sont les plans ou les objectifs à atteindre dans le cadre des activités de l'entreprise. Elles peuvent également servir de critères d'évaluation de la performance. Elles sont généralement classées en deux catégories :

   1. Mesurables ou tangibles – Les normes mesurables et exprimables sont appelées normes mesurables. Elles peuvent prendre la forme de coûts, de résultats, de dépenses, de temps, de bénéfices, etc.

   2. Non mesurables ou intangibles : certaines normes ne peuvent être mesurées financièrement. Par exemple, la performance d'un manager, les écarts de performance des employés ou leur attitude envers une entreprise. Ces normes sont dites intangibles.

   Le contrôle devient facile grâce à l’établissement de ces normes, car le contrôle est exercé sur la base de ces normes.

2. Mesure de la performance- La deuxième étape majeure du contrôle consiste à mesurer la performance. Il est facile de détecter les écarts grâce à la mesure de la performance réelle.

   Les niveaux de performance sont parfois faciles à mesurer, parfois difficiles. La mesure de normes tangibles est aisée, car elle peut être exprimée en unités, en coûts, en termes monétaires, etc. La mesure quantitative devient complexe lorsqu'il s'agit de mesurer la performance d'un manager. La performance d'un manager ne se mesure pas en quantités. Elle ne peut être mesurée que par…

   1. Attitude des travailleurs,
   2. Leur moral au travail,
   3. L’évolution des attitudes à l’égard de l’environnement physique et
   4. Leur communication avec les supérieurs.

   Cela se fait également parfois par le biais de divers rapports tels que des rapports hebdomadaires, mensuels, trimestriels, annuels.

3. Comparaison des performances réelles et standard- La comparaison des performances réelles avec les objectifs prévus est essentielle. L'écart peut être défini comme l'écart entre les performances réelles et les objectifs prévus. Le gestionnaire doit ici déterminer deux choses : l’étendue de l’écart et la cause de l’écart..

   L'ampleur de l'écart implique que le manager doit déterminer si l'écart est positif ou négatif, ou si la performance réelle est conforme aux prévisions. Il doit exercer un contrôle par exception. Il doit identifier les écarts critiques et importants pour l'entreprise.

   Les écarts mineurs doivent être ignorés. Les écarts majeurs, comme le remplacement des machines, l'embauche des travailleurs, la qualité des matières premières, la rentabilité, etc., doivent être examinés attentivement. C'est pourquoi on dit : « Si un manager contrôle tout, il finit par ne plus rien contrôler. »

   Par exemple, une augmentation mineure des frais de papeterie (de 5 à 10 %) peut être qualifiée d'écart mineur. À l'inverse, une baisse continue de la production mensuelle est qualifiée d'écart majeur.

   Une fois l'écart identifié, le responsable doit s'interroger sur les différentes causes qui l'ont conduit. Ces causes peuvent être :

   1. Planification erronée,
   2. La coordination se relâche,
   3. La mise en œuvre des plans est défectueuse et
   4. La supervision et la communication sont inefficaces, etc.

4. Prendre des mesures correctives- Une fois les causes et l'ampleur des écarts identifiées, le gestionnaire doit les détecter et prendre des mesures correctives. Deux solutions s'offrent alors à lui :
   1. Prendre des mesures correctives pour les écarts survenus ; et
   2. Après avoir pris des mesures correctives, si les performances réelles ne sont pas conformes aux prévisions, le manager peut réviser les objectifs. C'est ici que s'achève le processus de contrôle. Le suivi est une étape importante, car seules les mesures correctives permettent au manager d'exercer son contrôle.