La planification des communications implique l'identification des besoins d'information et de communication des parties prenantes. Cela implique de déterminer ce qui doit être communiqué, à qui, quand, par quel moyen et à quelle fréquence. Il s'agit d'une approche très proactive.

Le guide PMBOK recommande souvent une approche plus structurée que celle que de nombreux chefs de projet pensaient auparavant. Il met donc l'accent sur une approche structurée de la gestion de projet. La communication ne fait pas exception. Pour bien la mener à bien, il est essentiel de comprendre l'environnement de l'organisation, notamment sa culture et ses normes.

Il faut également tenir compte des processus et procédures de l'organisation en matière de conduite des travaux et de communication, des archives des projets précédents, des enseignements tirés et des informations stockées. Cela signifie que La gestion des communications est l'ensemble du processus de boucles de communication de bout en bout qui impliquent également des retours d'information et d'autres mécanismes..

Il est important de comprendre que la communication n'est pas unilatérale. Dès le début de la planification du projet, l'équipe a pu interagir avec les autres parties prenantes. Cela permet au chef de projet d'identifier les risques potentiels et de planifier des rencontres régulières avec les parties prenantes afin de les atténuer. Cela implique l'élaboration d'un plan de communication et l'identification des parties prenantes concernées. La communication du projet est à la fois interne et externe.

La communication interne se fait au sein de l'équipe et implique le chef de projet et ses membres. Elle peut prendre la forme de réunions d'équipe hebdomadaires, de points d'avancement et d'entretiens individuels permettant de suivre l'avancement du projet et de recueillir ses éventuelles préoccupations.

Les communications internes sont un bon moyen de garantir que tous les membres de l’équipe sont en phase avec les objectifs du projet et qu’ils savent ce qu’on attend d’eux.

La communication externe désigne les processus par lesquels le chef de projet communique l'état d'avancement du projet aux sponsors, identifie les risques et les changements affectant les résultats du projet, et rencontre les autres parties prenantes pour les résoudre à la satisfaction de tous. Il s'agit de la composante externe du processus de communication. Un plan de gestion de la communication efficace prend en compte les besoins des parties prenantes concernées ainsi que ceux de l'équipe projet.

La gestion de projet efficace est l’art de trouver un équilibre entre les demandes concurrentes des différentes parties prenantes et de garantir que les objectifs fondamentaux du projet sont atteints.La pratique de la gestion de projet concerne la manière dont le chef de projet agit de concert avec les membres de l'équipe et livre le projet aux sponsors. Le rôle du chef de projet est à la fois celui de facilitateur et de facilitateur.

Le rôle de facilitateur entre en jeu lorsque le chef de projet doit équilibrer les demandes concurrentes des sponsors et des parties prenantes et le rôle de facilitateur entre en jeu lorsque le chef de projet doit motiver les membres de son équipe et s'assurer que les objectifs du projet sont atteints.

En conclusion, une gestion de projet efficace repose sur un leadership situationnel, sans perdre de vue la vision globale. C'est l'objectif fondamental que tout chef de projet doit atteindre.