مدیریت پروژه هنر مدیریت تمام جنبه‌های یک پروژه از آغاز تا پایان با استفاده از یک روش علمی و ساختاریافته است.اصطلاح پروژه می‌تواند برای تعریف هر تلاشی که ماهیتاً موقتی است و دارای آغاز یا پایان می‌باشد، استفاده شود. پروژه باید چیزی منحصر به فرد ایجاد کند، چه محصول، چه خدمت یا نتیجه باشد و باید به تدریج توسعه یابد. همانطور که از تعریف پیداست، هر کاری را نمی‌توان پروژه در نظر گرفت. خوب است که هنگام دسته‌بندی پروژه‌ها و مطالعه نقش آنها در موفقیت سازمان، این تعریف را در نظر داشته باشید. با تعریف فوق از پروژه، می‌توان به درک روشنی از مفهوم پروژه رسید.

مدیریت طرح به عنوان بخشی تعریف می‌شود که مدیریت پروژه‌ها را متمرکز می‌کند.این بدان معناست که PMO یا دفتر مدیریت پروژه، مخزنی از تمام پروژه‌هایی است که در یک سازمان اجرا می‌شوند. مدیریت طرح با ارائه به‌روزرسانی‌های منظم وضعیت در مورد پیشرفت تمام پروژه‌های شرکت، به CIO (مدیر ارشد اطلاعات) خدمت می‌کند.

نقش دفتر مدیریت پروژه (PMO) این است که اطمینان حاصل کند پروژه‌ها از نظر مالی قابل اجرا هستند و هر زمان که احتمال یا وقوع افزایش هزینه وجود داشته باشد، هشدار دهد. دفتر مدیریت پروژه همچنین صورتحساب‌ها و سایر جزئیات مربوط به پروژه را پیگیری می‌کند. بنابراین، وظیفه دفتر مدیریت پروژه نظارت بر پروژه‌های تحت پوشش خود و عمل به عنوان نوعی آژانس نظارتی بر آنهاست. در سناریوی فعلی، علاوه بر رهبری فنی، به رهبری آینده‌نگرانه توسط مدیران ارشد فناوری اطلاعات (CIO) نیز نیاز است.

رهبری فنی، توانایی تشخیص روندها در فضای فنی و بهره‌برداری از آنها برای موفقیت پروژه است. این شامل انتخاب فناوری مناسب و توانایی پیشی گرفتن از رقبا در رابطه با فناوری‌های جدید است. از سوی دیگر، رهبری آینده‌نگر برنامه برای کنترل هزینه‌ها و مدیریت مؤثر افزایش بهره‌وری و ادغام دقیق‌تر فرآیندها مورد نیاز است. این امر در چارچوب بحران اقتصادی جاری که تأکید بر کاهش هزینه‌ها و بهبود سودآوری است، اهمیت دارد.

نقش مدیر پروژه شبیه به رهبر ارکستر در یک سمفونی است. هر یک از هنرمندان به صورت جداگانه می‌دانند که برای نقش خود چه کاری باید انجام شود. اما، برای موفقیت‌آمیز کردن اجرا، به شخصی نیاز است که «تصویر کلی» یا چشم‌انداز جمعی داشته باشد. به طور مشابه، مدیر پروژه کل تیم پروژه را در جهت دستیابی به اهداف مشترک هدایت می‌کند.

نقش مدیر پروژه این است که اطمینان حاصل کند که اهداف کلی پروژه با مشارکت تک تک اعضا محقق می‌شود.مدیر پروژه مانند پریما دونا است و تیزبینی او به این بستگی دارد که چقدر خوب می‌تواند از نقاط قوت تک تک اعضا استفاده کند و در عین حال تأثیر نقاط ضعف آنها را به حداقل برساند. مدیران برنامه نیز همین دیدگاه را دارند اما در سطحی بسیار بالاتر. وظیفه آنها در راستای سودآوری کلی برای بخش یا شرکت است و آنها مدیران پروژه را هدایت می‌کنند. این شبیه به هرمی است که در آن مدیر ارشد اطلاعات یا مدیر برنامه در رأس و مدیر پروژه در سطح بعدی قرار دارد، پروژه در سطوح پایین‌تر و غیره قرار می‌گیرد.