Η διαδικασία οργάνωσης μπορεί να γίνει αποτελεσματικά εάν οι διευθυντές έχουν συγκεκριμένες κατευθυντήριες γραμμές, ώστε να μπορούν να λαμβάνουν αποφάσεις και να ενεργούν. Για να οργανωθεί με αποτελεσματικό τρόπο, ένας διευθυντής μπορεί να χρησιμοποιήσει τις ακόλουθες αρχές οργάνωσης.

1. Αρχή της Εξειδίκευσης

   Σύμφωνα με την αρχή, ολόκληρη η εργασία μιας επιχείρησης θα πρέπει να κατανέμεται μεταξύ των υφισταμένων με βάση τα προσόντα, τις ικανότητες και τις δεξιότητες. Μέσω του καταμερισμού της εργασίας μπορεί να επιτευχθεί η εξειδίκευση, η οποία οδηγεί σε αποτελεσματική οργάνωση.

2. Αρχή του Λειτουργικού Ορισμού

   Σύμφωνα με αυτήν την αρχή, όλες οι λειτουργίες μιας επιχείρησης θα πρέπει να είναι πλήρως και σαφώς καθορισμένες στους διευθυντές και τους υφισταμένους. Αυτό μπορεί να γίνει με τον σαφή καθορισμό των καθηκόντων, των ευθυνών, των εξουσιών και των σχέσεων των ανθρώπων μεταξύ τους.

   Οι διευκρινίσεις στις σχέσεις εξουσίας-ευθύνης βοηθούν στην επίτευξη συντονισμού και, ως εκ τούτου, η οργάνωση μπορεί να πραγματοποιηθεί αποτελεσματικά.

   Για παράδειγμα, οι κύριες λειτουργίες της παραγωγής, του μάρκετινγκ και των οικονομικών, καθώς και οι σχέσεις ευθύνης εξουσίας σε αυτά τα τμήματα, θα πρέπει να ορίζονται με σαφήνεια για κάθε άτομο που συνδέεται με αυτό το τμήμα. Η διευκρίνιση της σχέσης εξουσίας-ευθύνης βοηθά στην αποτελεσματική οργάνωση.

3. Αρχές Εύρους Ελέγχου/Εποπτείας

   Σύμφωνα με αυτήν την αρχή, το εύρος ελέγχου είναι ένα εύρος εποπτείας που απεικονίζει τον αριθμό των εργαζομένων που μπορούν να χειριστούν και να ελεγχθούν αποτελεσματικά από έναν μόνο διευθυντή.

   Σύμφωνα με αυτήν την αρχή, ένας διευθυντής θα πρέπει να είναι σε θέση να διαχειρίζεται τον αριθμό των υπαλλήλων που θα υπάγονται σε αυτόν. Αυτή η απόφαση μπορεί να ληφθεί επιλέγοντας είτε ένα ευρύ είτε ένα στενό εύρος. Υπάρχουν δύο τύποι εύρους ελέγχου:

   1. Ευρύ φάσμα ελέγχου- Είναι ένα εύρος στο οποίο ένας διευθυντής μπορεί να επιβλέπει και να ελέγχει αποτελεσματικά μια μεγάλη ομάδα ατόμων ταυτόχρονα. Τα χαρακτηριστικά αυτού του εύρους είναι:
      1. Λιγότερο γενικό κόστος εποπτείας
      2. Άμεση ανταπόκριση από τους εργαζόμενους
      3. Καλύτερη επικοινωνία
      4. Καλύτερη εποπτεία
      5. Καλύτερος συντονισμός
      6. Κατάλληλο για επαναλαμβανόμενες εργασίες

      Σύμφωνα με αυτό το εύρος, ένας διευθυντής μπορεί να χειρίζεται αποτελεσματικά και αποδοτικά έναν μεγάλο αριθμό υφισταμένων ταυτόχρονα.

   2. Στενή εμβέλεια ελέγχου- Σύμφωνα με αυτό το εύρος, η εργασία και η εξουσία κατανέμονται μεταξύ πολλών υφισταμένων και ένας διευθυντής δεν επιβλέπει και δεν ελέγχει μια πολύ μεγάλη ομάδα ανθρώπων που υπάγονται σε αυτόν.

      Ο διευθυντής, σύμφωνα με ένα στενό εύρος, επιβλέπει έναν επιλεγμένο αριθμό υπαλλήλων ταυτόχρονα. Τα χαρακτηριστικά είναι:

      1. Για εργασίες που απαιτούν αυστηρό έλεγχο και επίβλεψη, για παράδειγμα, χειροτεχνίες, έργα από ελεφαντόδοντο κ.λπ. που απαιτούν δεξιοτεχνία, το στενό τους εύρος είναι πιο χρήσιμο.
      2. Ο συντονισμός είναι δύσκολο να επιτευχθεί.
      3. Μπορεί να προκύψουν κενά επικοινωνίας.
      4. Τα μηνύματα μπορούν να παραμορφωθούν.
      5. Μπορεί να επιτευχθεί εξειδίκευση.

   Παράγοντες που επηρεάζουν το εύρος ελέγχου

   1. Διοικητικές ικανότητες- Σε περιπτώσεις όπου οι διευθυντές είναι ικανοί, καταρτισμένοι και έμπειροι, το ευρύ φάσμα ελέγχου είναι πάντα χρήσιμο.

   2. Ικανότητα υφισταμένων- Όταν οι υφιστάμενοι είναι ικανοί και ικανοί και το επίπεδο κατανόησής τους είναι το κατάλληλο, οι υφιστάμενοι τείνουν να επισκέπτονται πολύ συχνά τους ανωτέρους τους για την επίλυση των προβλημάτων τους. Σε τέτοιες περιπτώσεις, ο διευθυντής μπορεί να χειριστεί μεγάλο αριθμό υπαλλήλων. Ως εκ τούτου, ένα ευρύ φάσμα είναι κατάλληλο.

   3. Φύση εργασίας- Εάν η εργασία είναι επαναλαμβανόμενης φύσης, η ευρεία εποπτεία είναι πιο χρήσιμη. Από την άλλη πλευρά, εάν η εργασία απαιτεί πνευματική ικανότητα ή δεξιοτεχνία, απαιτείται αυστηρός έλεγχος και εποπτεία, όπου η περιορισμένη διάρκεια είναι πιο χρήσιμη.

   4. Ανάθεση εξουσιών- Όταν η εργασία ανατίθεται σε χαμηλότερα επίπεδα με αποτελεσματικό και σωστό τρόπο, οι συγχύσεις είναι λιγότερες και μπορεί να διατηρηθεί η αρμονία του περιβάλλοντος. Σε τέτοιες περιπτώσεις, είναι κατάλληλο ένα ευρύ φάσμα ελέγχου και οι προϊστάμενοι μπορούν να διαχειριστούν και να ελέγξουν μεγάλο αριθμό υφισταμένων ταυτόχρονα.

   5. Βαθμός αποκέντρωσης- Η αποκέντρωση γίνεται με σκοπό την επίτευξη εξειδίκευσης, στην οποία η εξουσία μοιράζεται μεταξύ πολλών ατόμων και διευθυντών σε διαφορετικά επίπεδα. Σε τέτοιες περιπτώσεις, μια ψηλή δομή είναι χρήσιμη.

      Υπάρχουν ορισμένες ανησυχίες όπου η αποκέντρωση γίνεται με πολύ αποτελεσματικό τρόπο, με αποτέλεσμα την άμεση και προσωπική επικοινωνία μεταξύ προϊσταμένων και υφισταμένων, και εκεί οι προϊστάμενοι μπορούν να διαχειριστούν πολύ εύκολα μεγάλο αριθμό υφισταμένων. Σε τέτοιες περιπτώσεις, η ευρεία εμβέλεια βοηθάει και πάλι.

4. Αρχή της Βαθμωτής Αλυσίδας

   Η βαθμωτή αλυσίδα είναι μια αλυσίδα διοίκησης ή εξουσίας που ρέει από πάνω προς τα κάτω. Με μια διαθέσιμη αλυσίδα εξουσίας, ελαχιστοποιείται η σπατάλη πόρων, επηρεάζεται η επικοινωνία, αποφεύγεται η επικάλυψη εργασίας και λαμβάνει χώρα εύκολη οργάνωση.

   Μια βαθμωτή αλυσίδα διοίκησης διευκολύνει τη ροή εργασίας σε έναν οργανισμό, γεγονός που βοηθά στην επίτευξη αποτελεσματικών αποτελεσμάτων. Καθώς η εξουσία ρέει από πάνω προς τα κάτω, διευκρινίζει τις θέσεις εξουσίας στους διευθυντές σε όλα τα επίπεδα και αυτό διευκολύνει την αποτελεσματική οργάνωση.

5. Αρχή της Ενότητας της Διοίκησης

   Υπονοεί τη σχέση ενός υφισταμένου με έναν ανώτερο. Κάθε υφιστάμενος είναι υπόλογος και υπόλογος σε έναν προϊστάμενο ταυτόχρονα. Αυτό βοηθά στην αποφυγή κενών επικοινωνίας και η ανατροφοδότηση και η ανταπόκριση είναι άμεση.

   Η ενότητα διοίκησης βοηθά επίσης στον αποτελεσματικό συνδυασμό πόρων, δηλαδή φυσικών, οικονομικών πόρων, γεγονός που βοηθά στον εύκολο συντονισμό και, ως εκ τούτου, στην αποτελεσματική οργάνωση.

   Ροές Εξουσίας από Πάνω προς Κάτω

   Διευθύνων Σύμβουλος

   ↓

   Διευθυντής Marketing

   ↓

   Διευθυντής Πωλήσεων/Μέσων Ενημέρωσης

   ↓

   Πωλητές

   
   

   Σύμφωνα με το παραπάνω διάγραμμα, ο Διευθύνων Σύμβουλος έχει το υψηλότερο επίπεδο εξουσίας. Αυτή η εξουσία μοιράζεται ο Διευθυντής Μάρκετινγκ, ο οποίος μοιράζεται την εξουσία του με τον Διευθυντή Πωλήσεων.

   Από αυτήν την ιεραρχική αλυσίδα, γίνεται σαφές ποια επίσημη αλυσίδα επικοινωνίας είναι χρήσιμη για την επίτευξη αποτελεσμάτων και η οποία παρέχει σταθερότητα σε ένα ζήτημα.

   Αυτή η βαθμωτή αλυσίδα εντολών ρέει πάντα από πάνω προς τα κάτω και ορίζει τις θέσεις εξουσίας διαφορετικών διευθυντών σε διαφορετικά επίπεδα.