Der Organisationsprozess kann effizient durchgeführt werden, wenn die Manager über bestimmte Richtlinien verfügen, die ihnen Entscheidungs- und Handlungsfreiheit ermöglichen. Für eine effektive Organisation können Manager die folgenden Organisationsprinzipien anwenden.

1. Prinzip der Spezialisierung

   Nach diesem Prinzip sollte die gesamte Arbeit eines Unternehmens auf der Grundlage von Qualifikationen, Fähigkeiten und Fertigkeiten unter den Untergebenen aufgeteilt werden. Durch Arbeitsteilung kann eine Spezialisierung erreicht werden, die zu einer effektiven Organisation führt.

2. Prinzip der Funktionsdefinition

   Nach diesem Prinzip sollten alle Funktionen in einem Unternehmen den Managern und Untergebenen vollständig und klar definiert sein. Dies kann durch eine klare Definition der Aufgaben, Verantwortlichkeiten, Befugnisse und Beziehungen der Mitarbeiter untereinander erreicht werden.

   Durch die Klärung der Autoritäts- und Verantwortungsbeziehungen kann eine Koordination erreicht werden, sodass eine effektive Organisation erfolgen kann.

   Beispielsweise sollten die Hauptfunktionen von Produktion, Marketing und Finanzen sowie die Zuständigkeitsverhältnisse in diesen Abteilungen für jede Person, die dieser Abteilung angehört, klar definiert sein. Eine klare Zuständigkeitsverteilung trägt zu einer effizienten Organisation bei.

3. Grundsätze der Kontroll-/Aufsichtsspanne

   Nach diesem Prinzip ist die Kontrollspanne eine Überwachungsspanne, die die Anzahl der Mitarbeiter darstellt, die von einem einzelnen Manager effektiv geführt und kontrolliert werden können.

   Nach diesem Prinzip sollte ein Manager in der Lage sein, die Anzahl der ihm unterstellten Mitarbeiter zu bestimmen. Diese Entscheidung kann durch die Wahl eines breiten oder engen Kontrollbereichs getroffen werden. Es gibt zwei Arten von Kontrollbereichen:

   1. Breites Spektrum an Kontrolle – In dieser Funktion kann ein Manager eine große Gruppe von Personen gleichzeitig effektiv beaufsichtigen und kontrollieren. Die Merkmale dieser Spanne sind:
      1. Geringere Gemeinkosten für die Überwachung
      2. Schnelle Reaktion der Mitarbeiter
      3. Bessere Kommunikation
      4. Bessere Aufsicht
      5. Bessere Koordination
      6. Geeignet für wiederkehrende Arbeiten

      Mit dieser Spanne kann ein Manager eine große Anzahl von Untergebenen gleichzeitig effektiv und effizient betreuen.

   2. Enge Kontrollspanne- In diesem Rahmen werden Arbeit und Autorität auf viele Untergebene aufgeteilt und ein Manager beaufsichtigt und kontrolliert nicht eine sehr große Gruppe von Menschen, die ihm unterstellt sind.

      Der Manager beaufsichtigt in einem engen Rahmen eine ausgewählte Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig. Die Funktionen sind:

      1. Bei Arbeiten, die strenge Kontrolle und Überwachung erfordern, beispielsweise Kunsthandwerk, Elfenbeinarbeiten usw., die handwerkliches Geschick erfordern, ist eine enge Spanne hilfreicher.
      2. Eine Koordination ist schwierig zu erreichen.
      3. Es kann zu Kommunikationslücken kommen.
      4. Nachrichten können verzerrt werden.
      5. Eine Spezialisierung der Arbeit ist möglich.

   Faktoren, die die Kontrollspanne beeinflussen

   1. Führungsqualitäten- In Unternehmen mit fähigen, qualifizierten und erfahrenen Managern ist ein breiter Kontrollbereich immer hilfreich.

   2. Kompetenz der Untergebenen- Wenn die Untergebenen fähig und kompetent sind und über ein angemessenes Verständnis verfügen, wenden sie sich häufig an die Vorgesetzten, um ihre Probleme zu lösen. In solchen Fällen kann der Manager eine große Anzahl von Mitarbeitern betreuen. Daher ist eine große Spanne sinnvoll.

   3. Art der Arbeit- Handelt es sich um repetitive Arbeiten, ist eine umfassende Überwachung hilfreicher. Erfordert die Arbeit hingegen geistige Fähigkeiten oder handwerkliches Geschick, ist eine strenge Kontrolle und Überwachung erforderlich. In diesem Fall ist eine enge Überwachung hilfreicher.

   4. Delegation von Befugnissen- Durch eine effiziente und sachgerechte Delegierung der Arbeit an untergeordnete Ebenen kommt es zu weniger Verwirrungen und ein angenehmes Arbeitsumfeld bleibt erhalten. In solchen Fällen ist eine breite Kontrollspanne sinnvoll, und die Vorgesetzten können eine große Anzahl von Untergebenen gleichzeitig verwalten und kontrollieren.

   5. Grad der Dezentralisierung- Dezentralisierung dient dem Ziel, eine Spezialisierung zu erreichen, bei der die Autorität von vielen Personen und Managern auf verschiedenen Ebenen geteilt wird. In solchen Fällen ist eine hohe Struktur hilfreich.

      In bestimmten Unternehmen ist die Dezentralisierung sehr effektiv, was zu einer direkten und persönlichen Kommunikation zwischen Vorgesetzten und Untergebenen führt und es den Vorgesetzten ermöglicht, eine große Anzahl von Untergebenen sehr einfach zu verwalten. Auch in solchen Fällen ist eine große Spanne hilfreich.

4. Prinzip der Skalarkette

   Eine Skalarkette ist eine Befehls- oder Autoritätskette, die von oben nach unten verläuft. Durch eine solche Autoritätskette werden Ressourcenverschwendung minimiert, die Kommunikation verbessert, Arbeitsüberschneidungen vermieden und eine einfache Organisation ermöglicht.

   Eine skalare Befehlskette erleichtert den Arbeitsablauf in einer Organisation und trägt so zur Erzielung effektiver Ergebnisse bei. Da die Autorität von oben nach unten fließt, werden die Autoritätspositionen für Manager auf allen Ebenen klarer, was eine effektive Organisation ermöglicht.

5. Prinzip der Einheit des Kommandos

   Es impliziert eine Untergebenen-Vorgesetzten-Beziehung. Jeder Untergebene ist gleichzeitig einem Vorgesetzten gegenüber rechenschaftspflichtig. Dies hilft, Kommunikationslücken zu vermeiden und Feedback und Antworten zeitnah zu ermöglichen.

   Eine einheitliche Führung trägt auch zur effektiven Kombination von Ressourcen bei, d. h. physischen und finanziellen Ressourcen, was zu einer einfachen Koordination und somit zu einer effektiven Organisation beiträgt.

   Die Autorität fließt von oben nach unten

   Managing Director

   ↓

   Produktmanager/in:

   ↓

   Vertriebs-/Medienmanager

   ↓

   Verkäufer

   
   

   Gemäß dem obigen Diagramm verfügt der Geschäftsführer über die höchste Autoritätsebene. Diese Autorität wird vom Marketingmanager geteilt, der wiederum seine Autorität mit dem Vertriebsmanager teilt.

   Aus dieser Hierarchiekette wird die offizielle Kommunikationskette deutlich, die zur Erzielung von Ergebnissen beiträgt und einem Unternehmen Stabilität verleiht.

   Diese skalare Befehlskette verläuft immer von oben nach unten und es definiert die Autoritätspositionen verschiedener Manager auf unterschiedlichen Ebenen.