تنظيم هي وظيفة الإدارة التي تتبع التخطيط.

إنها وظيفة يتم فيها مزامنة ودمج الموارد البشرية والمادية والمالية جميع الموارد الثلاثة مهمة لتحقيق النتائج. لذا، تُساعد الوظيفة التنظيمية على تحقيق النتائج، وهو أمرٌ بالغ الأهمية لعمل المؤسسة.

ووفقاً لوكالة تشيستر برناردالتنظيم وظيفة تُمكّن المؤسسة من تحديد الأدوار والوظائف المرتبطة بها، والتنسيق بين السلطة والمسؤولية. لذا، على المدير دائمًا أن يُنظّم لتحقيق النتائج.

يقوم المدير بأداء وظيفة التنظيم بمساعدة الخطوات التالية: -

1. تحديد الأنشطة - يجب أولاً تحديد جميع الأنشطة التي يجب تنفيذها في المنشأة. على سبيل المثال، إعداد الحسابات، وإجراء المبيعات، وحفظ السجلات، ومراقبة الجودة، ومراقبة المخزون، إلخ. ويجب تجميع جميع هذه الأنشطة وتصنيفها في وحدات.

2. تنظيم الأنشطة على المستوى الإداري - في هذه الخطوة، يحاول المدير دمج الأنشطة المتشابهة والمترابطة وتجميعها في وحدات أو أقسام. يُسمى هذا التنظيم، الذي يقسم الشركة بأكملها إلى وحدات وأقسام مستقلة، بالتقسيم الإداري.

3. تصنيف السلطة - بعد تشكيل الأقسام، يُفضّل المدير تصنيف الصلاحيات وتوزيعها على المدراء. ويُسمّى هذا الترتيب الهرمي للمناصب الإدارية.

   تتولى الإدارة العليا صياغة السياسات، وتتولى الإدارة المتوسطة الإشراف على الأقسام، وتتولى الإدارة الدنيا الإشراف على رؤساء العمال.

   يُسهم توضيح الصلاحيات في تحقيق الكفاءة في إدارة المؤسسة، مما يُسهم في تجنب هدر الوقت والمال والجهد، وتجنب التكرار أو تداخل الجهود، ويضمن سلاسة العمل.

4. التنسيق بين السلطة والمسؤولية - يتم إنشاء العلاقات بين المجموعات المختلفة لتمكين التفاعل السلس نحو تحقيق الهدف التنظيمي.

   يُعرَّف كل فرد بسلطته، ويعرف من يتلقى الأوامر، ومن يُحاسب، ومن يرفع إليه التقارير. ويُوضَع هيكل تنظيمي واضح، ويُطلَع جميع الموظفين عليه.