تساعد الملاحظات بعد أي شكل من أشكال التقييم أو التقييم في عكس المعلومات المتعلقة بأدائهم للمرشح كما تبدأ عملية التعلم لديهم.

يجب إجراء محادثة موضوعية وشفافة ومحترمة أثناء المراجعة لتوضيح النقاط التي يحتاج المشارك إلى العمل عليها.

إن تقديم الملاحظات ليس بالأمر السهل أبدًا، حتى بالنسبة للمستشار الخارجي الذي يجري تقييمًا في المنظمة، وعندما يتم إجراء التقييمات داخليًا يصبح من المهم للغاية التعامل مع عملية الملاحظات بدقة.

هذا لا يعني بالتأكيد أن النقاط التي تعالج الجوانب السلبية في شخصية المرشح تبقى دون مناقشة؛ ولا ينبغي أن تكون معسولة أو مقنعة.

هناك اعتبارات معينة يمكن أن تساعد المُقيِّم أثناء عملية التقييم:

• إن إحدى الكليشيهات التي تعمل بشكل فعال هي أن تبدأ الجلسة بتعليقات إيجابية

• كما أنه يساعد في معرفة توقعات المشارك من جلسة التغذية الراجعة، فهو بمثابة بوصلة للمقيم

• يجب على المُقيِّم أن يكون محددًا للغاية وأن يلتزم بالمعايير أو الكفاءات المحددة مسبقًا للإشارة إليها

• ينبغي الاستشهاد بالأمثلة كلما أمكن ذلك لمساعدة المشارك على الفهم بشكل أفضل

• إن إشراك المشارك أمر مهم، ويجب أن تكون الملاحظات عبارة عن حوار وليس مونولوجًا، مما يعني أنه يجب منح المشارك الفرصة لمناقشة طموحاته المهنية ودوافعه وخبراته في التقييمات وما إلى ذلك.

• يجب على المقيمين التحلي بالصبر وإظهار مهارات الاستماع الرائعة لخلق الثقة والتفاهم المطلوبين مع المشارك

• يجب أن يُسمح للمشارك بشرح النية وراء أفعاله وآرائه المختلفة عندما يكون ذلك مناسبًا

• يجب على المقيمين الامتناع عن إصدار بيان حكمي، ويجب أن تكون بياناتهم موحية بدلاً من أن تُذكر كحقائق مطلقة

يجب على مُقدِّم الملاحظات أن يتذكَّر أن الملاحظات هي أيضًا آلية للتعلُّم. يمكننا أيضًا الإشارة إلى نافذة جوهري، هنا:

ينبغي أن تهدف التغذية الراجعة إلى توعية المشارك بنقاط القوة وجوانب التطوير. كما ينبغي أن تشجع على التأمل الذاتي، وتساعد المشاركين على استخلاص الاستنتاجات والوصول إلى النتائج..

يجيد الناس إخفاء أي شعور بالألم والانزعاج. لكن وراء هذا القناع، يختبئ شخص محبط وعاجز.

على سبيل المثال، قد يبدأ بعض المشاركين في التفكير "إذا كان هذا ما أنا عليه، فهل سأصل حقًا إلى حيث أريد" أو "هل هذا ما يفكرون به عني" يتطلب مثل هذا الموقف التعامل مع ردود الفعل بحذر شديد وإلا فقد يصبح الطريق إلى الإحباط.

إذا لم يكن هناك مستوى الثقة المطلوب بين المُقيِّم والمشارك، فإن تسهيل مناقشة الملاحظات يصبح صعبًا للغاية ويتم إحباط الغرض.

إذا قام المقيمون بمشاركة النتائج وردود الفعل مع المشاركين دون السماح لهم بالمناقشة أو التعليق، فإن جلسة ردود الفعل تصبح فاشلة.

عندما لا يتشارك المشاركون الآمال والتطلعات أو لا يلتزمون بشكل جوهري بأعمالهم التنموية، فلن يكون من الممكن تحقيق المزيد من التقدم.

وقد يرفض بعض المشاركين أيضًا بشكل صارخ قبول الملاحظات والمعلومات التي قدمها المقيمون وقد يلجأون إلى تبرير سلوكياتهم، بل وقد يشككون في عملية التقييم بأكملها.

على سبيل المثال، "هذه التمارين ليست ذات صلة بوضع عملي" أو "أنا أعمل في صناعة XYZ وهذا ليس هو الحال هناك" أو "هذا مجرد تمرين قمنا به، والعمل الفعلي مختلف تمامًا".

وهذه محاولة لمنع المناقشة حول فحص أدائهم.

كما أن عمر المشاركين وخصائصهم الديموغرافية تؤثر بشكل كبير على تصوراتهم وتوقعاتهم من المقيمين.

يشعر المشاركون الأكبر سناً والأكثر خبرة والأكبر سناً بالضعف عند مراقبتهم من قبل المبتدئين أو الزملاء الداخليين.

لذا، يتطلب الأمر تخطيطًا دقيقًا قبل جلسة التقييم. ومن المفيد أن يكون المُقيِّم على دراية بملف المشارك مُسبقًا، مما يُساعده لاحقًا على إدارة مناقشة التقييم بشكل مناسب.

وفي النهاية، من المهم أن نتذكر المبدأ الأساسي في علم التربية الذكية، وهو أن البالغين يتعلمون إذا وجدوا أن التعلم مرتبط بما يفعلونه.

من المهم ربط الملاحظات بالعمل اليومي للمشارك، كما يمكن أيضًا توضيح كيف يمكن للتحسين أن يكون له آثار إيجابية على عملهم.

وهذا يساعد على قبول أكبر للملاحظات.