إطار الكفاءات هو هيكل شامل يصف الكفاءات المختلفة بمجموعته المحددة من المؤشرات السلوكية ومعايير القياس.

تتمتع معظم المنظمات بمجموعة متميزة من إطار الكفاءات والتي تتوافق مع رؤيتها ورسالتها وأهدافها التنظيمية طويلة وقصيرة المدى.

هناك بعض الفوائد الواضحة لإطار الكفاءات بالنسبة للمنظمات:

1. فهم مشترك لعوامل النجاح الحاسمة والسلوكيات المرغوبة داخل المنظمة

2. يساعد دمج العملية التنظيمية مع الكفاءات في تفسير المخاوف المتعلقة بالصورة الكبيرة في العمل اليومي [على سبيل المثال، حالة إطلاق منتج جديد وكفاءة التركيز على العملاء التي تقدرها المنظمة]

3. إدارة أفضل وقرارات فعالة فيما يتعلق بالعمليات المكلفة مثل الاختيار والتوظيف والترقيات

4. يصبح التقييم وردود الفعل والتواصل فيما يتعلق بالأداء موحدًا، مما يسهل خلق ثقافة مشتركة

بشكل عام، تحتوي الكفاءات على مؤشرات سلوكية باعتبارها اللبنات الأساسية لها، ويتم تجميع السلوكيات ذات الصلة تحت كفاءة واحدة، ويتم تجميع موضوعات الكفاءات المتشابهة معًا لتشكيل مجموعات.

من الناحية المثالية، تبين أن مجموعة من 8 إلى 12 كفاءة كافية ولكن من الممكن أيضًا أن نجد أطرًا تحتوي على أكثر من 15 كفاءة.

النقاط الرئيسية التي ينبغي مراعاتها عند تطوير إطار الكفاءات:

• يجب أن يكون الوصف محددًا قدر الإمكان لإزالة أي أثر للغموض

• يجب أن تكون اللغة بسيطة حتى يفهمها الجمهور الأكبر

• يجب أن يكون الهيكل بسيطًا ومنطقيًا

• يجب أن يكون الإطار مناسبًا لجميع الأشخاص الذين يستخدمونه ويتأثرون به

• يجب أن يأخذ الإطار في الاعتبار التغييرات غير المتوقعة التي قد تؤثر على المعاملات التنظيمية، مما يعني أنه يجب أن يحدد بوضوح السلوكيات التي تصف الطريقة التي يجب أن يؤدي بها شاغلو الوظائف في المستقبل القريب والمتوسط.

• لا ينبغي أن يكون هناك تكرار أو تكرار للسلوكيات في الإطار

• يجب أن تكون السلوكيات مميزة وتصف جانبًا واحدًا أو سلوكًا واحدًا فقط، وقد يؤدي الجمع بين جانبين إلى موقف قد يكون فيه الفرد جيدًا في الجانب الأول ولكنه ضعيف في الجانب الثاني

دعونا نلقي نظرة على مثال لإطار الكفاءة للرئيس التنفيذي لوحدة الأعمال الاستراتيجية:

هل تلاحظ مقياس التقييم في الرسم البياني أعلاه؟ إنه يتدرج من سلوك غير فعال أو يحتاج إلى تطوير إلى سلوك فعال للغاية. تُسمى طريقة قياس الكفاءة المذكورة أعلاه مقياس التقييم المرتبط بالسلوك أو BARS.

BARS ليس سوى وصف للسلوكيات للأداء الفعال وغير الفعال كما هو موضح أعلاه والذي عندما يعرضه المشارك أو الشخص تحت الملاحظة في تمارين مثل لعب الأدوار أو العروض التقديمية أو المقابلة المنظمة ؛ يتم تثبيته أو وضعه في النقطة المناسبة على المقياس.

يتم تطوير مقاييس وأوصاف المقاييس من خلال عملية شاملة لتحليل الوظائف باستخدام أساليب مثل تقنية الحوادث الحرجة والمقابلات المنظمة وما إلى ذلك.

يتراوح المقياس عادة من 3 إلى 5 ولكن في حالات نادرة يمكن أن يصل إلى 7 مما يصبح معقدًا ويصعب استخدامه وبالتالي يمكن تجنبه.

يمكن تطوير إطار عمل للكفاءات من الصفر في مكان لا يوجد فيه، أو توسيع إطار عمل قائم لجعله أكثر فائدة. مهما كان الحال، من المفيد مراعاة ما يلي:

• إشراك الأشخاص في تطوير الإطار، مما يخلق قبولاً وملكية

• إبقاء الناس على اطلاع جيد بالتطورات مع شرح الأهداف والأسباب وراءها

• تحديد وإنشاء الكفاءات ذات الصلة بالمنظمة

بفضل إطار الكفاءات القوي وعمليات الموارد البشرية المتوافقة مع الإطار، تتمتع المنظمة بميزة تنافسية في سوق العمل الديناميكي وتسهل علامة المنظمة كصاحب عمل.