Digitalizzare l’intero ciclo di vita del documento
BPM 6.0 permette la gestione manuale o automatica di tutti i documenti aziendali, in modo semplice e flessibile.
Tutti i documenti sono classificati sulla base dei metadati associati, così da poterli archiviare, gestire e ricercare in modo intelligente e strutturato. Ogni tipologia di documento, definita classe documentale, consente di scegliere le caratteristiche da gestire e le autorizzazioni di accesso. BPM 6.0 gestisce pertanto l’intero ciclo di vita del documento, in tutte le sue fasi: creazione, gestione, conservazione.
Come gestire i documenti
I documenti sono inseriti nell’archivio documentale secondo varie modalità:
- drag&drop da parte dell’utente che trascina il file di interesse, indipendentemente dal formato o dal programma che lo genera
- acquisizione automatica innescata da un evento specifico, ad esempio l’inserimento di un nuovo documento in una cartella, la ricezione di una email o la scrittura di un record nel database ERP o CRM. Questo processo viene disegnato graficamente grazie al designer nativo di BPM ed è possibile assegnare dei task a determinati utenti nel caso in cui l’acquisizione o la classificazione non vadano a buon fine
- generazione diretta dal motore di reporting o da modelli Office.
Acquisizione dei documenti
BPM 6.0 può acquisire i documenti da molteplici fonti: file system, drag & drop da parte dell’utente, ERP, software gestionali e altre applicazioni, posta elettronica, web services, applicazioni web mobile, scansioni e bar-code, ecc.
Generazione da modelli
BPM 6.0 crea modelli condivisi e approvati secondo gli standard aziendali. I modelli gestiti possono essere semplici oppure complessi, come contratti o offerte: è possibile non solo automatizzare la compilazione di alcuni campi, ma è anche possibile modificare la struttura in base a determinate condizioni.
Ricerca rapida e intuitiva
Una volta che il documento è stato archiviato e classificato grazie ai metadati specifici della classe documentale cui appartiene, la ricerca diviene più rapida e intuitiva grazie alla selezione dei metadati che lo descrivono, sia da client che da mobile.
Invio e distribuzione documenti
I documenti possono anche essere inviati ad altre applicazioni o tramite e-mail, direttamente da parte degli utenti o automaticamente nell’ambito di azioni e processi. Il client mail integrato è compatibile con tutti i sistemi di posta.
Link e dossier
BPM 6.0 offre la possibilità di creare legami tra documenti (collegamenti) sia in modo automatico che manuale per spostarsi rapidamente da un documento all’altro e consultare le informazioni senza spostarsi tra file separati.
Inoltre, è possibile organizzare i documenti in raccolte, ossia fascicoli virtuali, che raccolgono documenti con caratteristiche comuni (stesso cliente, dipendente, articolo, reparto…) o che riguardano una certa transazione.
L’Intelligenza Artificiale integrata
Le innovative funzionalità basate sull’AI sono un potente alleato per automatizzare compiti ripetitivi e ridurre gli errori. BPM 6.0, con le funzioni di AI, può quindi:
- analizzare i documenti
- estrarre dati di rilievo direttamente dal contenuto
- classificare le informazioni.
Con BPM 6.0 Le nuove tecnologie e gli strumenti innovativi diventano davvero alla portata di tutti, supportando il lavoro quotidiano degli utenti.