Vereinfachen Sie Ihren Genehmigungsprozess
Oft müssen mehrere Mitarbeitende innerhalb einer Organisation ein Dokument genehmigen, bevor der nächste Schritt erfolgen kann. Der Freigabeprozess ist dabei häufig mit zusätzlichen Aufgaben verbunden – etwa dem Erstellen von Kopien, dem Pflegen von Excel-Listen oder dem Weiterreichen von Aktenordnern. Das macht ihn nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig.
Mit unserem Workflow stellen wir sicher, dass Dokumente digital an die zuständigen Personen weitergeleitet werden, sodass sie sie schnell und unkompliziert freigeben können. Der gesamte Prozess läuft vollständig digital ab. Die Whitevision-Smartphone-App ermöglicht es Ihnen, die Workflow-Software jederzeit und überall zu nutzen. Die Freigabe eines Dokuments per App wird für alle Nutzerinnen und Nutzer zum Kinderspiel!
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Laden Sie das Whitepaper Die Zukunft der Rechnungsbearbeitung im Einkauf herunter und entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Unsere Lösung enthält alle Funktionen, die Sie von moderner Workflow-Software erwarten dürfen. Sie können zum Beispiel festlegen, dass Dokumente bestimmter Kategorien – wie z. B. Tankrechnungen – immer bestimmten Mitarbeitenden zur Freigabe vorgelegt werden. Diese Regel müssen Sie nur einmal einrichten – danach werden die betreffenden Dokumente automatisch an die vorgesehenen Personen weitergeleitet.
Neugierig auf weitere praktische Funktionen, die die Freigabe von Eingangsrechnungen vereinfachen? Hier ein Überblick:
- Automatische Benachrichtigungen über Dokumente, die zur Freigabe anstehen.
- Freigabe über Desktop, Laptop, Smartphone oder Tablet mit der Whitevision-Smartphone-App.
- Zugriff auf Ihre persönliche Historie, z. B. um neue Rechnungen schnell mit älteren zu vergleichen.
- Integration eines Zeichnungslimits (Prokura) ins Workflowsystem – so können Sie Rechnungen bis zu einem bestimmten Betrag selbst freigeben. Höhere Beträge werden automatisch an berechtigte Kolleginnen oder Kollegen weitergeleitet.
So einfach kann Ihr Arbeitsprozess aussehen:
Sammeln
Beginnen Sie mit der Dokumentenverarbeitung, indem Sie E-Mails, PDFs oder XML-Dokumente automatisch einlesen lassen.
Schnelle Buchung und Genehmigung
Mit unserer Lösung profitieren Sie von der schnellen und vollständigen Verbuchung von Kopf- und Positionsdaten sowie der digitalen Freigabe von Dokumenten.
Integration in Ihr System
Durch die Integration mit Ihrem Softwaresystem werden sowohl die Buchungsinformationen als auch das Belegbild schnell verarbeitet.
Freigeben funktioniert mit smarten Features
Häufig gestellte Fragen
Was ist Whitevision Workflow und was kann ich damit tun?
Whitevision Workflow ist eine digitale Lösung, mit der Eingangsrechnungen effizient, zuverlässig und einfach genehmigt werden können. Die Software sorgt für einen straffen und transparenten Genehmigungsprozess, so dass die Rechnungen pünktlich bearbeitet und bezahlt werden.
Kann ich Whitevision Workflow an meinen Arbeitsablauf anpassen?
Ja! Die Software ist flexibel und kann vollständig an Ihre Prozesse angepasst werden. Dank der leistungsstarken Konfigurationsumgebung können Workflow-Szenarien definiert und automatisiert werden, so dass die Informationen immer auf dem richtigen Weg fließen.
Kann ich Dokumente auch über mein Tablet und Telefon genehmigen?
Ja, das können Sie. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Genehmigungsprozesse und Scandaten. Jederzeit und überall mit der Whitevision App. Genehmigen Sie Rechnungen digital, prüfen Sie Dokumente und scannen Sie Belege. Entdecken Sie die Vorteile für Ihr Unternehmen.
Kann ich meine Käufer darauf hinweisen, dass noch Quittungen auf sie warten?
Ja, Whitevision Workflow bietet die Möglichkeit, automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen zu versenden. Dadurch werden Käufer rechtzeitig auf ausstehende Belege aufmerksam gemacht.
Kann ich sehen, wo sich ein Dokument im Workflow befindet?
Ja, Sie können den Status eines Dokuments innerhalb des Workflows leicht verfolgen. Dank des aufschlussreichen Status können Sie genau sehen, bei welchem Genehmiger das Dokument liegt und welche Maßnahmen noch erforderlich sind.
Kann ich eine Auswahl von Dokumenten auf einmal genehmigen?
Ja, Sie können mehrere Dokumente gleichzeitig genehmigen. Das spart Zeit und erhöht die Effizienz.
Auf welcher Grundlage wird der Genehmigungsfluss eingerichtet?
Der Genehmigungsablauf ist vollständig auf Ihre Arbeitsabläufe und Anforderungen zugeschnitten. Auf diese Weise läuft die Genehmigung von Rechnungen genau so ab, wie Sie es wünschen, ohne dass Sie irgendwelche Prozesse ändern müssen. Dies gewährleistet einen optimierten Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen.
Meine Frage ist nicht dabei, was ich am besten tun soll?
Senden Sie eine E-Mail an: [email protected] mit Ihrer Frage und Ihren Kontaktdaten, oder füllen Sie das Kontakt-Formular aus. Wir werden Ihre Frage so schnell wie möglich beantworten. Sind Sie bereits Kunde von Whitevision? Dann besuchen Sie das Kundenportal für weitere Informationen.
