メール・チャット代行とは？おすすめサービス12選やAIチャットボットを紹介

メールやチャットの返信対応は、企業の信頼性や顧客満足度に直結します。これらの業務には膨大な時間とリソースが必要で、特に対応件数が多い場合は企業の負担も大きくなります。

そこでおすすめなのが、メール・チャット代行サービスの活用です。テキスト返信業務を外部に任せることで、迅速かつ質の高いサービスの提供や、自社の業務効率改善が期待できます。

本記事では、おすすめのメール・チャット代行サービスをご紹介します。それぞれのサービスの特徴や、料金プランについてまとめました。また、メール・チャット代行サービスの費用相場や注意点も解説。「メール・チャット代行サービスを導入したいけれど、どれを選ぶべきかわからない」と悩まれている方はぜひご一読ください。

メール・チャット代行サービスで依頼できること

メール・チャット代行サービスで依頼できるのは、以下のような業務です。

顧客対応

メール・チャット代行サービスでは、顧客からの問い合わせや、商品・サービスに関する質問、クレーム処理など、さまざまな対応を代行します。

例えば、ECサイトでの頻繁な問い合わせ対応を専門スタッフに任せることで、スピーディーな対応が可能になり、顧客満足度を高めることが期待できます。さらに、24時間対応を行う代行会社であれば、時間帯に関わらず迅速なサポートを提供し、機会損失の防止に繋がるでしょう。

メール・チャットの作成・配信

メール・チャット代行サービスでは、営業メールやフォローアップメールの作成・配信といった業務を代行することもあります。文章作成・配信の代行を依頼することで企業の負担が減り、コア業務に集中できます。

最近では、自動応答と人による対応を組み合わせたサービスを提供する会社も増えています。このような仕組みを活用することで、パーソナライズされたメール配信が実現し、顧客との関係を強化することができます。

メール・チャットの効果測定と改善提案

メールやチャットを活用した施策の効果を測定し、改善提案を行う代行会社もあります。例えば、過去のメール開封率やクリック率を分析し、それに基づいて最適な配信スケジュールや文面の改善案を提示します。これにより、顧客とのエンゲージメントを向上させ、企業のコミュニケーションの質を高めることが可能です。

このような運用サポートを受けることで、メール・チャット対応が効率化し、企業はより戦略的な業務にリソースを集中できます。

メール・チャット代行サービスを利用するメリット

メール・チャット代行サービスの利用には、次のようなメリットがあります。

メール・チャット代行会社には、トレーニングを受けた専任のスタッフが在籍しています。そのため、採用コストや問い合わせ対応のトレーニングを実施することなく、言葉遣いやトーンに配慮した対応をお願いできます。

また、代行業者のテンプレートの整備やトレーニング済みのオペレーターにより、品質の平準化が可能です。代行業者によっては分析レポートと改善提案を実施している場合もあり、サービスを活用することで顧客体験の向上にもつながります。

メールやチャット代行の利用がおすすめのケース

次のようなケースでは、メール・チャット代行サービスの利用がおすすめです。

特に消費者との距離が近いネットショップや宿泊業、通信業などは問い合わせが多くなる傾向にあります。問い合わせの件数が多いと、それに対応するためのリソースが必要になります。しかし、人手不足や事業立ち上げの直後などでリソースが不足していると、すぐに対応できません。対応が遅くなると、対応の悪さに対するクレームにもつながり、さらに悪循環に陥ってしまいます。

顧客からの問い合わせが多い業種や人手不足などで対応品質の均一化が難しい会社にこそ、メール・チャット代行サービスの活用がおすすめです。

メール・チャット代行サービスの費用相場

メール・チャット代行サービスの費用相場は、サービス内容や規模、対応時間帯、契約形態などによって異なります。一般的な費用は以下の通りです。

また現在、オンラインアシスタントサービスを提供する会社が、サービスの一貫としてメール・チャット代行を請け負うケースも増えてきています。その場合、年額プランや半年契約プランといった月額制で料金展開していることが多いです。

メール・チャット代行サービスおすすめ12選　

おすすめのメール・チャット代行サービス12選を紹介します。

テルシンク24

  引用：テルシンク24

テルシンク24は、全国対応の電話代行サービスです。高度なオペレーター品質を基盤とし、ビジネスシーンに応じた3つの人気プラン（スタートプラン、スタンダードプラン、ネクストプラン）と、各種サービスが連動した専門パッケージを組み合わせることで、顧客に最適なサービスを構築します。

メール代行サービスでは、24時間対応のトータル受付サポートを提供。「10分以内に返信」といったスピード感のある対応が魅力的です。電話代行との組み合わせにより、より効率的な顧客対応の実現が期待できます。

メールの見張り番

引用：メールの見張り番

メールの見張り番は、株式会社アゴラ・ステーションが提供する、メール対応代行サービスです。通販受注受付やお問い合わせ窓口として、顧客・取引先からのメールを管理・送受信します。フィルタリング、返信、エスカレーション、月次レポート作成まで一括してサポートします。

受付時間は平日10:00～17:00で、時間外対応も相談可能です。プライバシーマークを取得しており、安心・安全なサービス提供を行っています。

Call Center電話代行システム24

引用：Call Center電話代行システム24

Call Center電話代行システム24は、24時間対応の電話代行サービスです。メール受信・送信代行サービスでは、企業のメール対応を迅速に代行します。

受信メールを転送すると、オペレーターが自社メールアドレスで返信を行い、返信内容は自社のメールサーバーにも同時配信されます。これにより、深夜や休日の問い合わせでの即時対応が可能となります。電話代行サービスと組み合わせると、電話対応とメール対応の一元管理もできます。

M-Talk　

引用：M-Talk

M-Talkは、「人」と「AI活用」によるハイブリッド型のチャットシステムです。コンタクトセンター運用に最適で、企業や業務別に柔軟に調整できます。

主な特徴は、応対中のリアルタイムモニタリングが可能な点や、機能のカスタマイズ性が高い点です。また、マルチテナント機能や簡易ボット機能なども搭載し、チャット業務を効率化させます。

beecall  

引用：beecall

beecallは、24時間365日対応のコールセンターサービスです。IoT監視保守サポートやSMS送信、IVR決済サービスなど、複雑な顧客ニーズに対応します。

キャンペーン受付やチケット受付を代行する「オリジナルパッケージ」も提供しており、特定の期間だけ必要な窓口を開設できます。さらに、LINEといった複数チャネルでの対応が可能で、顧客満足度の向上をサポートしています。

ステップワイズ

引用：ステップワイズ

ステップワイズのメール・チャット代行サービスは、24時間365日対応。SMS、チャット、メールなど、使い慣れたツールを通じて、問い合わせ内容や対応結果を報告してもらえます。

月数件〜1万件以上まで幅広くサポートするため、業界やシーンに合わせて調整可能です。中国語・韓国語・英語といった言語に対応している点も魅力的です。

かんでんCSフォーラム

引用：かんでんCSフォーラム

関西電力グループのかんでんCSフォーラムは、企業の多様なニーズに応えるBPOサービスを提供しています。コールセンター代行サービスの中に「コンタクトセンター業務」を用意し、ノンボイス業務（文字／テキストでの顧客対応）全般を代行します。具体的には、問い合わせフォーム対応、チャット対応、FAQ作成などです。

24時間・364日対応し、大規模から小規模までさまざまな規模・業界の顧客対応を代行します。

kreisel    

引用：Kreisel

Kreisel（クライゼル）は、顧客情報を活用したマーケティングを提供するクラウドCRMシステムです。マイページ作成やWebフォーム作成、メール配信などの機能があり、サービスの一環としてメール配信代行サービス「IMOSSS（アイモス）」を提供しています。

Kriselを活用したサービスで、配信リストのメンテナンスや高速メール配信が可能です。また、プライバシーマークやISO27001/ISO27017を取得したKreiselからの配信のため、高セキュリティでのメール配信ができます。

arara message    

引用：arara message

arara messageは、Gmail送信者ガイドラインに対応したメール配信サービスです。一斉メールの設定と配信を行うメール配信代行、注文に沿ってHTMLメールを作成するコンテンツ作成代行の2つのサービスを提供しています。

標準機能として、ターゲティングメールやセグメント抽出が可能です。メール作成時の設定で、メール開封数やURLクリック数などの効果測定もできます。

Datt Japan    

引用：Datt Japan

Datt Japanは、コンタクト・コールセンターの代行サービスです。コールセンター業務のひとつとして、チャット自動応対システム、有人チャットサービスを提供しています。国内と国外の両方に拠点を有し、多言語対応できるのも特長です。

また、経済産業省が2026年に開始を予定しているセキュリティ評価制度レベル5に向けた整備も進めています。セキュリティ面もしっかり対策しつつ導入できます。

ARUYO chat    

引用：ARUYO chat

ARUYO chatは、有人チャット代行、お問い合わせ一次対応、人材採用代行を提供しているサービスです。平日9時～18時の対応が標準で、追加オプションで夜間や土日対応を依頼できます。

Webサイトに簡単に導入できるARUYOチャットシステムを利用したサービスで、Webサイトの問い合わせを無人のチャットボットが有人チャットに自動配分します。問い合わせデータはデータベース化されるため、内容の管理と業務効率化が可能です。

ECサポロジPlus          

引用：ECサポロジPlus

ECサポロジPlusは、ECサイトや通販サイトのカスタマーサポートを提供しているサービスです。カスタマーサポートとして、メール対応やチャット対応などを行っています。

特徴は、ECサイトやECモールに特化していることです。ECサイトで使われることの多いCRMツールやメールツール、多様なチャネルに対応しており、スムーズな導入ができます。カスタマーサポート以外の、受注処理や倉庫との連携なども依頼できます。

メール・チャット代行サービスを利用する際の注意点

メール・チャット代行サービスを利用する際は、以下の点に注意しましょう。

対応可能な時間帯や業務範囲を明確化する

メール・チャット代行サービスを利用する際は、対応可能な時間帯や業務範囲を事前に明らかにしておきましょう。

例えば企業が平日夜間や土日対応を希望する場合、その時間帯でのサポートが可能かを確認しておく必要があります。また、代行サービスが提供する業務範囲（問い合わせ対応、クレーム対応、商品案内等）についても具体的に把握しておくことが大切です。

特に「どの範囲を委託し、どの範囲を自社で対応するか」を明確にしておくことで、運営のスムーズ化が図れます。この段階で期待する業務内容を共有することで、トラブルを未然に防げるでしょう。

チャットログの保管や個人情報保護の取り決めを確認する

メールやチャットでは、顧客情報や企業の重要なデータを取り扱うため、代行サービスのデータ管理体制を確認することが不可欠です。

例えば、顧客の住所や支払情報が含まれるチャット内容がログとして保存されることがあります。この際、「データがどのように管理され、保存されるのか」「保管期間はどの程度なのか」といった点を事前に確認しておく必要があります。

また、「代行サービスがどのような個人情報保護対策を講じているか」「不正アクセスやデータ漏えいへの具体的な対応策はあるか」も重要な確認事項です。SSL暗号化通信や定期的なセキュリティ監査が実施されているかどうかを確認し、安全性を確保しましょう。

緊急対応フローを構築しておく

予期せぬトラブルや緊急事態が発生した際に備えて、あらかじめ対応フローを構築しておくことが大切です。特にチャットでは、リアルタイムの迅速な対応が求められるため、計画的な準備が必要です。

例えば、システム障害や重大なクレームが発生した場合、エスカレーションルールを設定しておくことで、迅速な解決が可能になります。また、社内外の担当者がスムーズに連携できるよう、緊急時の連絡手段や対応手順を明確にしておきましょう。

さらに、代行サービスと定期的に連携を取り、緊急時に対応するための担当者リストや連絡体制を整備することで、突発的な問題にも柔軟に対応できる体制を構築できます。

問い合わせ対応にAIチャットボットを活用する方法もある    

顧客からの問い合わせには、チャット代行やメール代行の代わりに、AIチャットボットを活用する方法もあります。ただし、AIチャットボットは得意なことと苦手なことがあるため、定型応答はAIチャットボットに任せて、複雑な案件は有人チャットに流すのが現実的です。

AIチャットボットが得意なこと

AIチャットボットは、あらかじめ答えが用意されているような定型応答や一次対応に便利です。例えば営業時間や配送の目安などの自動案内、予約受付、簡単なトラブルシューティングに適しています。問い合わせが集中するピーク時の負荷分散にも有効です。

AIチャットボットでは難しいこと    

AIチャットボットは、個別対応が必要な案件や法的な内容が含まれる案件など、複雑な問い合わせには適していません。AIチャットボットを導入する場合は、一次対応の時点で有人オペレーターが必要かどうかを適切に判断し、必要に応じてスムーズに有人に切り替えられるようにしておく必要があります。

まとめ｜メール・チャット業務はアウトソーシングを検討してみよう

メールやチャットでの問い合わせ対応や配信は代行できます。これらのサービスを活用すれば、日々の顧客対応による業務負担を減らしつつ、効率的な運営を実現できます。

問い合わせの内容によっては、AIチャットボットも便利です。定型的な質問事項に迅速に回答できます。しかし、複雑な対応が必要になる問い合わせなど、AIチャットボットにも不得意な分野はあります。AIチャットボットと有人対応をうまく組み合わせることが大切です。

メールやチャットでの有人対応に加え、採用業務や秘書業務などさまざまな業務を代行してもらいたい場合は、タスカルがおすすめです。タスカルでは、貴社のニーズに合った最適なプランを提案し、業務効率化をお手伝いしています。