Suggerimenti dal Campo: Guida alla Gestione della Flotta

Se hai conducenti o tecnici sul campo, stai già gestendo una flotta. Proprio come un’orchestra segue il suo direttore, i conducenti sul campo seguono le indicazioni di un dispatcher. Quando è ben organizzata, la gestione della flotta può aumentare i ricavi e consentirti di scalare le operazioni con facilità. Tuttavia, più veicoli e conducenti hai, più diventa complesso eseguire consegne o interventi di assistenza puntuali. 

Devi assicurarti che il tuo dispatcher di flotta o fleet manager è completamente attrezzato e preparato. Che tu sia un piccolo imprenditore che gestisce personalmente la pianificazione della flotta o che tu abbia assunto qualcuno per farlo, esistono strategie comprovate per mantenere le operazioni fluide ed efficienti.

Quali sono quindi i principi fondamentali della gestione della flotta? Analizziamoli attraverso le esperienze dirette di autisti e dispatcher che operano sul campo. Ti mostreremo anche perché OptimoRoute è il miglior alleato di ogni dispatcher di flotta. Iniziamo.

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• Cos’è la pianificazione della flotta e cosa fa un responsabile della flotta?
• 5 consigli dai dispatcher di flotta più esperti 
• Ottimizza la pianificazione della flotta con OptimoRoute 

Cos’è la pianificazione della flotta e cosa fa un dispatcher di flotta?

La pianificazione della flotta consiste nell’organizzare e dirigere autisti e veicoli per svolgere attività operative. Viene utilizzata per gestire consegne, ritiri e squadre di assistenza sul campo per aziende di qualsiasi dimensione.

I dispatcher di flotta sono il punto di riferimento per tutti gli autisti o tecnici sul campo. Supervisionano le operazioni, garantiscono il rispetto dei tempi e risolvono i problemi in modo proattivo. Le loro responsabilità si dividono principalmente in due categorie: gestione logistica e gestione del personale. 

Gestione logistica

Gestione logistica significa supervisionare catene di approvvigionamento, flussi di lavoro e avanzamento delle attività per raggiungere un obiettivo. I dispatcher coordinano il movimento di veicoli, attrezzature, persone e altre risorse attraverso diversi flussi operativi per completare ordini o richieste di servizio. A seconda del tipo di flotta gestita, un dispatcher può dover:

• Pianificare consegne, ritiri o appuntamenti di assistenza
• Assegnare e ottimizzare i percorsi degli autisti
• Assicurarsi che gli autisti rispettino le normative statali e federali su ore di guida, pause, ecc.
• Gestire e approvare determinate spese
• Apportare modifiche agli ordini di lavoro 
• Supervisionare la gestione del carburante e la manutenzione della flotta

Le responsabilità specifiche di ciascun dispatcher di flotta variano in base al settore. Ad esempio, i dispatcher del trasporto pubblico di solito non approvano spese per gli autisti né modificano ordini di lavoro, ma devono monitorare attentamente il traffico. I dispatcher HVACinvece, spesso devono modificare gli ordini di lavoro e occuparsi della pianificazione della manutenzione dei veicoli.

Gestione del personale

La gestione del personale consiste nel supervisionare i lavoratori con l’obiettivo di aiutarli a svolgere il proprio lavoro in modo efficace. I dispatcher del trasporto gestiscono autisti o tecnici sul campo e, per aiutarli ad avere successo, possono dover:

• Supportare il processo di onboarding nuovi autisti o tecnici
• Aiuta i lavoratori sul campo a risolvere i problemi che si presentano
• Informa la direzione quando gli autisti o i tecnici affrontano difficoltà ricorrenti o non seguono le linee guida
• Aggiorna i clienti quando un autista è in ritardo e fornisci assistenza al servizio clienti

I dispatcher devono essere in grado di costruire fiducia con il proprio team e, spesso, anche con i clienti. A seconda delle dimensioni dell’azienda, i dispatcher possono condividere le responsabilità di gestione del personale con altri dipendenti. Alcune aziende dispongono di grandi team operativi composti da più dispatcher di flotta che condividono la supervisione con i responsabili degli autisti o dei tecnici. I titolari di piccole imprese, invece, possono essere gli unici responsabili della gestione, della pianificazione e di molte altre attività direttive legate alla flotta.

5 consigli dai dispatcher di flotta più esperti

Come ha detto un esperto autista di lunga percorrenza ,“Un buon dispatcher non ha prezzo.” Ma cosa rende davvero bravo un dispatcher? Abbiamo chiesto agli esperti — dispatcher di flotta con anni di esperienza in diversi settori. Ecco cosa ci hanno raccontato.

1. Agisci con empatia e comprensione

I dispatcher di flotta sono il punto di riferimento per autisti e tecnici, che spesso trascorrono lunghe giornate da soli sul campo. È importante mettersi nei panni dei propri autisti e tecnici, soprattutto quando li si aiuta a risolvere una situazione stressante. Bisogna mantenere empatia e comprensione al centro di ogni interazione. 

Se un autista chiama per avvisare che è in ritardo a causa di una gomma a terra, o se un tecnico chiama perché è sorto un problema imprevisto durante un intervento, devi essere in grado di aiutarli a mantenere la calma. I dispatcher del trasporto a lunga distanza devono anche considerare i bisogni umani degli autisti quando accettano e assegnano i carichi. Un buon dispatcher si assicura che gli autisti abbiano tempo sufficiente per fermarsi e usare i servizi igienici senza rischiare di arrivare in ritardo alle consegne.

Cindy Anderson, dispatcher di un servizio di trasporto paratransit in Pennsylvania, ci ha detto che è importante per i dispatcher essere il più equi possibile e sviluppare un buon rapporto con il proprio team sul campo. Ha affermato:

2. Comunica in modo chiaro e segui sempre gli aggiornamenti

È meglio comunicare troppo che perdere un aggiornamento. I tecnici possono dimenticare di chiamare per informarti quando hanno terminato un lavoro (soprattutto alla fine di una lunga giornata). Come dispatcher, devi essere proattivo nel verificare lo stato del tuo team e nel raccogliere aggiornamenti. 

Dave Femmer, CEO di Affordable Comfort, coordina specialisti di servizio e installazione per vari progetti di risparmio energetico in Missouri e Illinois. Ha scoperto che anche solo un paio d’ore di ritardo nella comunicazione possono avere un impatto negativo sui clienti e sulle operazioni complessive. Femmer ha illustrato i rischi di una comunicazione insufficiente con questo esempio:

“Mettiamo che sia martedì e il tuo tecnico Oscar stia lavorando al progetto Smith. Oscar potrebbe terminare il lavoro martedì, ma a seconda di come procede, potrebbe dover tornare mercoledì. Il lavoro successivo nella lista di Oscar è una riparazione a casa della signora Jones. Se Oscar finisce il progetto Smith martedì, potrà andare dalla signora Jones mercoledì. Ma se il progetto Smith richiede un giorno in più, Oscar non potrà aiutare la signora Jones fino a giovedì.

“La signora Jones sta aspettando una chiamata dal dispatcher dell’azienda, Ted, per sapere in quale giorno arriverà Oscar, così da poter chiedere un giorno di permesso dal lavoro. Come buon dispatcher, Ted chiama Oscar a mezzogiorno per un aggiornamento. Scopre che Oscar probabilmente finirà il progetto Smith quel giorno e può quindi avvisare la signora Jones con largo anticipo, permettendole di organizzarsi per essere a casa durante la finestra di intervento.

“Se Ted non avesse controllato in modo proattivo, forse non avrebbe sentito Oscar fino alle 18:00, quando il lavoro Smith era completato e Oscar aveva finito di caricare il camion. In quel caso, Ted avrebbe dovuto chiamare la signora Jones tardi la sera prima dell’intervento, lasciandole poco tempo per avvisare il lavoro.” 

Come direttore delle operazioni, è responsabilità del dispatcher assicurarsi di avere sempre le informazioni più aggiornate. Comunicare in modo proattivo con il team consente di mantenere le operazioni fluide, aumentare la soddisfazione dei clienti e migliorare i ricavi.

3. Conosci le basi del mestiere

Non puoi gestire le assegnazioni in modo efficace se non conosci la natura del lavoro dei tuoi operatori sul campo. Ad esempio, un dispatcher HVAC deve sapere quante persone e ore di lavoro sono necessarie per ogni tipo di intervento di riscaldamento o raffreddamento. Deve anche conoscere l’attrezzatura richiesta e se un tecnico ha bisogno di competenze specifiche.

ha detto Femmer. Questo vale anche per i dispatcher.

Cindy Anderson ha ribadito questo concetto. Ci ha raccontato che la sua esperienza come autista prima di diventare dispatcher l’ha aiutata a essere più empatica verso i dipendenti che supervisiona quando la contattano per un problema. Come autista, Anderson ha anche acquisito una conoscenza diretta dei flussi di traffico, che utilizza per individuare dove è necessario apportare modifiche manuali ai percorsi.

Non è necessario essere stati autisti o tecnici prima di diventare dispatcher, ma certamente aiuta. E se non hai mai svolto il lavoro del tuo team sul campo, dovrai acquisire una profonda comprensione di ciò che comporta.

4. Pianifica in anticipo

Per avere successo come dispatcher, devi pianificare percorsi e orari con anticipo. Anderson, ad esempio, pianifica i percorsi fino a due settimane prima. Ci ha spiegato che la pianificazione anticipata aiuta i dispatcher a capire quando è necessario aggiungere un autista per coprire un turno. La pianificazione preventiva è essenziale per garantire di avere abbastanza personale per soddisfare la domanda.

I dispatcher potrebbero dover distribuire i lavori che richiedono attrezzature specializzate o pesanti. Ad esempio, le aziende di manutenzione del verde possono programmare solo il numero di lavori corrispondente ai tosaerba disponibili in un dato momento, e devono considerare il tempo necessario per caricare, scaricare e spostarsi tra gli appuntamenti. Anche la manutenzione dei veicoli e la riparazione degli strumenti devono essere incluse nella pianificazione per assicurarsi che i lavori vengano completati puntualmente. 

5. Adotta la tecnologia

Ogni dispatcher con cui abbiamo parlato ha sottolineato l’importanza della tecnologia. Cindy Anderson monitora lo stato dei suoi autisti da più schermi del computer, mentre Dave Femmer è regolarmente in contatto con il suo team tramite cellulare. Dall’hardware al software, ogni dispatcher utilizza tecnologie moderne per semplificare i propri processi — e con ottime ragioni. 

Immagina di gestire un moderno servizio di consegna pizze senza internet, Wi‑Fi o telefoni cellulari — solo una linea fissa e un fax. È un esempio estremo, ma illustra chiaramente quanto sia fondamentale per qualsiasi azienda abbracciare l’innovazione tecnologica. Quando le linee fisse hanno lasciato il posto ai cellulari e i cercapersone sono stati sostituiti dai messaggi di testo, le aziende che non si sono aggiornate sono state superate dai concorrenti che hanno adottato per primi le nuove tecnologie.

Ottimizza la pianificazione della flotta con OptimoRoute

Molti dei suggerimenti condivisi sopra possono essere implementati rapidamente e con facilità utilizzando OptimoRoute. Il nostro software di ottimizzazione dei percorsi è ricco di funzionalità avanzate che aiutano i dispatcher di flotte a fare tutto questo:

• Ottimizzare i percorsi. Basta cliccare su “Pianifica percorsi” e lasciare che OptimoRoute calcoli in pochi secondi i percorsi più efficienti per centinaia di autisti e migliaia di fermate. Le aziende che sono passate dalla pianificazione manuale a OptimoRoute hanno registrato fino al 90% di riduzione del tempo necessario per pianificare i percorsi.

• Pianificare in anticipo. Pianifica, instrada e programma le tue operazioni sul campo fino a cinque settimane in anticipo.

• Ripianificare rapidamente quando le cose cambiano. Utilizza la ripianificazione dinamica per modificare orari e percorsi ogni volta che serve e invia i percorsi aggiornati direttamente all’app sui telefoni dei tuoi tecnici o autisti.

• Applica i vincoli dei conducenti. Salva i giorni di riposo programmati, le restrizioni orarie e le competenze specifiche di ciascun tecnico per rendere più rapida l’assegnazione e la pianificazione degli interventi.
• Programma le pause. Assicurati di rispettare le normative statali e federali e di prenderti cura del tuo team pianificando in modo proattivo le pause di autisti/tecnici direttamente nei percorsi.

• Considera la capacità dei veicoli. Inserisci le dimensioni specifiche di ogni veicolo della tua flotta per massimizzare lo spazio disponibile e lascia che OptimoRoute ti indichi quando un veicolo deve tornare al deposito per ricaricare. Puoi anche usare questa funzione per combinare percorsi di consegna e ritiro.
• Visualizza il tuo team. Il tracciamento GPS in tempo reale ti consente di vedere il tuo team ovunque si trovi sul campo.
• Analizza le prestazioni. Scopri quali autisti sono sempre puntuali e quali hanno performance inferiori, e individua eventuali problemi di instradamento che potrebbero richiedere modifiche per evitare il traffico nelle ore di punta, grazie alle analisi avanzate di OptimoRoute.

Lavoriamo costantemente per sviluppare nuove funzionalità e migliorare il nostro software in base ai feedback degli utenti. Scopri di più sulle nostre funzionalità uniche. 

Tecnologia guidata dalle persone per il mondo reale

I dispatcher di flotta lavorano duramente per mantenere operative e fluide le attività sul campo in continuo cambiamento. OptimoRoute aiuta i dispatcher a connettersi con i conducenti e a gestire le risorse sul campo. È una tecnologia guidata dalle persone per il mondo reale della logistica, perché non si possono prevedere tutte le sfide, ma è fondamentale poter reagire rapidamente quando si presentano.

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