Auf unseren Websites finden Sie unterschiedliche Funktionen und Unterseiten (Subdomains), wie z.B. den Hilfebereich oder die Vertragsverwaltung. Nachfolgend informieren wir Sie über die einzelnen Verarbeitungen auf den jeweiligen Websites. Sofern nicht anders ausgewiesen, finden die allgemeinen Angaben zur Verarbeitung auf allen Websites bzw. allen einzelnen Webseiten Anwendung.

Allgemeines

Verantwortliche Stelle im Sinne der Datenschutzgesetze ist:
NewDefinition GmbH
Wilhelmstraße 60a
65183 Wiesbaden
Geschäftsführer: Dr. Fabian Kratzberg und Sven Przepiorka
Kontakt: info@newdefinition.de

Datenschutzbeauftragte/r

Bei Fragen oder Anregungen zum Thema Datenschutz schicken Sie uns bitte eine Nachricht an dsb@newdefinition.de.

Ihre Betroffenenrechte

Sie haben uns gegenüber, insbesondere, folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten gem. Art. 15 DSGVO
  • Recht auf Berichtigung, wenn die Sie betreffenden gespeicherten Daten fehlerhaft, veraltet oder auf sonstige Weise unrichtig sind gem. Art. 16 DSGVO
  • Recht auf Löschung, wenn die Speicherung unzulässig ist, der Zweck für die Verarbeitung erfüllt und die Speicherung nicht mehr erforderlich ist oder Sie eine erteilte Einwilligung zur Verarbeitung bestimmter personenbezogener Daten widerrufen haben gem. Art. 17 DSGVO
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung, wenn eine der in Art. 18 Abs. 1 lit. a bis d DSGVO genannten Voraussetzungen gegeben ist gem. Art. 18 DSGVO
  • Recht auf Übertragung der von Ihnen bereitgestellten, Sie betreffenden personenbezogenen Daten gem. Art. 20 DSGVO
  • Recht auf Beschwerde gem. Art. 77 DSGVO

Sie können sich jederzeit mit einer Beschwerde an eine Aufsichtsbehörde wenden, z.B. an die zuständige Aufsichtsbehörde des Bundeslands Ihres Wohnsitzes oder an die für uns als verantwortliche Stelle zuständige Behörde. An unserem Unternehmenssitz ist folgende Aufsichtsbehörde zuständig: Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, Telefon: 0611-14080, E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de.

Eine Liste der Aufsichtsbehörden (für den nichtöffentlichen Bereich) mit Anschrift finden Sie unter: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.

Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung

  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bei Datenverarbeitungen, die auf Ihrer Einwilligung beruhen; die Einwilligung wird in diesen Fällen separat eingeholt
  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen (z.B. wegen handels- oder steuerrechtlicher Vorgaben
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bei Datenverarbeitungen aufgrund unseres berechtigten Interesses und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben

Widerspruchsrecht gem. Art 21 DSGVO und Widerruf von Einwilligungen

Widerspruch gem. Art. 21 DSGVO

Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt gem. Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO oder wenn Ihre personenbezogenen Daten zur Wahrung von berechtigten Interessen im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, haben Sie nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO das Recht, dieser Verarbeitung aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Dies gilt auch für ein auf diese Bestimmung gestütztes Profiling im Sinne von Art. 4 Nr. 4 DSGVO.

Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Gegen die Verarbeitung zu Zwecken der Direktwerbung können Sie gem. Art. 21 Abs. 2 DSGVO jederzeit mit Wirkung für die Zukunft ohne Begründung widersprechen.

Widerruf

Sofern Sie uns eine Einwilligung erteilt haben, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt die Wirksamkeit der bisherigen Verarbeitung nicht. Durch den Widerruf entstehen keine Nachteile.

Um sowohl Ihr Widerspruchsrecht als auch den Widerruf Ihrer Einwilligung auszuüben, genügt eine formlose Mitteilung entweder schriftlich an die o.g. Anschrift oder per E-Mail an info@newdefinition.de unter der Angabe, welcher Datenverarbeitung Sie widersprechen oder welche Einwilligung Sie widerrufen möchten.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Wir nutzen für alle unsere Websites aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte, wie z.B. Anfragen, die Sie an uns als Seitenbetreiber senden, eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.
Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie an uns übermitteln, nicht von Dritten mitgelesen werden.

Erfassung allgemeiner Informationen beim Besuch unserer Websites

Server Logfiles

Wenn Sie auf unseren Websites zugreifen, das heißt, wenn Sie sich nicht registrieren oder anderweitig Informationen an uns übermitteln, werden dennoch Informationen allgemeiner Natur erfasst. Diese Informationen beinhalten u.a. die IP-Adresse, die Art des Webbrowsers, das verwendete Betriebssystem, den Domainnamen Ihres Internet-Service-Providers, Datum und Uhrzeit des Zugriffs und ähnliches.

Diese Informationen sind technisch notwendig, um von Ihnen angeforderte Inhalte von Webseiten korrekt auszuliefern und fallen bei Nutzung des Internets zwingend an. Sie werden insbesondere zur Sicherstellung eines problemlosen Verbindungsaufbaus unserer Websites, Sicherstellung einer reibungslosen Nutzung unserer Websites, zur Auswertung der Systemsicherheit und -stabilität sowie zu weiteren administrativen Zwecken verarbeitet.

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten basiert gem. Art. 6 Abs 1 lit. f DSGVO auf unserem berechtigten Interesse aus den vorgenannten Zwecken zur Datenerhebung. Wir verwenden Ihre Daten nicht, um Rückschlüsse auf Ihre Person zu ziehen. Empfänger der Daten sind nur die verantwortliche Stelle und ggf. technische Dienstleister, die als Auftragsverarbeiter für uns tätig werden. Darüber hinaus werden anonyme Informationen dieser Art von uns ggfs. statistisch ausgewertet, um unsere Websiteauftritte und die dahinterstehende Technik zu optimieren.

Besondere Funktionen unserer Websites

Kontaktaufnahme auf unserer Website (www.newdefinition.de)

Wenn Sie über den „Kontakt aufnehmen“-Button mit uns in Kontakt treten möchten, öffnet sich automatisch aufgrund der ‚Mailto:‘ Funktion ein E-Mail-Fenster, über das Sie eine E-Mail an uns senden können. Hierbei werden unter anderem durch Ihre Absenderdaten oder Ihre E-Mail-Signatur personenbezogene Daten verarbeitet. In der Regel werden Name, Vorname, E-Mail-Adresse sowie die von Ihnen freiwillig gemachten Angaben festgehalten. Mit Versand Ihrer E-Mail willigen Sie gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in die Verarbeitung ein. Um Ihr Anliegen bearbeiten zu können, müssen wir die angegebenen Daten verarbeiten. Da wir ein berechtigtes Interesse an der Beantwortung Ihres Anliegens haben, verarbeiten wir diese Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Zielt Ihr Anliegen auf den Abschluss eines Vertrages ab oder haben Sie Fragen zu einem bestehenden Vertrag, so werden Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen verarbeitet. Durch technische und organisatorische Maßnahmen werden Ihre Daten geschützt, dies gilt für die Erhebung, Speicherung und Verarbeitung, so dass sie Dritten nicht zugänglich sind.

Kontaktaufnahmemöglichkeiten auf unserer Hilfe-Seite (hilfe.newdefinition.de)

Auf unserer Hilfe-Seite finden Sie vollumfängliche Erklärungen und Videos, die Ihnen einzelne Funktionen unserer Software-Produkte erläutern. Sie haben an verschiedenen Stellen auf unserer Hilfe-Seite die Möglichkeit, mit uns in Kontakt zu treten, um uns z.B. datenschutzrechtliche Weisungen in Textform zu übermitteln oder eine sichere Datenübertragung durchzuführen. Die einzelnen Möglichkeiten hierzu finden Sie unter: https://hilfe.newdefinition.de/auftraege/. In Ausnahmefällen können Sie sich via E-Mail an unseren Support wenden. Bei der angezeigten E-Mail-Adresse öffnet sich automatisch aufgrund der ‚Mailto:‘ Funktion ein E-Mail-Fenster, über das Sie uns ganz einfach eine E-Mail mit Ihrem Anliegen schicken können. Hierbei werden unter anderem durch Ihre E-Mail-Signatur personenbezogene Daten verarbeitet. In der Regel werden Name, Vorname, E-Mail-Adresse sowie Angaben zu Ihrem Anliegen festgehalten.

Wenn Sie uns eine datenschutzrechtliche Weisung in Textform erteilen möchten, dann genügt es, wenn Sie uns Ihre Weisung über „Weisung zur Datenverarbeitung einreichen“ übermitteln. Hierbei werden Daten zu Ihrer Organisation, Kundennummer, Name und Vorname, Ihre Position, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Weisung abgefragt. Bei den anderen Angaben handelt es sich um optionale Angaben.

Im Falle einer Übermittlung von Informationen oder Daten mit sensiblen Inhalten steht Ihnen eine verschlüsselte Übertragung zur Verfügung. Hier wird zur eindeutigen Zuweisung, Ihr Kundenname abgefragt und die von Ihnen hochgeladenen Dokumente an uns übermittelt.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt gem. Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Rahmen der zwischen uns geschlossenen Verträge sowie gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihr Anliegen bearbeiten zu können. Die Angaben sind notwendig, da wir mit Ihnen in Kontakt treten müssen, um das von Ihnen beschriebene Anliegen klären zu können und ggf. fehlerhafte Funktionen beheben zu können sowie zur eindeutigen Zuweisung Ihrer Daten und Dokumente. Die Daten werden von uns gelöscht, sobald der Zweck, für den sie erhoben wurden, entfallen sind, es sei denn der Löschung stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen.

Kommunikation per E-Mail

Auch wenn wir durch technische und organisatorische Maßnahmen unsere Systeme so schützen, dass sie Dritten nicht zugänglich sind, so können wir bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail die Datensicherheit auf dem Übertragungsweg zu und zwischen den beteiligten IT-Systemen (E-Mail-Servern) nicht vollständig gewährleisten. Daher empfehlen wir bei Informationen mit hohem Geheimhaltungsbedürfnis nicht per E-Mail mit uns Kontakt aufzunehmen, sondern ein Supportticket aus dem System heraus zu erstellen oder unser Datenübertragungsformular für eine sichere Übermittlung zu wählen.

Veranstaltungen und Online-Schulungen (hilfe.newdefinition.de)

Wir bieten auf unserer Hilfe-Seite Veranstaltungen und Online-Schulungen (zusammen nachfolgend ‚Veranstaltungen‘) zu unseren Produkten an. Sie haben die Möglichkeit, sich für das jeweilige Themen-Gebiet, welches angeboten wird, anzumelden. Haben Sie sich eine Veranstaltung ausgesucht, werden Sie zu einer Anmeldeseite weitergeleitet. Für die Teilnahme an der Veranstaltung werden Ihr Name, Vorname und Ihre E-Mail-Adresse abgefragt. Optional können Sie weitere Informationen wie u.a. Ihre Organisation und Position, Kundennummer oder inhaltliche Wünsche angeben. Mit Anmeldung zur Veranstaltung willigen Sie gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO in die Verarbeitung Ihrer Daten ein. Zudem verarbeiten wir Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO im Zuge unseres berechtigten Interesses, um festzuhalten, wie viele Teilnehmer bei der Veranstaltung sein werden und so die Veranstaltung vorbereiten zu können. Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den beschriebenen Zweck notwendig ist. Sobald der Zweck entfallen ist, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, der Löschung stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen.

Für den Fall, dass keine der angebotenen Schulungen das von Ihnen gewünschte Thema abdeckt, können Sie uns über ein Feedback-Formular Ihren Wunsch mitteilen. Wenn Sie auf den Link klicken, werden Sie auf unsere Vertragsseite (vertrag.newdefinition.de/formulare/ND_Schulungen/) weitergeleitet. Für die Anfrage benötigen wir Ihren Namen und Ihre Organisationen, optional können Sie hier Ihre Wünsche platzieren und an uns übermitteln. Mit der Übermittlung Ihrer Anfrage verarbeiten wir Ihre Daten gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aufgrund Ihrer Einwilligung, gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO aufgrund des zwischen uns geschlossenen Vertrages sowie gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO aufgrund unseres berechtigten Interesses, Ihnen entsprechende und wunschgemäße Schulungsinhalte zukünftig anbieten zu können. Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für den beschriebenen Zweck notwendig ist. Sobald der Zweck entfallen ist, werden Ihre Daten gelöscht, es sei denn, der Löschung stehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen entgegen.

Cookies

Technisch notwendige Cookies

Wir setzen auf unseren Websites ausschließlich technisch notwendige Cookies ein, um unsere Websites nutzerfreundlicher zu gestalten. Einige Funktionen unserer Websites können ohne den Einsatz von Cookies nicht angeboten werden. Für diese ist es erforderlich, dass der Browser auch nach einem Seitenwechsel wiedererkannt wird.

Consent-Banner

Wir verzichten bewusst auf einen Consent-Banner, da wir zum einen das Nutzererlebnis verbessern möchten, indem kein Hinweis angezeigt wird und somit auch nicht bestätigt werden muss, zum anderen ist dies gesetzlich nicht erforderlich.

Vimeo (hilfe.newdefinition.de)

Wir nutzen auf der Hilfe-Seite Streaming-Videos des Videoportals Vimeo. Anbieter ist die Vimeo Inc., 555 West 18th Street, New York, New York 10011, USA.
Wenn Sie eine Hilfe-Webseite mit einem eingebetteten Vimeo-Video besuchen, beginnt das Video erst, wenn Sie dieses starten. Erst mit Starten des Videos, wird eine Verbindung zu den Servern von Vimeo hergestellt.

Genauere Details zum Datenschutz bei Vimeo finden Sie hier: https://vimeo.com/privacy.

Das Unternehmen verfügt zudem über eine Zertifizierung nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF). Der DPF ist ein Übereinkommen zwischen der Europäischen Union und den USA, der die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards bei Datenverarbeitungen in den USA gewährleisten soll. Jedes nach dem DPF zertifizierte Unternehmen verpflichtet sich, diese Datenschutzstandards einzuhalten. Weitere Informationen hierzu erhalten Sie vom Anbieter unter folgendem Link:
https://www.dataprivacyframework.gov/list.

Zwecke der Datenverarbeitung durch die verantwortliche Stelle und Dritte

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur zu den in dieser Datenschutzerklärung genannten Zwecken. Eine Übermittlung Ihrer persönlichen Daten an Dritte zu anderen als den genannten Zwecken findet nicht statt.

Wir geben Ihre persönlichen Daten nur an Dritte weiter, wenn:

  • Sie Ihre ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt haben,
  • die Verarbeitung zur Abwicklung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich ist,
  • die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist,
  • die Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Sie ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Ihrer Daten haben.

Löschung bzw. Einschränkung der Daten

Wir halten uns an die Grundsätze der Datenvermeidung und Datensparsamkeit. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten daher nur so lange, wie dies zur Erreichung der hier genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es die vom Gesetzgeber vorgesehenen vielfältigen Speicherfristen vorsehen. Nach Fortfall des jeweiligen Zweckes bzw. Ablauf dieser Fristen werden die entsprechenden Daten routinemäßig und entsprechend den gesetzlichen Vorschriften anonymisiert, eingeschränkt oder gelöscht.

Änderung unserer Datenschutzbestimmungen

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen in der Datenschutzerklärung umzusetzen, z.B. bei der Einführung neuer Services. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.