Proceon Scholen kiest voor eigenaarschap en transparantie in facilitair beheer met Facilitor

Waarom de keuze om het intern te organiseren?

Proceon Scholen is een stichting met zeventien basisscholen in het Gooi en omstreken. Vanuit het bestuurskantoor ligt de focus op ondersteuning, zodat de scholen hun werk goed kunnen doen. Toch liep het in de praktijk soms anders.

“Het vorige model werkte niet optimaal,” vertelt Dick Oldenkamp, facilitair coördinator, preventiemedewerker en privacy officer bij Proceon. “We besteedden het facilitair beheer uit aan een extern bureau. De meldingen kwamen daar binnen via een eigen systeem, en zij schakelden vervolgens aannemers of leveranciers in. Maar de snelheid liet soms te wensen over en de communicatie richting schooldirecteuren was niet altijd transparant.”

Meer betrokkenheid en eigenaarschap creëer je over het algemeen door het zelf te gaan doen. Vanuit die overtuiging hebben we de keuze gemaakt om het facilitair beheer intern te organiseren.”

De zoektocht naar een passend systeem

Met deze beslissing ontstond ook direct de behoefte aan een systeem dat het nieuwe proces zou kunnen ondersteunen. “We wilden geen te uitgebreid systeem dat we toch niet volledig benutten, maar ook niet iets wat te beperkt is in functionaliteit,” aldus Dick. “Modulariteit werd daarom een belangrijk criterium.”

Na een korte oriëntatie, via gesprekken met collega-organisaties en online onderzoek, kwam Facilitor in beeld. “Wat ons direct aansprak, was dat Facilitor modulair is opgebouwd. Je hoeft niet meteen het hele pakket af te nemen. Dat gaf ons de mogelijkheid om klein te beginnen, in te stappen met alleen wat we nodig hebben en later op te schalen.”

Wat er nu staat: een werkbaar proces, met ruimte voor groei

Sinds de start van het schooljaar werkt Proceon actief met Facilitor. Het systeem is zo ingericht dat directeuren, conciërges en administratief medewerkers zelfstandig meldingen kunnen doen. Er is onderscheid gemaakt tussen defecten en aanvragen, een belangrijk verschil, benadrukt Dick: “Een kapotte CV-ketel vraagt direct actie. Een verzoek voor een stekkerdoos niet per se.”

Via Facilitor komt elke melding binnen op de facilitaire afdeling. “Mijn collega Andy behandelt de meldingen die we uitbesteden aan externe partijen. Ik stuur intern onze technische dienst aan. We hebben een lijst van aannemers en installateurs in Facilitor opgenomen, zodat we met één klik de juiste partij een opdracht kunnen versturen.”

Naast de meldingsmodule wordt ook gewerkt met opdrachtbonnen en is er nagedacht over de inzet van interne teams binnen het systeem. “We willen straks ook meldingen direct toewijzen aan specifieke mensen binnen ons eigen team, met een duidelijke taakverdeling.”

We wilden geen te uitgebreid systeem dat we toch niet volledig benutten

Implementatie in korte tijd: ‘snel, maar beheersbaar’

De keuze voor Facilitor werd vlak voor de zomervakantie gemaakt. De doelstelling: live gaan aan het begin van het nieuwe schooljaar. “Dat vroeg veel van iedereen,” zegt Oldenkamp. “We zijn in de zomervakantie zelf nauwelijks bereikbaar, dus het implementatietraject was kort en intensief.”

Toch lukte het om het systeem op tijd operationeel te krijgen. “We zijn bewust begonnen met alleen de basisfunctionaliteiten. De rest hebben we in de weken erna verder ingevuld. Het werkt nu stabiel, en de feedback vanuit de scholen is positief. De meldingen worden sneller opgepakt en de terugkoppeling is beter.”

Van meldingen naar data en inzicht

Hoewel het systeem nu vooral operationeel wordt ingezet, denkt Proceon al na over volgende stappen. “We willen op termijn ook meer gaan doen met objectbeheer en meerjarenonderhoudsplanning. Bijvoorbeeld: als we weten dat een ketel al vier keer is uitgevallen, dan kunnen we dat onderbouwen richting het MJOP. Dat soort inzichten willen we gaan benutten.”

Dick wijst ook op de waarde van eenduidigheid: “Eén systeem, één manier van werken. Dat voorkomt versnippering. En vanuit mijn rol als privacy officer is het ook prettig dat alles op één plek plaatsvindt met minimale uitwisseling tussen losse systemen.”

Conclusie: betrokkenheid leidt tot betere dienstverlening

De keuze om het facilitair beheer te internaliseren en daarin te ondersteunen met Facilitor levert tastbare resultaten op. Snellere afhandeling, betere communicatie, en een systeem dat meegroeit met de organisatie.

“We zijn er als bestuurskantoor om de scholen te ondersteunen,” vat Dick samen. “Als zij tevreden zijn, zijn wij dat ook. En nu horen we positieve geluiden. Dan weet je dat de verandering werkt.”