DLL

Door corona kwam bij DLL, net als bij veel andere bedrijven, kantoorruimte leeg te staan. Vrijwel direct viel het besluit om een flink deel van die ruimte te gaan verhuren aan externen en de begane grond te herinrichten als ‘werkcafé’: een ontmoetingsruimte voor eigen medewerkers en externen. Dit was ook het startsein om het proces rondom de bezoekersregistratie in het FMIS en de fysieke toegangscontrole efficiënter te maken en te vergemakkelijken.

Als je iets vraagt, dan regelt Facilitor het. Daar kun je van op aan. En dat is bij veel leveranciers lang niet altijd meer vanzelfsprekend

Betaalbare koppeling

“We werkten net een jaar met Facilitor, onder andere voor de bezoekersregistratie. Voor ons een heel nieuw, modern FMIS met de perfecte balans tussen mogelijkheden, eenvoud en aanpassingsvermogen. Nu we ons kantoorgebouw anders gingen gebruiken, diende de optie zich aan om de bezoekersregistratie in Facilitor en de fysieke toegangscontrole aan elkaar te koppelen en verder te automatiseren. We waren al op zoek naar een ander, innovatiever systeem en vonden in Fortezza, een nieuwe leverancier. Zij leveren Brivo, een toegangscontrolesysteem met QR-codescanning én een betaalbare koppeling met Facilitor. Precies wat we zochten.”

Ontzorgen

Voor de inrichting van het proces werkte Facilitor rechtstreeks samen met de leverancier van de toegangscontrole. Tot grote tevredenheid van Edwin. “Ik heb maar een paar keer overleg gehad over wat er in de QR-code moest staan of om de IT-koppeling tussen de systemen in goede banen te leiden. Facilitor heeft ons alle zorg uit handen genomen en hield ons voortdurend up-to-date. Wat verder opvalt: als je iets vraagt, dan regelt Facilitor het. Daar kun je van op aan. En dat is bij veel leveranciers lang niet altijd meer vanzelfsprekend.

Van wachten op een bezoekerspas naar een gastvrij onthaal door een barista voor een verse kop koffie of thee

Geen registratie, maar een barista

Als een medewerker nu een bezoeker aanmeldt in Facilitor, ontvangt deze laatste automatisch een bevestigingsmail met een routebeschrijving en een QR-code. Bij het kantoor aangekomen, scant de bezoeker met de telefoon de QR-code en kan verder lopen. De medewerker krijgt direct via sms of de Facilitor-app een melding dat het bezoek is aangekomen. Bij het verlaten van het gebouw, scant de bezoeker opnieuw de QR-code en is meteen afgemeld.

Anders dan vroeger is de hele registratie al vooraf geregeld. De bezoeker hoeft zich niet meer in te schrijven bij de balie en te wachten op een bezoekerspas. In plaats daarvan zorgt een barista voor een gastvrij onthaal met een verse kop koffie of thee. Dat is toch een andere ontvangst.

Klantvriendelijk en professioneel proces

Volgens Edwin brengt de nieuwe bezoekersregistratie een aantal belangrijke voordelen: het hele proces is professioneler en tegelijkertijd klantvriendelijker voor de bezoeker en efficiënter voor de medewerkers. “Bezoekers zijn beter geïnformeerd over hoe ze ons kunnen bereiken en hoeven bij binnenkomst nergens meer op te wachten; ze zijn al bekend. Omdat elke bezoeker een QR-code nodig heeft, zien medewerkers meer dan vroeger het nut van registratie. Dat geeft ons weer beter inzicht in wie er in- en uitgaan. Bovendien is er aan de balie geen administratie meer nodig.”

Meedenken

Facilitor had een eigen visie op de inrichting van het proces. Zoals bij de vele variabelen die zich aandienden. Wat staat er in de mail, wat stuur je mee en wanneer? Hoe krijgt de bezoeker een QR-code als een medewerker iemand op het laatste moment aanmeldt? Krijgt de medewerker de melding dat de bezoeker binnen is via sms of een app? Wat als een secretaresse een bezoekafspraak registreert voor een manager, wie krijg dan de melding? Ook dat is ontzorgen, volgens Edwin: ”Facilitor dacht proactief mee en kwam zelf met oplossingen. Dat maakt hen tot veel meer dan een leverancier: ze zijn een adviseur.”

Facilitor heeft ons alle zorg uit handen genomen en hield ons voortdurend up-to-date

Mensen zijn verrast

De nieuwe bezoekersregistratie is al enige tijd in werking. Hoe zijn de reacties? “Ik hoor eigenlijk vrij weinig. Dat is positief, want onze medewerkers zijn gewend aan goede dienstverlening en komen al snel met vragen.”

En de wow-factor? “Mensen zijn verrast over het gemak waarmee ze nu binnenkomen. Door de moderne technologie is de ontvangst veel toegankelijker. Onze organisatie heeft als doelstelling dat onze klanten gemakkelijker toegang krijgen tot bedrijfsmiddelen, zodat zij kunnen groeien. Hoe mooi is het dan als je die ambitie kunt doorvoeren op de werkvloer, zoals in dit geval heel concreet bij het gemak waarmee bezoekers toegang krijgen tot ons kantoorgebouw?”

Door: Monique van Deursen; Komm’A Communicatie, december 2022