(주)예스건설 공통경영 프로세스 문서번호 ys-gp-06 시행일자 20.. 기록관리 규정 개정번호 0 페이지 1/5 개정 번호 개정 일자 장 개정사유 및 개정내용 비고 0 20.. 전장 iso xxxx.xx.xx/isoxxxx.xx.xx 규격에 따른 최초 제정 구 분 작 성 검 토 승 인 직책 경영지원부서장 담당임원 대표이사 성명 서 명 일자 20.. 20.. 20.. (주)예스건설 공통경영 프로세스 문서번호 ys-gp-06 시행일자 20.. 기록관리 규정 개정번호 0 페이지 2/5 1.목 적 본 규정은 경영시스템을 수행한 결과 생성된 문서 및 기록이 올바르게 관리됨으로써 업무를 효율적으로 수행 하는데 그 목적이 있다. 2.적용범위 본 규정은 당사에서 생성된 문서 및 기록을 식별, 보관, 보호, 검색 및 관리에 관한 절차에 대하여 적용한다. 3.책임과 권한 3.1 해당부서장 3.1.1 모든 기록을 적절하게 보관 유지할 책임이 있다. 3.1.2 기록의 작성, 식별, 보관, 보호, 검색, 보유기간 관리 및 처분하며 언제라도 열람 가능하도록 지속적으로 관리할 책임이 있다. 4.업무 절차 4.1 기록은 간단명료하고 정확성, 완벽성을 갖추어야 하며 알기 쉽게 작성되어야 하며 읽기 쉽고, 쉽게 식별하고 검색이 가능하도록 유지하여야 한다. 4.2 주어진 양식에 기록할 경우에는 공란이 없어야 하며 해당이 없을 경우는 줄을 긋거나 “해당사항 없음” 또는 “이하 여백”을 표기하여 기록, 승인 후에 기록될 수 없도록 한다. 4.3 기록 작성시 수정할 경우에는 해당 부위의 두 줄을 긋고 여백에 날인 또는 서명하여야 한다.(단, 단순한 오타 또는 오기인 경우는 수정약품을 사용할 수 있다.) 4.4 검토의견 또는 지시사항을 기재할 경우 해당검토자 또는 지시자는 기재내용의 끝부분에 날인 또는 서명 및 일자를 기재하여야 한다. 4.5 기록이 fax용지로 접수된 경우에는 변질을 방지하기 위해 그 복사본을 관리할 수 있으며 손상, 오염되지 않도록 보호토록 관리한다. 4.6 기록의 분류체계 4.6.1 기록의 파일링을 위한 분류체계는 각 부서장이 “기록분류 목록대장”에 분류하며 추후 검색시 활용한다. 4.6.2 분류 원칙 1) 기록 분류 체계에 의하여 분류하되 담당자 또는 조직이 바뀌어도 그 일