Dossiers direct beschikbaar in iView
In de loop van tijd verspreiden dossiers zich ‘overal en nergens’ in organisaties. Jij wilt toch weten waar deze zijn of wie wel of niet toegang heeft in deze (bedrijf kritische) dossiers?
Laten wij dit kunnen tackelen met deze applicatie iView, ieder dossier direct beschikbaar.
Jouw dossiers veilig in iView
Al jouw (ook digitale) dossiers worden in de applicatie iView opgeslagen en van indexkenmerken voorzien. Overal kan je de dossiers raadplegen, mits je uiteraard geautoriseerd bent.
De applicatie iView is daarnaast zo gemaakt dat het op ieder device beschikbaar is, nadat je hebt ingelogd middels een 2factor-authenticatie. Zo is de veiligheid maximaal verzekerd. Meer weten over de mogelijkheden voor dossierbeheer en de toepasbaarheid voor jullie organisatie?
In een Quickscan uitleg iView
Techniek achter iView
iView is ontstaan en bedacht door ons in 2008. In samenwerking met een aantal software en applicatie- ontwikkelaars was er de vraag vanuit de markt om een brug te slaan tussen papieren en digitale archieven.
De applicatie draaide eerst lokaal en was geschreven in asp.net met een SQL Server database. Het draaide op lokale servers. De techniek was snel verouderd, niet goed veilig te maken, waardoor het moeilijk te onderhouden was en het relatief veel tijd kostte om aanpassingen te maken. De volledig nieuwe webapplicatie (2019) heeft, naast verbeterde functionaliteit en gebruiksgemak, ook de veiligheid centraal staan.
De applicatie, de database en de digitale bestanden worden gehost in het meest geavanceerde cloud-platform ter wereld: Microsoft Azure. Het datacenter is gevestigd in Nederland waardoor de dossiers binnen de grenzen blijven.
Voor onze oplossing gebruiken we Azure SQL Database, – App Service, OAuth 2 factor authenticatie en Azure secure storage. De website is beveiligd met een SSL-certificaat.
Ook met de jaarlijks audit voor de ISO 27001 wordt iView hierin meegenomen.
Voordelen voor jullie organisatie met iView
In de eerste aanleg, ieder dossier direct beschikbaar en toch maximaal veilig opgeslagen en alleen toegang als je geautoriseerd bent voor deze dossiers.
Papieren bron document
Papier als informatie drager. Als je zo leest is dit wellicht vreemd waarin alles digitaal gaat en bijna is, maar een belangrijk aspect hierbij is: het bron-document is origineel en daardoor niet deelbaar.
Voor de meest gevoelige documenten wellicht een optie om in overweging te nemen.
Via ‘scanning on demand’ is het papieren origineel toch snel reproduceerbaar.
2FA authenticator inloggen
Via deze manier van inloggen is de bescherming van de dossiers goed beschermd, of andersom, toegang tot de (waardevolle) dossiers alleen als je bevoegd bent.
Verschillende afdelingen
Ook dit is de kracht van iView, HRM blijft op hun eigen afdeling, net als financiën of afdeling inkoop.
Alleen de directie of het management heeft toegang tot alle afdelingen.
Bewaartermijnen bewaking
En dan is dit ook een belangrijk item, niet alleen hebben dossiers een bewaarplicht van zoveel jaar, maar ook een vernietigingsplicht. Ook dit wordt meegenomen bij het indexeren van de dossiers.
Elk jaar in december wordt een herinnering verstuurd voor vernietiging van de dossiers waarvan de bewaartermijn is verlopen.
