Quản lý được mô tả là một quá trình xã hội liên quan đến trách nhiệm lập kế hoạch và điều chỉnh hoạt động kinh tế và hiệu quả của một doanh nghiệp để thực hiện các mục đích nhất định.

Đây là một quá trình năng động bao gồm nhiều yếu tố và hoạt động khác nhau. Những hoạt động này khác với các chức năng vận hành như tiếp thị, tài chính, mua hàng, v.v. Thay vào đó, chúng là những hoạt động chung của mọi nhà quản lý, bất kể cấp bậc hay địa vị của họ.

Các chuyên gia khác nhau đã phân loại chức năng quản lý.

Theo George và Jerry“Quản lý có bốn chức năng cơ bản là lập kế hoạch, tổ chức, chỉ đạo và kiểm soát”.

Theo Henry Fayol, “Quản lý là dự báo và lập kế hoạch, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát”.

Trong khi Luther Gullick đã đưa ra một từ khóa 'POSDCORB' trong đó P là viết tắt của Lập kế hoạch, O là Tổ chức, S là Tuyển dụng, D là Chỉ đạo, Co là Phối hợp, R là báo cáo và B là Lập ngân sách.

Nhưng được chấp nhận rộng rãi nhất là các chức năng quản lý do KOONTZ và O'DONNEL đưa ra, tức là Lập kế hoạch, Tổ chức, Nhân viên, Chỉ đạo và Kiểm soát.

Về mặt lý thuyết, việc tách biệt chức năng quản lý có thể thuận tiện, nhưng trên thực tế, các chức năng này có bản chất chồng chéo, tức là chúng rất khó tách rời. Mỗi chức năng hòa quyện vào nhau và mỗi chức năng ảnh hưởng đến hiệu suất của các chức năng khác.

1. Lập kế hoạch

   Đây là chức năng cơ bản của quản lý. Nó liên quan đến việc vạch ra một lộ trình hành động trong tương lai và quyết định trước lộ trình hành động phù hợp nhất để đạt được các mục tiêu đã định trước.

   Theo KOONTZ, “Lập kế hoạch là quyết định trước - phải làm gì, khi nào làm và làm như thế nào. Nó thu hẹp khoảng cách giữa vị trí hiện tại và nơi chúng ta muốn đến”.

   Kế hoạch là một lộ trình hành động trong tương lai. Nó là một bài tập giải quyết vấn đề và ra quyết định..

   Lập kế hoạch là việc xác định các phương hướng hành động để đạt được mục tiêu mong muốn. Do đó, lập kế hoạch là quá trình tư duy có hệ thống về các cách thức và phương tiện để đạt được các mục tiêu đã xác định trước.

   Lập kế hoạch là cần thiết để đảm bảo sử dụng hợp lý các nguồn lực con người và phi con người. Đây là hoạt động mang tính bao trùm, đòi hỏi trí tuệ và cũng giúp tránh nhầm lẫn, bất định, rủi ro, lãng phí, v.v.

   Tìm hiểu thêm về - Chức năng lập kế hoạch của sự quản lý

2. Tổ chức

   Đó là quá trình tập hợp các nguồn lực vật chất, tài chính và con người và phát triển mối quan hệ hiệu quả giữa chúng để đạt được các mục tiêu của tổ chức.

   Theo Henry Fayol, “Tổ chức một doanh nghiệp là cung cấp cho doanh nghiệp đó mọi thứ hữu ích hoặc để doanh nghiệp hoạt động, tức là nguyên liệu thô, công cụ, vốn và nhân sự”.

   Việc tổ chức một doanh nghiệp bao gồm việc xác định và cung cấp nguồn nhân lực và phi nhân lực cho cơ cấu tổ chức. Tổ chức như một quy trình bao gồm:

   • Xác định các hoạt động.

   • Phân loại nhóm hoạt động.

   • Phân công nhiệm vụ.

   • Phân quyền và tạo ra trách nhiệm.

   • Điều phối mối quan hệ quyền hạn và trách nhiệm.

   Tìm hiểu thêm về - Chức năng tổ chức của sự quản lý

3. Nhân viên

   Đây là chức năng quản lý và duy trì hoạt động của cơ cấu tổ chức. Việc tuyển dụng nhân sự ngày càng trở nên quan trọng hơn trong những năm gần đây do sự tiến bộ của công nghệ, quy mô doanh nghiệp ngày càng mở rộng, tính phức tạp trong hành vi của con người, v.v.

   Mục đích chính của việc tuyển dụng là đưa đúng người/đàn ông vào đúng việc tức là chốt vuông trong lỗ vuông và chốt tròn trong lỗ tròn.

   Theo Koontz & O'Donell, “Chức năng quản lý nhân sự bao gồm việc bố trí nhân sự cho cơ cấu tổ chức thông qua việc lựa chọn, đánh giá và phát triển nhân sự một cách phù hợp và hiệu quả để đảm nhiệm các vai trò được thiết kế trong cơ cấu đó”. Nhân sự bao gồm:

   • Lập kế hoạch nhân lực (đánh giá sức người trong việc tìm kiếm, lựa chọn người và bố trí đúng chỗ).

   • Tuyển dụng, Lựa chọn & Bố trí.

   • Đào tạo & Phát triển.

   • Thù lao.

   • Đánh giá hiệu suất.

   • Khuyến mãi & Chuyển nhượng.

   Tìm hiểu thêm về - Chức năng nhân sự của sự quản lý

4. Chỉ đạo

   Đây là một phần của chức năng quản lý nhằm thúc đẩy các phương pháp tổ chức hoạt động hiệu quả để đạt được mục đích của tổ chức.

   Nó được coi là tia lửa sống của doanh nghiệp, thúc đẩy doanh nghiệp chuyển động và hành động của mọi người, bởi vì lập kế hoạch, tổ chức và tuyển dụng nhân sự chỉ là những bước chuẩn bị để thực hiện công việc.

   Chỉ đạo là khía cạnh liên nhân sự của quản lý, liên quan trực tiếp đến việc tác động, hướng dẫn, giám sát và thúc đẩy cấp dưới đạt được mục tiêu của tổ chức. Chỉ đạo bao gồm các yếu tố sau:

   1. Giám sát- ngụ ý việc cấp trên giám sát công việc của cấp dưới. Đó là hành động quan sát và chỉ đạo công việc và công nhân.

   2. Động lực- Nghĩa là truyền cảm hứng, kích thích hoặc động viên cấp dưới hăng hái làm việc. Có thể sử dụng các hình thức khuyến khích tích cực, tiêu cực, bằng tiền hoặc phi tiền tệ cho mục đích này.

   3. Khả năng lãnh đạo- có thể được định nghĩa là một quá trình mà người quản lý hướng dẫn và tác động đến công việc của cấp dưới theo hướng mong muốn.

   4. Truyền thông- là quá trình truyền đạt thông tin, kinh nghiệm, ý kiến, v.v. từ người này sang người khác. Đây là cầu nối của sự hiểu biết.

   Tìm hiểu thêm về - Chức năng chỉ đạo của sự quản lý

5. Kiểm soát

   Nó bao hàm việc đo lường thành tích đạt được so với các tiêu chuẩn và điều chỉnh sai lệch nếu có để đảm bảo đạt được mục tiêu của tổ chức.

   Mục đích của việc kiểm soát là đảm bảo mọi thứ diễn ra theo đúng tiêu chuẩn. Một hệ thống kiểm soát hiệu quả giúp dự đoán các sai lệch trước khi chúng thực sự xảy ra.

   Theo Theo Haimann“Kiểm soát là quá trình kiểm tra xem có đạt được tiến độ phù hợp hướng tới các mục tiêu hay không và hành động nếu cần thiết để sửa chữa bất kỳ sai lệch nào”.

   Theo Koontz & O'Donell “Kiểm soát là đo lường và điều chỉnh các hoạt động thực hiện của cấp dưới để đảm bảo rằng các mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp mong muốn đạt được chúng đang được hoàn thành”. Do đó, kiểm soát có các bước sau:

   1. Thiết lập tiêu chuẩn thực hiện.

   2. Đo lường hiệu suất thực tế.

   3. So sánh hiệu suất thực tế với tiêu chuẩn và tìm ra sai lệch nếu có.

   4. Hành động khắc phục.

   Tìm hiểu thêm về - Chức năng điều khiển của sự quản lý

Câu Hỏi Thường Gặp

1. Lập kế hoạch trong chức năng quản lý là gì?

   Lập kế hoạch bao gồm việc xác định trước những việc cần làm, thời điểm thực hiện, cách thực hiện và dự đoán các mục tiêu và hành động trong tương lai.

2. Tổ chức khác với Lập kế hoạch như thế nào?

   Trong khi lập kế hoạch quyết định mục tiêu và chuẩn bị hành động thì tổ chức tập hợp các nguồn lực, xác định vai trò và thiết lập cấu trúc để thực hiện các kế hoạch đó.

3. Tại sao tuyển dụng lại quan trọng trong quản lý?

   Việc tuyển dụng đảm bảo tuyển chọn đúng người, đào tạo và bố trí vào đúng vị trí phù hợp với kỹ năng của họ để đạt được mục tiêu của tổ chức.

4. Chỉ đạo liên quan đến công tác quản lý như thế nào?

   Chỉ đạo có nghĩa là hướng dẫn, thúc đẩy và giám sát nhân viên để họ làm việc hiệu quả hướng tới các mục tiêu của tổ chức.

5. Vai trò của Kiểm soát trong quản lý là gì?

   Kiểm soát giám sát hiệu suất theo các tiêu chuẩn và đưa ra các biện pháp khắc phục khi có sai lệch xảy ra.