تنظیم سازی کا عمل مؤثر طریقے سے کیا جا سکتا ہے اگر مینیجرز کے پاس کچھ رہنما اصول ہوں تاکہ وہ فیصلے لے سکیں اور عمل کر سکیں۔ مؤثر طریقے سے منظم کرنے کے لیے، تنظیم کے درج ذیل اصولوں کو مینیجر استعمال کر سکتا ہے۔

1. تخصص کا اصول

   اصول کے مطابق، کسی تشویش کا سارا کام قابلیت، قابلیت اور مہارت کی بنیاد پر ماتحتوں میں تقسیم ہونا چاہیے۔ یہ کام کی تخصص کی تقسیم کے ذریعے حاصل کیا جا سکتا ہے جس کے نتیجے میں مؤثر تنظیم ہوتی ہے۔

2. فنکشنل ڈیفینیشن کا اصول

   اس اصول کے مطابق، ایک تشویش میں تمام افعال کو مکمل طور پر اور واضح طور پر مینیجرز اور ماتحتوں کے لئے بیان کیا جانا چاہئے. یہ ایک دوسرے کے ساتھ لوگوں کے فرائض، ذمہ داریوں، اختیار اور تعلقات کو واضح طور پر بیان کرکے کیا جا سکتا ہے۔

   اتھارٹی اور ذمہ داری کے تعلقات میں وضاحت سے ہم آہنگی حاصل کرنے میں مدد ملتی ہے اور اس طرح تنظیم مؤثر طریقے سے انجام پا سکتی ہے۔

   مثال کے طور پر، پروڈکشن، مارکیٹنگ اور فنانس کے بنیادی کام اور ان محکموں میں اتھارٹی کی ذمہ داری کے تعلقات کو اس محکمے سے منسلک ہر فرد کے لیے واضح طور پر بیان کیا جانا چاہیے۔ اتھارٹی اور ذمہ داری کے تعلق میں وضاحت سے موثر تنظیم میں مدد ملتی ہے۔

3. اسپین آف کنٹرول/نگرانی کے اصول

   اس اصول کے مطابق، کنٹرول کا دورانیہ نگرانی کا ایک دورانیہ ہے جو ملازمین کی تعداد کو ظاہر کرتا ہے جنہیں ایک مینیجر کے ذریعہ مؤثر طریقے سے سنبھالا اور کنٹرول کیا جاسکتا ہے۔

   اس اصول کے مطابق ایک مینیجر کو اس قابل ہونا چاہیے کہ اس کے ماتحت ملازمین کی تعداد کا فیصلہ کیا جائے۔ یہ فیصلہ چوڑے یا تنگ دائرے میں سے کسی ایک کا انتخاب کر کے لیا جا سکتا ہے۔ اسپین آف کنٹرول کی دو قسمیں ہیں:-

   1. کنٹرول کی وسیع مدت- یہ وہ ہے جس میں ایک مینیجر ایک وقت میں لوگوں کے ایک بڑے گروپ کی نگرانی اور مؤثر طریقے سے کنٹرول کر سکتا ہے۔ اس دورانیے کی خصوصیات یہ ہیں:-
      1. نگرانی کی کم اوور ہیڈ لاگت
      2. ملازمین کی طرف سے فوری جواب
      3. بہتر مواصلات
      4. بہتر نگرانی
      5. بہتر کوآرڈینیشن۔
      6. دہرائی جانے والی ملازمتوں کے لیے موزوں

      اس دورانیے کے مطابق، ایک مینیجر ایک وقت میں ماتحتوں کی ایک بڑی تعداد کو مؤثر اور مؤثر طریقے سے سنبھال سکتا ہے۔

   2. کنٹرول کی تنگ مدت- اس مدت کے مطابق، کام اور اختیار بہت سے ماتحتوں میں تقسیم ہوتا ہے اور ایک مینیجر اپنے ماتحت لوگوں کے بہت بڑے گروپ کی نگرانی اور کنٹرول نہیں کرتا ہے۔

      ایک تنگ مدت کے مطابق مینیجر ایک وقت میں ملازمین کی منتخب تعداد کی نگرانی کرتا ہے۔ خصوصیات یہ ہیں:-

      1. کام جس میں سخت کنٹرول اور نگرانی کی ضرورت ہوتی ہے، مثال کے طور پر دستکاری، ہاتھی دانت کا کام وغیرہ جس میں دستکاری کی ضرورت ہوتی ہے، وہاں تنگ وقفہ زیادہ مددگار ہے۔
      2. ہم آہنگی حاصل کرنا مشکل ہے۔
      3. کمیونیکیشن گیپس آسکتے ہیں۔
      4. پیغامات کو مسخ کیا جا سکتا ہے۔
      5. تخصصی کام حاصل کیا جا سکتا ہے۔

   کنٹرول کے دورانیے کو متاثر کرنے والے عوامل

   1. انتظامی صلاحیتیں- ان خدشات میں جہاں مینیجرز قابل، اہل اور تجربہ کار ہوتے ہیں، کنٹرول کی وسیع مدت ہمیشہ مددگار ثابت ہوتی ہے۔

   2. ماتحتوں کی اہلیت- جہاں ماتحت قابل اور اہل ہوتے ہیں اور ان کی سمجھ کی سطح مناسب ہوتی ہے، ماتحت اپنے مسائل کے حل کے لیے اکثر اعلیٰ افسران سے ملنے جاتے ہیں۔ ایسے معاملات میں، مینیجر بڑی تعداد میں ملازمین کو سنبھال سکتا ہے۔ اس لیے وسیع اسپین موزوں ہے۔

   3. کام کی نوعیت - اگر کام دہرائی جانے والی نوعیت کا ہے تو نگرانی کا وسیع دورانیہ زیادہ مددگار ہے۔ دوسری طرف، اگر کام کے لیے ذہنی مہارت یا دستکاری کی ضرورت ہوتی ہے، تو سخت کنٹرول اور نگرانی کی ضرورت ہوتی ہے جس میں تنگ دور زیادہ مددگار ہوتا ہے۔

   4. اتھارٹی کا وفد- جب کام کو موثر اور مناسب طریقے سے نچلی سطح پر تفویض کیا جاتا ہے، تو الجھنیں کم ہوتی ہیں اور ماحول کی ہم آہنگی کو برقرار رکھا جا سکتا ہے۔ ایسے معاملات میں، کنٹرول کا وسیع دورانیہ موزوں ہے اور سپروائزر ایک وقت میں بڑی تعداد میں ماتحتوں کا انتظام اور کنٹرول کر سکتے ہیں۔

   5. وکندریقرت کی ڈگری- وکندریقرت اسپیشلائزیشن حاصل کرنے کے لیے کی جاتی ہے جس میں مختلف سطحوں پر بہت سے لوگوں اور مینیجرز کے ذریعے اختیارات کا اشتراک کیا جاتا ہے۔ اس طرح کے معاملات میں، ایک لمبا ڈھانچہ مددگار ہے.

      کچھ خدشات ہیں جہاں وکندریقرت بہت مؤثر طریقے سے کی جاتی ہے جس کے نتیجے میں اعلیٰ افسران اور ماتحتوں کے درمیان براہ راست اور ذاتی رابطہ ہوتا ہے اور وہاں اعلیٰ افسران بڑی تعداد میں ماتحتوں کو بہت آسانی سے سنبھال سکتے ہیں۔ ایسے معاملات میں، وسیع مدت دوبارہ مدد کرتا ہے.

4. اسکیلر چین کا اصول

   اسکیلر چین کمانڈ یا اتھارٹی کی ایک زنجیر ہے جو اوپر سے نیچے تک بہتی ہے۔ اختیارات کی ایک زنجیر کے ساتھ، وسائل کا ضیاع کم ہوتا ہے، مواصلات متاثر ہوتے ہیں، کام کے اوور لیپنگ سے گریز کیا جاتا ہے اور آسان تنظیم ہوتی ہے۔

   ایک اسکیلر چین آف کمانڈ کسی تنظیم میں کام کے بہاؤ کو سہولت فراہم کرتی ہے جو موثر نتائج کے حصول میں مدد کرتی ہے۔ جیسا کہ اتھارٹی اوپر سے نیچے کی طرف بہتی ہے، یہ ہر سطح پر مینیجرز کے لیے اتھارٹی کے عہدوں کو واضح کرتی ہے اور یہ مؤثر تنظیم کو سہولت فراہم کرتی ہے۔

5. یونٹی آف کمانڈ کا اصول

   اس کا مطلب ایک ماتحت ایک اعلیٰ رشتہ ہے۔ ہر ماتحت ایک وقت میں ایک مالک کے سامنے جوابدہ اور جوابدہ ہے۔ اس سے مواصلاتی خلاء اور تاثرات سے بچنے میں مدد ملتی ہے اور فوری جواب ملتا ہے۔

   کمانڈ کا اتحاد وسائل کے مؤثر امتزاج میں بھی مدد کرتا ہے، یعنی جسمانی، مالی وسائل جو آسانی سے ہم آہنگی اور اس وجہ سے مؤثر تنظیم میں مدد کرتا ہے۔

   اتھارٹی اوپر سے نیچے کی طرف بہتی ہے۔

   منیجنگ ڈائریکٹر

   ↓

   مارکیٹنگ مینیجر

   ↓

   سیلز/میڈیا مینیجر

   ↓

   سیلز مین

   
   

   مندرجہ بالا خاکہ کے مطابق منیجنگ ڈائریکٹر کو اعلیٰ ترین سطح کا اختیار مل گیا ہے۔ یہ اختیار مارکیٹنگ مینیجر کے ذریعے شیئر کیا جاتا ہے جو سیلز مینیجر کے ساتھ اپنا اختیار شیئر کرتا ہے۔

   درجہ بندی کے اس سلسلے سے، ابلاغ کا سرکاری سلسلہ واضح ہو جاتا ہے جو نتائج کے حصول میں مددگار ہوتا ہے اور جو کسی تشویش کو استحکام فراہم کرتا ہے۔

   کمانڈ کا یہ اسکیلر سلسلہ ہمیشہ اوپر سے نیچے تک بہتا رہتا ہے۔ اور یہ مختلف سطحوں پر مختلف مینیجرز کی اتھارٹی پوزیشنز کی وضاحت کرتا ہے۔