Planlama İleriye bakmak ve gelecekte izlenecek eylem planlarını belirlemek anlamına gelir. Bir hazırlık aşamasıdır. Belirli bir işi ne zaman, nasıl ve kimin gerçekleştireceğini belirleyen sistematik bir faaliyettir. Planlama, gelecekteki eylem planlarına ilişkin ayrıntılı bir programdır.

Doğru söylenmiştir "İyi planın yarısı tamamlandıbaşlıklı bir kılavuz yayınladıBu nedenle planlama, etkili bir koordinasyon ve mükemmel bir uyum sağlamak için kuruluşun mevcut potansiyel insan ve fiziksel kaynaklarını dikkate alır. İhtiyaçlar veya talepler ile mevcut kaynaklar arasında optimum dengeyi sağlamak için bir veya daha fazla ayrıntılı planın formüle edilmesini içeren temel bir yönetim işlevidir.

Urwick'e göre, "Planlama, işleri düzenli bir şekilde yapmaya, harekete geçmeden önce düşünmeye ve tahminler yerine gerçekler ışığında hareket etmeye yönelik zihinsel bir yatkınlıktır." Planlama, önceden belirlenmiş hedeflere ulaşmak için farklı yönetimsel işlevleri yerine getirmek üzere en iyi alternatifi belirlemektir.

Koontz O'Donell'a göre, "Planlama, ne yapacağımıza, nasıl yapacağımıza ve bunu kimin yapacağına önceden karar vermektir. Planlama, nerede olduğumuz ile nereye gitmek istediğimiz arasındaki boşluğu kapatır. Aksi takdirde gerçekleşmeyecek şeylerin gerçekleşmesini mümkün kılar."

Planlama Fonksiyonundaki Adımlar

Yönetimin planlama işlevi aşağıdaki adımları içerir:

1. Hedeflerin belirlenmesi

   1. Planlama sistematik bir yaklaşım gerektirir.

   2. Planlama, ulaşılacak hedef ve amaçların belirlenmesiyle başlar.

   3. Hedefler çeşitli faaliyetlerin yürütülmesi için bir gerekçe sağlamanın yanı sıra çabaların yönünü de gösterir.

   4. Ayrıca hedefler, yöneticilerin dikkatini elde edilecek nihai sonuçlara odaklar.

   5. Nitekim hedefler planlama sürecinin özünü oluşturur. Bu nedenle, hedefler açık, net ve anlaşılır bir dille ifade edilmelidir. Aksi takdirde, gerçekleştirilen faaliyetlerin etkisiz kalması kaçınılmazdır.

   6. Mümkün olduğunca hedefler niceliksel olarak belirtilmelidir. Örneğin, çalışan sayısı, verilen ücretler, üretilen birimler vb. Ancak böyle bir hedef, kalite kontrol yöneticisinin performansı, personel yöneticisinin etkinliği gibi niceliksel olarak ifade edilemez.

   7. Bu tür hedeflerin nitel olarak belirtilmesi gerekir.

   8. Dolayısıyla hedeflerin pratik, kabul edilebilir, uygulanabilir ve ulaşılabilir olması gerekir.

2. Planlama Tesislerinin Kurulması

   1. Planlama öncülleri, gelecekteki olayların canlı biçimine ilişkin varsayımlardır.

   2. Planlamanın temelini oluştururlar.

   3. Planlama öncüllerinin oluşturulması, gerçek planlardan nerelerde sapma eğilimi olduğunun ve bu sapmaların nedenlerinin belirlenmesiyle ilgilidir.

   4. İşletmenin faaliyetleri sırasında karşılaştığı engellerin neler olduğunu tespit etmektir.

   5. Planlama alanının oluşturulması, bu engelleri büyük ölçüde ortadan kaldıracak adımların atılmasını amaçlamaktadır.

   6. Planlama öncülleri iç veya dış olabilir. İçsel öncüller, sermaye yatırım politikasını, yönetim, işçi-işveren ilişkilerini, yönetim felsefesini vb. içerir. Dışsal öncüller ise sosyo-ekonomik, politik ve ekonomik değişiklikleri içerir.

   7. İçsel öncüller kontrol edilebilirken, dışsal öncüller kontrol edilemez.

3. Alternatif eylem yolunun seçimi

   1. Tahminler mevcut olduğunda ve koşullar belirlendiğinde, bir dizi alternatif eylem yolu dikkate alınmalıdır.

   2. Bu amaçla her bir alternatif, eldeki kaynaklar ve kurumun ihtiyaçları ışığında artıları ve eksileri tartılarak değerlendirilecektir.

   3. Seçim yapılmadan önce her alternatifin avantajları, dezavantajları ve sonuçları incelenmelidir.

   4. Objektif ve bilimsel değerlendirme sonrasında en uygun alternatif seçilir.

   5. Planlamacılar bir alternatifin istikrarını değerlendirmek için çeşitli nicel tekniklerden yardım almalıdırlar.

4. Türev planların formülasyonu

   1. Türev planlar, ana planın gerçekleştirilmesine yardımcı olan alt planlar veya ikincil planlardır.

   2. İkincil planlar temel plandan kaynaklanacaktır. Bunlar, temel planların hayata geçirilmesini desteklemek ve hızlandırmak amacıyla tasarlanmıştır.

   3. Bu ayrıntılı planlar, politikaları, prosedürleri, kuralları, programları, bütçeleri, çizelgeleri vb. içerir. Örneğin, işletmenin temel amacı karı maksimize etmekse, türev planlar satışları maksimize etme, üretimi maksimize etme ve maliyetleri en aza indirmeyi içerecektir.

   4. Türev planlar çeşitli görevlerin yerine getirilmesi için zaman çizelgesini ve sırasını gösterir.

5. İşbirliğinin Sağlanması

   1. Planlar belirlendikten sonra, bu planları uygulayacak olanların veya astların güvenini kazanmak gerekir, hatta tavsiye edilir.

   2. Onlara güvenmenin amaçları şunlardır:

      1. Astlar karar alma sürecine dahil oldukları için motive olabilirler.

      2. Kuruluş, planların oluşturulması ve uygulanmasında değerli öneriler ve iyileştirmeler elde edebilir.

      3. Ayrıca çalışanlar bu planların hayata geçirilmesine daha fazla ilgi duyacaklardır.

6. Planların takibi/değerlendirilmesi

   1. Belirli bir eylem yolu seçildikten sonra eyleme geçilir.

   2. Seçilen planın uygulamaya konulmasından sonra etkinliğinin değerlendirilmesi önemlidir.

   3. Bu, ilgili birimlerden veya kişilerden alınan geri bildirimler veya bilgiler temelinde yapılır.

   4. Bu, yönetimin sapmaları düzeltmesine veya planı değiştirmesine olanak tanır.

   5. Bu adım planlama ve kontrol fonksiyonu arasında bir bağ kurar.

   6. Planların uygulanmasının takibinin de yapılması gerekir ki, yapılan gözlemler ışığında geleceğe yönelik planlamalar daha gerçekçi yapılabilsin.