Yöneticilerin karar alabilmeleri ve harekete geçebilmeleri için belirli kurallara sahip olmaları durumunda, organizasyon süreci verimli bir şekilde gerçekleştirilebilir. Etkili bir şekilde organize olmak için, bir yönetici aşağıdaki organizasyon ilkelerinden yararlanabilir.

1. Uzmanlaşma İlkesi

   Bu ilkeye göre, bir işletmenin tüm işleri, nitelik, yetenek ve becerilere göre astlar arasında paylaştırılmalıdır. İş bölümü sayesinde uzmanlaşma sağlanabilir ve bu da etkili bir organizasyonla sonuçlanır.

2. İşlevsel Tanım İlkesi

   Bu ilkeye göre, bir işletmedeki tüm işlevler yöneticilere ve astlara eksiksiz ve açık bir şekilde tanımlanmalıdır. Bu, görev, sorumluluk, yetki ve çalışanların birbirlerine karşı ilişkilerinin açıkça tanımlanmasıyla sağlanabilir.

   Yetki-sorumluluk ilişkilerinde netlik sağlanması koordinasyonun sağlanmasına yardımcı olur ve böylece örgütlenme etkin bir şekilde gerçekleşebilir.

   Örneğin, üretim, pazarlama ve finans departmanlarının temel fonksiyonları ve bu departmanlardaki yetki-sorumluluk ilişkileri, ilgili departmana bağlı her kişiye açıkça tanımlanmalıdır. Yetki-sorumluluk ilişkisinin netleştirilmesi, verimli bir organizasyona yardımcı olur.

3. Kontrol/Denetim Alanının İlkeleri

   Bu ilkeye göre kontrol alanı, tek bir yöneticinin etkili bir şekilde yönetebileceği ve kontrol edebileceği çalışan sayısını gösteren bir denetim alanıdır.

   Bu ilkeye göre, bir yönetici, emrindeki çalışan sayısına karar verebilmelidir. Bu karar, geniş veya dar bir kontrol aralığı seçilerek alınabilir. İki tür kontrol aralığı vardır:

   1. Geniş kontrol yelpazesi- Bir yöneticinin aynı anda çok sayıda kişiyi etkili bir şekilde denetleyip kontrol edebildiği bir yönetim biçimidir. Bu yönetimin özellikleri şunlardır:
      1. Denetimin daha az genel gideri
      2. Çalışanlardan hızlı yanıt
      3. Daha iyi iletişim
      4. Daha iyi denetim
      5. Daha iyi koordinasyon
      6. Tekrarlayan işler için uygundur

      Bu kapsama göre, bir yönetici aynı anda çok sayıda astını etkili ve verimli bir şekilde yönetebilir.

   2. Dar kontrol aralığı- Bu kapsama göre iş ve yetki çok sayıda ast arasında paylaştırılır ve bir yönetici kendisine bağlı çok sayıda insanı denetlemez ve kontrol etmez.

      Dar bir yetki alanına sahip yönetici, aynı anda belirli sayıda çalışanı denetler. Özellikleri şunlardır:

      1. Sıkı kontrol ve denetim gerektiren işlerde, örneğin el sanatları, fildişi işçiliği vb. zanaatkarlık gerektiren işlerde dar zaman aralığı daha faydalıdır.
      2. Koordinasyonu sağlamak zordur.
      3. İletişim kopuklukları yaşanabilir.
      4. Mesajlar çarpıtılabilir.
      5. Uzmanlaşma çalışmaları yapılabilir.

   Kontrol Alanını Etkileyen Faktörler

   1. Yönetimsel yetenekler- Yöneticilerin yetenekli, nitelikli ve deneyimli olduğu işletmelerde geniş kontrol alanı her zaman faydalıdır.

   2. Astların yeterliliği- Astların yetenekli ve yetkin olduğu ve anlayış seviyelerinin uygun olduğu durumlarda, astlar sorunlarını çözmek için genellikle üstlerini sık sık ziyaret ederler. Bu gibi durumlarda, yönetici çok sayıda çalışanı idare edebilir, bu nedenle geniş bir çalışma alanı uygundur.

   3. İşin niteliği- Eğer iş tekrarlayıcı nitelikteyse, geniş bir gözetim süresi daha faydalıdır. Öte yandan, iş zihinsel beceri veya ustalık gerektiriyorsa, dar bir sürenin daha faydalı olduğu sıkı bir kontrol ve gözetim gerekir.

   4. Yetki devri- İşler alt kademelere verimli ve doğru bir şekilde devredildiğinde, karışıklıklar azalır ve uyum sağlanabilir. Bu gibi durumlarda, geniş bir kontrol alanı uygun olur ve yöneticiler aynı anda çok sayıda astı yönetip kontrol edebilir.

   5. Merkeziyetsizlik derecesi- Merkeziyetsizlik, yetkinin farklı seviyelerdeki birçok kişi ve yönetici arasında paylaşıldığı uzmanlaşmayı sağlamak için yapılır. Bu gibi durumlarda, yüksek bir yapı faydalıdır.

      Merkeziyetsizliğin çok etkili bir şekilde uygulandığı, üstler ve astlar arasında doğrudan ve kişisel iletişimin sağlandığı ve üstlerin çok sayıda astı kolayca yönetebildiği bazı endişeler vardır. Bu gibi durumlarda, geniş bir kapsam yine yardımcı olur.

4. Skaler Zincir Prensibi

   Skaler zincir, yukarıdan aşağıya doğru akan bir emir veya yetki zinciridir. Mevcut bir yetki zinciri sayesinde kaynak israfı en aza indirilir, iletişim etkilenir, işlerin çakışması önlenir ve kolay organizasyon sağlanır.

   Skaler bir komuta zinciri, bir organizasyondaki iş akışını kolaylaştırarak etkili sonuçlara ulaşılmasına yardımcı olur. Yetki yukarıdan aşağıya doğru aktığı için, yetki pozisyonlarını her seviyedeki yöneticilere açık hale getirir ve bu da etkili bir organizasyonu kolaylaştırır.

5. Komuta Birliği İlkesi

   Bu, bir ast-bir üst ilişkisi anlamına gelir. Her ast, aynı anda tek bir amirine karşı sorumludur ve hesap verir. Bu, iletişim kopukluklarının önlenmesine yardımcı olur ve geri bildirim ve yanıtlar hızlı olur.

   Komuta birliği aynı zamanda kaynakların, yani fiziksel ve finansal kaynakların etkili bir şekilde birleştirilmesine de yardımcı olur, bu da kolay koordinasyona ve dolayısıyla etkili bir organizasyona yardımcı olur.

   Yetki Yukarıdan Aşağıya Doğru Akar

   Genel Müdür

   ↓

   Pazarlama Müdürü

   ↓

   Satış/Medya Yöneticisi

   ↓

   satıcılar

   
   

   Yukarıdaki şemaya göre, Genel Müdür en yüksek yetkiye sahiptir. Bu yetkiyi, Satış Müdürü ile paylaşan Pazarlama Müdürü paylaşır.

   Bu hiyerarşi zincirinden, sonuçların elde edilmesinde yardımcı olan ve işletmeye istikrar sağlayan resmi iletişim zinciri ortaya çıkar.

   Bu skaler komuta zinciri her zaman yukarıdan aşağıya doğru akar ve farklı düzeylerdeki farklı yöneticilerin yetki pozisyonlarını tanımlar.