การวางแผน หมายถึงการมองไปข้างหน้าและวางแผนแนวทางปฏิบัติในอนาคตที่จะปฏิบัติตาม เป็นขั้นตอนการเตรียมการ เป็นกิจกรรมที่เป็นระบบซึ่งกำหนดว่าเมื่อใด อย่างไร และใครจะเป็นผู้ดำเนินงานเฉพาะอย่าง การวางแผนเป็นโปรแกรมโดยละเอียดเกี่ยวกับแนวทางปฏิบัติในอนาคต

มันพูดถูก "แผนดีก็สำเร็จไปครึ่งหนึ่งแล้ว"ดังนั้น การวางแผนจึงคำนึงถึงทรัพยากรบุคคลและทรัพยากรกายภาพที่มีอยู่ขององค์กร เพื่อให้เกิดการประสานงานที่มีประสิทธิภาพและการปรับเปลี่ยนอย่างสมบูรณ์แบบ การวางแผนเป็นหน้าที่การจัดการขั้นพื้นฐานที่ประกอบด้วยการจัดทำแผนงานโดยละเอียดอย่างน้อยหนึ่งแผน เพื่อให้บรรลุความสมดุลระหว่างความต้องการหรือความจำเป็นกับทรัพยากรที่มีอยู่อย่างเหมาะสมที่สุด

เออร์วิคกล่าวว่า “การวางแผนคือความโน้มเอียงทางจิตใจที่จะทำสิ่งต่าง ๆ อย่างมีระเบียบ คิดก่อนลงมือทำ และกระทำโดยพิจารณาข้อเท็จจริงมากกว่าการคาดเดา” การวางแผนคือการตัดสินใจเลือกทางเลือกที่ดีที่สุดในบรรดาทางเลือกอื่น ๆ ในการปฏิบัติหน้าที่ด้านการจัดการต่าง ๆ เพื่อให้บรรลุเป้าหมายที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

คูนซ์ ​​โอโดเนลล์ กล่าวไว้ว่า “การวางแผนคือการตัดสินใจล่วงหน้าว่าจะทำอะไร ทำอย่างไร และใครเป็นผู้ทำ การวางแผนเปรียบเสมือนสะพานเชื่อมระหว่างจุดที่เรายืนอยู่กับจุดที่เราต้องการจะไป มันทำให้สิ่งต่างๆ ที่ไม่อาจเกิดขึ้นได้เกิดขึ้นได้”

ขั้นตอนในการวางแผนการทำงาน

ฟังก์ชั่นการวางแผนการจัดการ มีขั้นตอนดังต่อไปนี้:-

1. การกำหนดวัตถุประสงค์

   1. การวางแผนต้องอาศัยแนวทางที่เป็นระบบ

   2. การวางแผนเริ่มต้นด้วยการกำหนดเป้าหมายและวัตถุประสงค์ที่ต้องการบรรลุ

   3. วัตถุประสงค์ให้เหตุผลในการดำเนินกิจกรรมต่างๆ ตลอดจนระบุทิศทางของความพยายาม

   4. นอกจากนี้ วัตถุประสงค์ยังเน้นความสนใจของผู้จัดการไปที่ผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องบรรลุอีกด้วย

   5. อันที่จริงแล้ว วัตถุประสงค์เป็นหัวใจสำคัญของกระบวนการวางแผน ดังนั้น วัตถุประสงค์ควรระบุด้วยภาษาที่ชัดเจน แม่นยำ และไม่กำกวม มิฉะนั้น กิจกรรมที่ดำเนินการไปย่อมไม่มีประสิทธิภาพ

   6. เท่าที่เป็นไปได้ วัตถุประสงค์ควรระบุเป็นเชิงปริมาณ เช่น จำนวนคนทำงาน ค่าจ้างที่ได้รับ จำนวนหน่วยที่ผลิตได้ เป็นต้น แต่วัตถุประสงค์ดังกล่าวไม่สามารถระบุเป็นเชิงปริมาณได้ เช่น ประสิทธิภาพของผู้จัดการฝ่ายควบคุมคุณภาพ หรือประสิทธิผลของผู้จัดการฝ่ายบุคคล

   7. เป้าหมายดังกล่าวควรระบุเป็นเชิงคุณภาพ

   8. ดังนั้นวัตถุประสงค์จึงควรสามารถปฏิบัติได้ เป็นที่ยอมรับ ปฏิบัติได้จริง และบรรลุผลได้

2. การจัดตั้งสถานที่วางแผน

   1. การวางแผนสถานที่เป็นการคาดการณ์ถึงรูปแบบการจัดงานที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

   2. พวกเขาทำหน้าที่เป็นพื้นฐานของการวางแผน

   3. การจัดทำสถานที่วางแผนมีความเกี่ยวข้องกับการพิจารณาว่ามีแนวโน้มจะเบี่ยงเบนจากแผนจริงในจุดใด และสาเหตุของการเบี่ยงเบนดังกล่าว

   4. คือการค้นหาว่ามีอุปสรรคอะไรบ้างในการดำเนินธุรกิจในระหว่างการดำเนินการ

   5. การจัดตั้งสถานที่วางแผนเป็นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินการที่หลีกเลี่ยงอุปสรรคเหล่านี้ได้เป็นส่วนใหญ่

   6. การวางแผนสถานที่อาจเป็นแบบภายในหรือภายนอกก็ได้ ภายในประกอบด้วยนโยบายการลงทุนด้านทุน ความสัมพันธ์ด้านแรงงานของฝ่ายบริหาร ปรัชญาการบริหารจัดการ ฯลฯ ส่วนภายนอกประกอบด้วยการเปลี่ยนแปลงทางสังคม เศรษฐกิจ การเมือง และเศรษฐกิจ

   7. สถานที่ภายในสามารถควบคุมได้ ในขณะที่สถานที่ภายนอกไม่สามารถควบคุมได้

3. การเลือกทางเลือกในการดำเนินการ

   1. เมื่อมีการพยากรณ์และวางสถานที่เรียบร้อยแล้ว จะต้องพิจารณาแนวทางการดำเนินการทางเลือกอื่นๆ หลายประการ

   2. เพื่อจุดประสงค์นี้ ทางเลือกแต่ละทางจะได้รับการประเมินโดยการชั่งน้ำหนักข้อดีข้อเสียโดยคำนึงถึงทรัพยากรที่มีอยู่และความต้องการขององค์กร

   3. จะต้องพิจารณาข้อดีข้อเสีย ตลอดจนผลที่ตามมาของทางเลือกแต่ละทางก่อนที่จะตัดสินใจเลือก

   4. หลังจากการประเมินวัตถุประสงค์และทางวิทยาศาสตร์แล้ว ทางเลือกที่ดีที่สุดจะถูกเลือก

   5. นักวางแผนควรใช้ความช่วยเหลือจากเทคนิคเชิงปริมาณต่างๆ เพื่อตัดสินเสถียรภาพของทางเลือก

4. การกำหนดแผนการอนุพันธ์

   1. แผนอนุพันธ์คือแผนย่อยหรือแผนรองซึ่งช่วยในการบรรลุแผนหลัก

   2. แผนรองจะต่อยอดจากแผนพื้นฐาน ซึ่งมีไว้เพื่อสนับสนุนและเร่งรัดให้แผนพื้นฐานบรรลุผลสำเร็จ

   3. แผนงานโดยละเอียดเหล่านี้ประกอบไปด้วย นโยบาย ขั้นตอน กฎเกณฑ์ โปรแกรม งบประมาณ กำหนดการ ฯลฯ ตัวอย่างเช่น หากการเพิ่มผลกำไรสูงสุดเป็นเป้าหมายหลักขององค์กร แผนงานย่อยก็จะประกอบไปด้วยการเพิ่มยอดขายสูงสุด การเพิ่มผลผลิตสูงสุด และการลดต้นทุนให้เหลือน้อยที่สุด

   4. แผนงานอนุพันธ์ระบุตารางเวลาและลำดับของการดำเนินการงานต่างๆ

5. การสร้างความร่วมมือ

   1. หลังจากที่ได้กำหนดแผนงานแล้ว จำเป็นต้องแนะนำให้เปิดเผยความลับต่อผู้ใต้บังคับบัญชาหรือผู้ที่ต้องดำเนินการตามแผนงานเหล่านี้

   2. จุดประสงค์ในการนำสิ่งเหล่านี้มาสู่ความเชื่อมั่นคือ :-

      1. ผู้ใต้บังคับบัญชาอาจรู้สึกมีแรงบันดาลใจเนื่องจากพวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการตัดสินใจ

      2. องค์กรอาจได้รับข้อเสนอแนะที่มีคุณค่าและการปรับปรุงในการกำหนดสูตรและการดำเนินการตามแผนได้

      3. นอกจากนี้พนักงานยังจะสนใจในการดำเนินการตามแผนเหล่านี้มากขึ้น

6. การติดตาม/ประเมินผลแผนงาน

   1. หลังจากเลือกแนวทางการดำเนินการแล้ว จะต้องนำไปปฏิบัติ

   2. หลังจากดำเนินการตามแผนที่เลือกแล้ว สิ่งสำคัญคือการประเมินประสิทธิผลของแผนที่วางไว้

   3. การดำเนินการดังกล่าวจะดำเนินการตามข้อเสนอแนะหรือข้อมูลที่ได้รับจากแผนกหรือบุคคลที่เกี่ยวข้อง

   4. ซึ่งจะทำให้ฝ่ายบริหารสามารถแก้ไขจุดเบี่ยงเบนหรือปรับเปลี่ยนแผนได้

   5. ขั้นตอนนี้จะสร้างการเชื่อมโยงระหว่างฟังก์ชันการวางแผนและการควบคุม

   6. การติดตามผลจะต้องดำเนินไปควบคู่กับการปฏิบัติตามแผน เพื่อให้สามารถนำข้อสังเกตที่ได้ไปปรับปรุงแผนงานในอนาคตให้สมจริงยิ่งขึ้น