กระบวนการจัดระเบียบจะดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ หากผู้จัดการมีแนวทางที่ชัดเจน เพื่อให้สามารถตัดสินใจและดำเนินการได้ เพื่อให้การจัดระเบียบเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ ผู้จัดการสามารถนำหลักการจัดระเบียบต่อไปนี้มาใช้ได้

1. หลักการความเชี่ยวชาญ

   ตามหลักการแล้ว งานทั้งหมดขององค์กรควรได้รับการแบ่งสรรให้ผู้ใต้บังคับบัญชาตามคุณสมบัติ ความสามารถ และทักษะ การแบ่งงานให้ชัดเจนจะช่วยให้เกิดความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งนำไปสู่การจัดการที่มีประสิทธิภาพ

2. หลักการนิยามฟังก์ชัน

   ตามหลักการนี้ หน้าที่ทั้งหมดที่เกี่ยวข้องควรได้รับการกำหนดอย่างชัดเจนและครบถ้วนต่อผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชา สามารถทำได้โดยการกำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ อำนาจ และความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลให้ชัดเจน

   การชี้แจงความสัมพันธ์ระหว่างอำนาจและความรับผิดชอบช่วยให้เกิดการประสานงาน และทำให้การจัดองค์กรดำเนินไปได้อย่างมีประสิทธิผล

   ตัวอย่างเช่น หน้าที่หลักของฝ่ายผลิต การตลาด และการเงิน รวมถึงความสัมพันธ์ระหว่างอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบในแผนกเหล่านี้ ควรได้รับการกำหนดไว้อย่างชัดเจนให้ทุกคนในแผนกนั้น ๆ ทราบ การชี้แจงความสัมพันธ์ระหว่างอำนาจหน้าที่และความรับผิดชอบจะช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

3. หลักการของช่วงการควบคุม/การกำกับดูแล

   ตามหลักการนี้ช่วงการควบคุมคือช่วงของการดูแลซึ่งแสดงถึงจำนวนพนักงานที่ผู้จัดการคนเดียวสามารถจัดการและควบคุมได้อย่างมีประสิทธิภาพ

   ตามหลักการนี้ ผู้จัดการควรสามารถจัดการได้ว่าควรกำหนดจำนวนพนักงานภายใต้การดูแลเท่าใด การตัดสินใจนี้สามารถทำได้โดยเลือกจากช่วงการควบคุมที่กว้างหรือแคบ ช่วงการควบคุมมีสองประเภท:

   1. ช่วงการควบคุมที่กว้าง- เป็นช่วงที่ผู้จัดการสามารถกำกับดูแลและควบคุมกลุ่มบุคคลจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพในเวลาเดียวกัน คุณสมบัติของช่วงนี้คือ:
      1. ต้นทุนค่าใช้จ่ายในการกำกับดูแลลดลง
      2. การตอบสนองอย่างรวดเร็วจากพนักงาน
      3. การสื่อสารที่ดีขึ้น
      4. การกำกับดูแลที่ดีขึ้น
      5. ประสานงานที่ดีขึ้น
      6. เหมาะสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำๆ

      ตามช่วงนี้ ผู้จัดการหนึ่งคนสามารถจัดการผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลในเวลาเดียวกัน

   2. ช่วงการควบคุมที่แคบ- ตามช่วงนี้ งานและอำนาจจะถูกแบ่งไปในหมู่ผู้ใต้บังคับบัญชาหลายๆ คน และผู้จัดการจะไม่ควบคุมดูแลกลุ่มคนจำนวนมากที่อยู่ใต้บังคับบัญชาของเขา

      ผู้จัดการจะควบคุมดูแลพนักงานจำนวนหนึ่งตามช่วงเวลาที่จำกัด คุณสมบัติมีดังนี้:

      1. งานที่ต้องใช้การควบคุมและควบคุมอย่างเข้มงวด เช่น งานหัตถกรรม งานงาช้าง เป็นต้น ซึ่งต้องใช้ความชำนาญพิเศษ ช่วงแคบๆ จึงเป็นประโยชน์มากกว่า
      2. การประสานงานเป็นสิ่งที่ทำได้ยาก
      3. ช่องว่างในการสื่อสารอาจเกิดขึ้นได้
      4. ข้อความอาจจะถูกบิดเบือนได้
      5. การทำงานเฉพาะทางสามารถทำได้

   ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อช่วงการควบคุม

   1. ความสามารถในการจัดการ- ในกรณีที่ผู้จัดการมีความสามารถ มีคุณสมบัติ และมีประสบการณ์ ขอบเขตการควบคุมที่กว้างจึงเป็นประโยชน์เสมอ

   2. ความสามารถของผู้ใต้บังคับบัญชา- หากผู้ใต้บังคับบัญชามีความสามารถและทักษะ รวมถึงมีความเข้าใจในระดับที่เหมาะสม ผู้ใต้บังคับบัญชามักจะเข้าพบหัวหน้าเพื่อแก้ไขปัญหาบ่อยครั้ง ในกรณีนี้ ผู้จัดการสามารถดูแลพนักงานจำนวนมากได้ ดังนั้น ระยะการทำงานที่กว้างจึงเหมาะสม

   3. ลักษณะงาน- หากงานมีลักษณะซ้ำซาก การควบคุมดูแลแบบช่วงกว้างจะเป็นประโยชน์มากกว่า ในทางกลับกัน หากงานต้องใช้ทักษะทางความคิดหรือความชำนาญ การควบคุมดูแลที่เข้มงวดเป็นสิ่งจำเป็น ในขณะที่ช่วงแคบจะเป็นประโยชน์มากกว่า

   4. การมอบอำนาจ- เมื่อมอบหมายงานให้กับระดับล่างอย่างมีประสิทธิภาพและเหมาะสม ความสับสนก็จะน้อยลงและสามารถรักษาสภาพแวดล้อมการทำงานให้เอื้ออำนวยได้ ในกรณีเช่นนี้ การควบคุมที่กว้างจะเหมาะสม และหัวหน้างานสามารถจัดการและควบคุมผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมากได้ในคราวเดียว

   5. ระดับของการกระจายอำนาจ- การกระจายอำนาจเกิดขึ้นเพื่อให้บรรลุถึงความเชี่ยวชาญเฉพาะด้าน ซึ่งอำนาจจะถูกแบ่งปันโดยบุคคลและผู้จัดการหลายระดับ ในกรณีเช่นนี้ โครงสร้างที่สูงจะเป็นประโยชน์

      มีความกังวลบางประการเกี่ยวกับการกระจายอำนาจที่มีประสิทธิภาพมาก ซึ่งส่งผลให้เกิดการสื่อสารโดยตรงและเป็นการส่วนตัวระหว่างผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา ซึ่งทำให้ผู้บังคับบัญชาสามารถจัดการผู้ใต้บังคับบัญชาจำนวนมากได้อย่างง่ายดาย ในกรณีเช่นนี้ การกระจายอำนาจแบบกว้าง (Wide Span) จะช่วยได้

4. หลักการของโซ่สเกลาร์

   ห่วงโซ่สเกลาร์คือห่วงโซ่แห่งการบังคับบัญชาหรืออำนาจหน้าที่ที่ไหลจากบนลงล่าง เมื่อมีห่วงโซ่แห่งอำนาจหน้าที่ การสูญเสียทรัพยากรจะลดลง การสื่อสารจะได้รับผลกระทบ หลีกเลี่ยงการทับซ้อนของงาน และการจัดการก็จะง่ายขึ้น

   สายการบังคับบัญชาแบบสเกลาร์ช่วยอำนวยความสะดวกให้กับกระบวนการทำงานในองค์กร ซึ่งจะช่วยให้บรรลุผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพ เนื่องจากอำนาจหน้าที่ไหลจากบนลงล่าง จึงทำให้ผู้จัดการทุกระดับสามารถกำหนดตำแหน่งหน้าที่ได้อย่างชัดเจน ซึ่งจะช่วยให้องค์กรมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. หลักการแห่งเอกภาพแห่งการบังคับบัญชา

   สะท้อนถึงความสัมพันธ์แบบลูกน้องหนึ่งคนต่อลูกน้องหนึ่งคน ลูกน้องทุกคนต้องรับผิดชอบและรับผิดชอบต่อเจ้านายหนึ่งคนในเวลาเดียวกัน วิธีนี้ช่วยหลีกเลี่ยงช่องว่างในการสื่อสาร และช่วยให้ได้รับคำติชมและการตอบสนองอย่างรวดเร็ว

   ความสามัคคีในการบังคับบัญชาช่วยให้มีการผสมผสานทรัพยากรต่างๆ ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นั่นก็คือ ทรัพยากรทางกายภาพและทางการเงิน ซึ่งจะช่วยในการประสานงานและการจัดองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ

   อำนาจไหลจากบนลงล่าง

   กรรมการผู้จัดการ

   ↓

   ผู้จัดการฝ่ายการตลาด

   ↓

   ผู้จัดการฝ่ายขาย/สื่อ

   ↓

   พนักงานขาย

   
   

   จากแผนภาพข้างต้น กรรมการผู้จัดการมีอำนาจหน้าที่ในระดับสูงสุด อำนาจนี้จะถูกแบ่งปันโดยผู้จัดการฝ่ายการตลาด ซึ่งจะแบ่งปันอำนาจของตนกับผู้จัดการฝ่ายขาย

   จากห่วงโซ่ลำดับชั้นนี้ ห่วงโซ่การสื่อสารอย่างเป็นทางการจะชัดเจนขึ้นว่าห่วงโซ่ใดมีประโยชน์ในการบรรลุผล และห่วงโซ่ใดที่สร้างเสถียรภาพให้กับข้อกังวล

   ห่วงโซ่คำสั่งแบบสเกลาร์นี้จะไหลจากบนลงล่างเสมอ และกำหนดตำแหน่งอำนาจของผู้จัดการที่แตกต่างกันในแต่ละระดับ