ขวัญกำลังใจสามารถนิยามได้ว่าเป็นความพึงพอใจโดยรวมที่บุคคลได้รับจากงาน กลุ่มงาน หัวหน้างาน องค์กรที่เขาทำงานด้วย และสภาพแวดล้อม โดยทั่วไปแล้วขวัญกำลังใจจะเกี่ยวข้องกับความรู้สึกสบาย ความสุข และความพึงพอใจของบุคคล

ตามที่เดวิสกล่าวว่า “ขวัญกำลังใจเป็นสภาพจิตใจของกลุ่มและบุคคลซึ่งกำหนดทัศนคติของพวกเขา".

กล่าวโดยสรุป ขวัญกำลังใจคือการผสมผสานระหว่างทัศนคติ พฤติกรรม การแสดงมุมมอง และความคิดเห็นของพนักงาน ซึ่งทั้งหมดนำมารวมกันในสถานการณ์การทำงาน แสดงให้เห็นถึงความรู้สึกของพนักงานที่มีต่องาน เงื่อนไขการทำงาน และความสัมพันธ์กับนายจ้าง ขวัญกำลังใจประกอบด้วยทัศนคติและปฏิกิริยาเฉพาะเจาะจงของพนักงานที่มีต่องาน

ขวัญกำลังใจมีอยู่ 2 สถานะ:

ขวัญกำลังใจสูง - ขวัญกำลังใจที่ดีหมายถึงความมุ่งมั่นในการทำงาน ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการบรรลุวัตถุประสงค์ของฝ่ายบริหาร ขวัญกำลังใจที่ดีจะนำไปสู่:

• การทำงานเป็นทีมอย่างกระตือรือร้นของพนักงาน
• ความมุ่งมั่นต่อองค์กรและความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของจิตใจพนักงาน
• ระบุและแก้ไขข้อขัดแย้งทันที
• สภาพแวดล้อมการทำงานที่ถูกสุขอนามัยและปลอดภัย
• การสื่อสารที่มีประสิทธิภาพภายในองค์กร
• เพิ่มผลผลิต
• แรงบันดาลใจที่มากขึ้น

ขวัญกำลังใจต่ำ - ขวัญกำลังใจต่ำมีลักษณะดังต่อไปนี้:

• ความเดือดร้อนและความขัดแย้งในองค์กรเพิ่มมากขึ้น
• อัตราการขาดงานและการลาออกของพนักงานสูง
• ความไม่พอใจต่อผู้บังคับบัญชาและนายจ้าง
• สภาพการทำงานที่ย่ำแย่
• ความหงุดหงิดของพนักงาน
• การลดลงของผลผลิต
• ขาดแรงจูงใจ.

แม้ แรงจูงใจและขวัญกำลังใจ มีแนวคิดที่เกี่ยวข้องกันอย่างใกล้ชิด โดยมีความแตกต่างกันดังต่อไปนี้:

1. ในขณะที่แรงจูงใจเป็นแรงผลักดันทางจิตวิทยาภายในของบุคคลซึ่งผลักดันให้บุคคลนั้นประพฤติตนในลักษณะที่เฉพาะเจาะจง ขวัญกำลังใจจะมีลักษณะเป็นสถานการณ์ของกลุ่มมากกว่า

2. แรงจูงใจที่สูงขึ้นมักจะนำไปสู่ขวัญกำลังใจของพนักงานที่สูงขึ้น แต่ขวัญกำลังใจที่สูงไม่ได้ส่งผลให้พนักงานมีแรงจูงใจมากขึ้นเสมอไป เพราะการมีทัศนคติเชิงบวกต่อปัจจัยต่างๆ ของสถานการณ์การทำงานอาจไม่ได้บังคับให้พนักงานทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นเสมอไป

3. แม้ว่าแรงจูงใจจะเป็นแนวคิดส่วนบุคคล แต่ขวัญกำลังใจเป็นแนวคิดของกลุ่ม ดังนั้น แรงจูงใจจึงคำนึงถึงความแตกต่างระหว่างพนักงานแต่ละคน และขวัญกำลังใจของพนักงานสามารถเพิ่มขึ้นได้โดยการพิจารณาปัจจัยต่างๆ ที่มีอิทธิพลต่อสถานการณ์การทำงานเป็นกลุ่มหรือสภาพแวดล้อมการทำงานโดยรวม

4. แรงจูงใจถือเป็นประเด็นสำคัญในทุกองค์กร ในขณะที่ขวัญกำลังใจถือเป็นปรากฏการณ์รอง เนื่องจากแรงจูงใจที่สูงจะนำไปสู่ผลผลิตที่สูงขึ้น ในขณะที่ขวัญกำลังใจที่สูงอาจไม่จำเป็นต้องนำไปสู่ผลผลิตที่สูงขึ้นเสมอไป

5. สิ่งที่เกี่ยวพันกับขวัญกำลังใจมักเป็นเพียงส่วนหนึ่งของสภาพแวดล้อมการทำงาน ส่วนสิ่งที่เกี่ยวพันกับแรงจูงใจก็มักจะเกี่ยวพันกับผลการปฏิบัติงานของแต่ละบุคคล