Planering innebär att se framåt och planera framtida handlingsplaner. Det är ett förberedande steg. Det är en systematisk aktivitet som avgör när, hur och vem som ska utföra ett specifikt jobb. Planering är ett detaljerat program för framtida handlingsplaner.

Det är med rätta sagt "Nåväl, planen är halvfärdig"Därför tar planering hänsyn till organisationens tillgängliga potentiella mänskliga och fysiska resurser för att uppnå effektiv samordning och perfekt anpassning av bidrag. Det är den grundläggande ledningsfunktionen som inkluderar formulering av en eller flera detaljerade planer för att uppnå optimal balans mellan behov eller krav och tillgängliga resurser.

Enligt Urwick är "planering en mental predisposition att göra saker på ett ordnat sätt, att tänka innan man agerar och att agera i ljuset av fakta snarare än gissningar". Planering handlar om att välja det bästa alternativet bland andra för att utföra olika chefsfunktioner för att uppnå förutbestämda mål.

Enligt Koontz O'Donell är "Planering att bestämma i förväg vad man ska göra, hur man ska göra det och vem som ska göra det. Planering överbryggar klyftan mellan vart vi är på väg och vart vi vill åka. Det möjliggör att saker kan hända som annars inte skulle hända."

Steg i planeringsfunktionen

Ledningens planeringsfunktion innebär följande steg: -

1. Fastställande av mål

   1. Planering kräver ett systematiskt tillvägagångssätt.

   2. Planering börjar med att sätta upp mål och delmål som ska uppnås.

   3. Mål ger en motivering för att genomföra olika aktiviteter och anger även riktningen för insatserna.

   4. Dessutom riktar målen chefernas uppmärksamhet mot de slutresultat som ska uppnås.

   5. Faktum är att mål utgör kärnan i planeringsprocessen. Därför bör mål anges på ett tydligt, precist och entydigt språk. Annars är de åtgärder som vidtas dömda att vara ineffektiva.

   6. Så långt som möjligt bör mål anges i kvantitativa termer. Till exempel antal arbetande män, löner som ges, producerade enheter etc. Men ett sådant mål kan inte anges i kvantitativa termer som kvalitetskontrollchefens prestanda eller personalchefens effektivitet.

   7. Sådana mål bör specificeras i kvalitativa termer.

   8. Därför bör målen vara praktiska, acceptabla, genomförbara och uppnåeliga.

2. Etablering av planeringslokaler

   1. Planeringsförutsättningar är antagandena om hur händelser kommer att leva upp i framtiden.

   2. De fungerar som grund för planering.

   3. Att fastställa planeringsförutsättningar handlar om att fastställa var man tenderar att avvika från de faktiska planerna och orsakerna till sådana avvikelser.

   4. Det handlar om att ta reda på vilka hinder som finns i vägen för affärsverksamheten under verksamhetens gång.

   5. Upprättandet av planeringsförutsättningar är angeläget om att vidta sådana åtgärder som i stor utsträckning undviker dessa hinder.

   6. Planeringsförutsättningar kan vara interna eller externa. Interna inkluderar kapitalinvesteringspolicy, ledningens arbetsmarknadsrelationer, ledningsfilosofi etc. Medan externa inkluderar socioekonomiska, politiska och ekonomiska förändringar.

   7. Interna lokaler är kontrollerbara medan externa är icke-kontrollerbara.

3. Val av alternativ handlingssätt

   1. När prognoser är tillgängliga och förutsättningar är fastställda måste ett antal alternativa handlingsplaner övervägas.

   2. För detta ändamål kommer varje alternativ att utvärderas genom att väga dess för- och nackdelar mot bakgrund av tillgängliga resurser och organisationens krav.

   3. För- och nackdelar samt konsekvenserna av varje alternativ måste undersökas innan valet fattas.

   4. Efter objektiv och vetenskaplig utvärdering väljs det bästa alternativet.

   5. Planerarna bör ta hjälp av olika kvantitativa tekniker för att bedöma stabiliteten hos ett alternativ.

4. Formulering av derivatplaner

   1. Derivatplaner är delplaner eller sekundära planer som hjälper till att uppnå huvudplanen.

   2. Sekundära planer kommer att utgå från den grundläggande planen. Dessa är avsedda att stödja och påskynda uppnåendet av de grundläggande planerna.

   3. Dessa detaljplaner inkluderar policyer, procedurer, regler, program, budgetar, scheman etc. Om till exempel vinstmaximering är företagets huvudmål, kommer derivatplaner att inkludera försäljningsmaximering, produktionsmaximering och kostnadsminimering.

   4. Derivatplaner anger tidsschema och ordningsföljd för att utföra olika uppgifter.

5. Säkra samarbete

   1. Efter att planerna har fastställts är det nödvändigt och lämpligt att ta underordnade eller de som ska genomföra dessa planer i förtroende.

   2. Syftet med att ta dem i förtroende är:

      1. Underordnade kan känna sig motiverade eftersom de är involverade i beslutsprocessen.

      2. Organisationen kan få värdefulla förslag och förbättringar i formulering såväl som genomförande av planer.

      3. Även de anställda kommer att vara mer intresserade av genomförandet av dessa planer.

6. Uppföljning/bedömning av planer

   1. Efter att ha valt en viss handlingsplan omsätts den i handling.

   2. Efter att den valda planen har genomförts är det viktigt att utvärdera dess effektivitet.

   3. Detta görs på grundval av feedback eller information som mottagits från avdelningar eller berörda personer.

   4. Detta gör det möjligt för ledningen att korrigera avvikelser eller ändra planen.

   5. Detta steg etablerar en koppling mellan planerings- och kontrollfunktionen.

   6. Uppföljningen måste ske parallellt med genomförandet av planer så att framtida planer kan göras mer realistiska mot bakgrund av gjorda observationer.