Planeamento significa olhar para o futuro e traçar linhas de ação futuras a serem seguidas. É uma etapa preparatória. É uma atividade sistemática que determina quando, como e quem executará uma tarefa específica. O planejamento é um programa detalhado sobre linhas de ação futuras.

Diz-se com razão "Bem, o plano está pela metade". Portanto, o planejamento leva em consideração os recursos humanos e físicos disponíveis da organização, a fim de obter coordenação eficaz, contribuição e ajuste perfeito. É a função básica da gestão, que inclui a formulação de um ou mais planos detalhados para alcançar o equilíbrio ideal entre necessidades ou demandas e os recursos disponíveis.

Segundo Urwick, “Planejamento é uma predisposição mental para fazer as coisas de forma ordenada, para pensar antes de agir e para agir à luz de fatos em vez de suposições”. Planejar é decidir a melhor alternativa, entre outras, para desempenhar diferentes funções gerenciais a fim de atingir objetivos predeterminados.

Segundo Koontz O'Donell, “Planejar é decidir com antecedência o que fazer, como fazer e quem fará. O planejamento preenche a lacuna entre onde estamos e para onde queremos ir. Ele torna possível que coisas aconteçam que de outra forma não aconteceriam”.

Etapas da função de planejamento

Função de planejamento da gestão envolve as seguintes etapas:

1. Estabelecimento de objetivos

   1. O planejamento requer uma abordagem sistemática.

   2. O planejamento começa com a definição de metas e objetivos a serem alcançados.

   3. Os objetivos fornecem uma justificativa para a realização de diversas atividades e também indicam a direção dos esforços.

   4. Além disso, os objetivos concentram a atenção dos gestores nos resultados finais a serem alcançados.

   5. Na verdade, os objetivos fornecem o núcleo do processo de planejamento. Portanto, eles devem ser declarados em uma linguagem clara, precisa e inequívoca. Caso contrário, as atividades empreendidas certamente serão ineficazes.

   6. Na medida do possível, os objetivos devem ser declarados em termos quantitativos. Por exemplo, número de trabalhadores, salários pagos, unidades produzidas, etc. Mas tal objetivo não pode ser declarado em termos quantitativos, como desempenho do gerente de controle de qualidade ou eficácia do gerente de pessoal.

   7. Tais objetivos devem ser especificados em termos qualitativos.

   8. Portanto, os objetivos devem ser práticos, aceitáveis, viáveis ​​e alcançáveis.

2. Estabelecimento de instalações de planejamento

   1. As premissas de planejamento são as suposições sobre o formato dinâmico dos eventos no futuro.

   2. Eles servem como base para o planejamento.

   3. O estabelecimento de premissas de planejamento visa determinar onde se tende a desviar dos planos reais e as causas desses desvios.

   4. O objetivo é descobrir quais obstáculos existem no caminho dos negócios durante o curso das operações.

   5. O estabelecimento de premissas de planejamento visa tomar medidas que evitem esses obstáculos em grande medida.

   6. As premissas de planejamento podem ser internas ou externas. Internas incluem política de investimento de capital, relações de trabalho gerenciais, filosofia de gestão, etc. Já externas incluem mudanças socioeconômicas, políticas e econômicas.

   7. As instalações internas são controláveis, enquanto as externas não são controláveis.

3. Escolha de curso de ação alternativo

   1. Quando as previsões estão disponíveis e as premissas são estabelecidas, uma série de cursos de ações alternativos devem ser considerados.

   2. Para isso, cada alternativa será avaliada ponderando seus prós e contras à luz dos recursos disponíveis e das necessidades da organização.

   3. Os méritos, deméritos e também as consequências de cada alternativa devem ser examinados antes que a escolha seja feita.

   4. Após avaliação objetiva e científica, a melhor alternativa é escolhida.

   5. Os planejadores devem recorrer a várias técnicas quantitativas para avaliar a estabilidade de uma alternativa.

4. Formulação de planos derivativos

   1. Os planos derivativos são subplanos ou planos secundários que auxiliam na realização do plano principal.

   2. Os planos secundários derivarão do plano básico. Eles visam apoiar e agilizar a concretização dos planos básicos.

   3. Esses planos detalhados incluem políticas, procedimentos, regras, programas, orçamentos, cronogramas, etc. Por exemplo, se a maximização do lucro for o principal objetivo da empresa, os planos derivados incluirão a maximização das vendas, a maximização da produção e a minimização dos custos.

   4. Os planos derivativos indicam o cronograma e a sequência de realização de várias tarefas.

5. Garantindo a cooperação

   1. Depois que os planos forem determinados, é necessário e aconselhável levar os subordinados ou aqueles que terão que implementar esses planos a um nível confidencial.

   2. Os propósitos por trás de levá-los à confiança são:

      1. Os subordinados podem se sentir motivados porque estão envolvidos no processo de tomada de decisões.

      2. A organização pode obter sugestões valiosas e melhorias na formulação e implementação de planos.

      3. Os funcionários também estarão mais interessados ​​na execução desses planos.

6. Acompanhamento/Avaliação de planos

   1. Após escolher um determinado curso de ação, ele é colocado em ação.

   2. Após a implementação do plano selecionado, é importante avaliar sua eficácia.

   3. Isso é feito com base no feedback ou nas informações recebidas dos departamentos ou pessoas envolvidas.

   4. Isso permite que a gerência corrija desvios ou modifique o plano.

   5. Esta etapa estabelece um vínculo entre a função de planejamento e controle.

   6. O acompanhamento deve ocorrer paralelamente à implementação dos planos para que, à luz das observações feitas, os planos futuros possam ser tornados mais realistas.