O controle como uma função de gestão envolve as seguintes etapas:

1. Estabelecimento de padrões- Padrões são os planos ou metas que devem ser alcançados no curso da atividade empresarial. Eles também podem ser chamados de critérios para avaliar o desempenho. Os padrões geralmente são classificados em dois tipos:

   1. Mensuráveis ​​ou tangíveis - Os padrões que podem ser medidos e expressos são chamados de padrões mensuráveis. Eles podem ser na forma de custo, produção, despesa, tempo, lucro, etc.

   2. Não mensuráveis ​​ou intangíveis - Existem padrões que não podem ser medidos monetariamente. Por exemplo, o desempenho de um gestor, o desvio dos funcionários, suas atitudes em relação a uma preocupação. Esses são chamados de padrões intangíveis.

   O controle se torna fácil por meio do estabelecimento desses padrões porque o controle é exercido com base nesses padrões.

2. Medição de desempenho- O segundo passo importante no controle é mensurar o desempenho. Descobrir desvios se torna fácil mensurando o desempenho real.

   Os níveis de desempenho às vezes são fáceis de mensurar, às vezes são difíceis. A mensuração de padrões tangíveis é fácil, pois pode ser expressa em unidades, custos, termos monetários, etc. A mensuração quantitativa torna-se difícil quando o desempenho do gestor precisa ser mensurado. O desempenho de um gestor não pode ser medido em quantidades. Ele só pode ser medido por:

   1. Atitude dos trabalhadores,
   2. Sua moral para trabalhar,
   3. O desenvolvimento das atitudes em relação ao ambiente físico e
   4. A comunicação deles com os superiores.

   Às vezes, isso também é feito por meio de vários relatórios, como relatórios semanais, mensais, trimestrais e anuais.

3. Comparação do desempenho real e padrão- A comparação do desempenho real com as metas planejadas é muito importante. O desvio pode ser definido como a diferença entre o desempenho real e as metas planejadas. O gerente tem que descobrir duas coisas aqui: extensão do desvio e causa do desvio.

   A extensão do desvio significa que o gestor precisa descobrir se o desvio é positivo ou negativo, ou se o desempenho real está em conformidade com o planejado. O gestor precisa exercer controle por exceção. Ele precisa descobrir os desvios que são críticos e importantes para o negócio.

   Pequenos desvios devem ser ignorados. Grandes desvios, como substituição de máquinas, contratação de trabalhadores, qualidade da matéria-prima, taxa de lucro, etc., devem ser considerados conscientemente. Por isso, diz-se: "Se um gerente controla tudo, ele acaba não controlando nada".

   Por exemplo, se os custos com material de escritório aumentarem de 5% a 10%, isso pode ser chamado de desvio menor. Por outro lado, se a produção mensal diminuir continuamente, isso é chamado de desvio maior.

   Uma vez identificado o desvio, o gestor deve refletir sobre as diversas causas que o levaram a ele. As causas podem ser:

   1. Planejamento errôneo,
   2. A coordenação se afrouxa,
   3. A implementação dos planos é defeituosa e
   4. A supervisão e a comunicação são ineficazes, etc.

4. Tomando medidas corretivas- Uma vez conhecidas as causas e a extensão dos desvios, o gestor precisa detectar esses erros e tomar medidas corretivas. Há duas alternativas aqui:
   1. Tomar medidas corretivas para desvios ocorridos; e
   2. Após tomar as medidas corretivas, se o desempenho real não estiver em conformidade com o planejado, o gestor pode revisar as metas. É aqui que o processo de controle chega ao fim. O acompanhamento é uma etapa importante, pois somente por meio da tomada de medidas corretivas um gestor pode exercer o controle.