Planning betekent vooruitkijken en toekomstige te volgen koersen uitstippelen. Het is een voorbereidende stap. Het is een systematische activiteit die bepaalt wanneer, hoe en wie een specifieke taak gaat uitvoeren. Planning is een gedetailleerd programma met betrekking tot toekomstige koersen.

Het is terecht gezegd "Nou, het plan is half af"Daarom houdt de planning rekening met de beschikbare potentiële menselijke en fysieke middelen van de organisatie om effectieve coördinatie en een perfecte afstemming van de bijdrage te bereiken. Het is een basisfunctie van management die het formuleren van een of meer gedetailleerde plannen omvat om een ​​optimale balans te bereiken tussen behoeften of eisen en de beschikbare middelen.

Volgens Urwick is "Planning een mentale aanleg om dingen ordelijk te doen, na te denken alvorens te handelen en te handelen op basis van feiten in plaats van gissingen". Planning is het kiezen van de beste alternatieven om verschillende managementfuncties uit te voeren om vooraf bepaalde doelen te bereiken.

Volgens Koontz O'Donell: "Plannen is vooraf beslissen wat je gaat doen, hoe je het gaat doen en wie het gaat doen. Plannen overbrugt de kloof tussen waar we nu zijn en waar we naartoe willen. Het maakt dingen mogelijk die anders niet zouden gebeuren."

Stappen in de planningsfunctie

Planningsfunctie van het management omvat de volgende stappen:

1. Vaststelling van doelstellingen

   1. Planning vereist een systematische aanpak.

   2. Plannen begint met het vaststellen van doelen en doelstellingen die bereikt moeten worden.

   3. Doelstellingen vormen een reden voor het ondernemen van verschillende activiteiten en geven de richting van de inspanningen aan.

   4. Bovendien zorgen doelstellingen ervoor dat managers zich richten op de eindresultaten die behaald moeten worden.

   5. Doelstellingen vormen feitelijk de kern van het planningsproces. Daarom moeten ze helder, precies en ondubbelzinnig worden geformuleerd. Anders zijn de ondernomen activiteiten gedoemd ineffectief te zijn.

   6. Doelstellingen moeten zoveel mogelijk in kwantitatieve termen worden geformuleerd. Bijvoorbeeld: aantal werkende mannen, toegekende lonen, geproduceerde eenheden, enz. Maar zo'n doelstelling kan niet in kwantitatieve termen worden uitgedrukt, zoals de prestaties van de kwaliteitscontrolemanager of de effectiviteit van de personeelsmanager.

   7. Dergelijke doelen moeten in kwalitatieve termen worden gespecificeerd.

   8. Doelstellingen moeten daarom praktisch, acceptabel, uitvoerbaar en haalbaar zijn.

2. Vaststelling van planningsuitgangspunten

   1. Planningsuitgangspunten zijn de aannames over de levendige vorm van evenementen in de toekomst.

   2. Ze dienen als basis voor de planning.

   3. Bij het vaststellen van planningsuitgangspunten moet men vaststellen op welke punten men geneigd is af te wijken van de werkelijke plannen en wat de oorzaken zijn van die afwijkingen.

   4. Het doel is om te achterhalen welke obstakels er zijn tijdens de bedrijfsvoering.

   5. Het vaststellen van planningsuitgangspunten is erop gericht om maatregelen te treffen die deze belemmeringen grotendeels vermijden.

   6. Planningsuitgangspunten kunnen intern of extern zijn. Intern omvat het kapitaalinvesteringsbeleid, de arbeidsverhoudingen, de managementfilosofie, enz. Extern omvat sociaaleconomische, politieke en economische veranderingen.

   7. Interne zaken zijn controleerbaar, terwijl externe zaken niet controleerbaar zijn.

3. Keuze van alternatieve handelwijze

   1. Wanneer er voorspellingen beschikbaar zijn en de locatie is vastgesteld, moeten er een aantal alternatieve handelwijzen worden overwogen.

   2. Daartoe worden alle alternatieven geëvalueerd, waarbij de voor- en nadelen worden afgewogen in het licht van de beschikbare middelen en de vereisten van de organisatie.

   3. De voor- en nadelen en de gevolgen van elk alternatief moeten worden onderzocht voordat een keuze wordt gemaakt.

   4. Na een objectieve en wetenschappelijke evaluatie wordt het beste alternatief gekozen.

   5. De planners moeten gebruikmaken van verschillende kwantitatieve technieken om de stabiliteit van een alternatief te beoordelen.

4. Formulering van derivatenplannen

   1. Afgeleide plannen zijn de subplannen of secundaire plannen die bijdragen aan het realiseren van het hoofdplan.

   2. Secundaire plannen vloeien voort uit het basisplan. Deze zijn bedoeld om de realisatie van de basisplannen te ondersteunen en te versnellen.

   3. Deze gedetailleerde plannen omvatten beleid, procedures, regels, programma's, budgetten, schema's, enzovoort. Als winstmaximalisatie bijvoorbeeld het hoofddoel van de onderneming is, zullen afgeleide plannen verkoopmaximalisatie, productiemaximalisatie en kostenminimalisatie omvatten.

   4. Afgeleide plannen geven het tijdschema en de volgorde aan waarin verschillende taken moeten worden uitgevoerd.

5. Het veiligstellen van samenwerking

   1. Nadat de plannen zijn vastgesteld, is het raadzaam om de ondergeschikten of degenen die de plannen moeten uitvoeren, in vertrouwen te nemen.

   2. De redenen waarom u uw gegevens in vertrouwen neemt, zijn:

      1. Ondergeschikten kunnen zich gemotiveerd voelen omdat ze betrokken zijn bij het besluitvormingsproces.

      2. De organisatie kan waardevolle suggesties en verbeteringen krijgen bij het formuleren en implementeren van plannen.

      3. Ook zullen de werknemers meer geïnteresseerd zijn in de uitvoering van deze plannen.

6. Opvolging/beoordeling van plannen

   1. Nadat er een bepaalde handelwijze is gekozen, wordt deze in de praktijk gebracht.

   2. Nadat het geselecteerde plan is geïmplementeerd, is het belangrijk om de effectiviteit ervan te beoordelen.

   3. Dit gebeurt op basis van feedback of informatie die we ontvangen van betrokken afdelingen of personen.

   4. Hierdoor kan het management afwijkingen corrigeren of het plan aanpassen.

   5. Deze stap legt een verbinding tussen de plannings- en de controlerende functie.

   6. De follow-up moet parallel lopen met de uitvoering van de plannen, zodat in het licht van de observaties de toekomstige plannen realistischer kunnen worden gemaakt.