Controleren als managementfunctie omvat de volgende stappen:

1. Vaststelling van normen- Normen zijn de plannen of doelstellingen die behaald moeten worden in het kader van de bedrijfsactiviteiten. Ze kunnen ook worden gebruikt als criteria voor het beoordelen van de prestaties. Normen worden over het algemeen ingedeeld in twee categorieën:

   1. Meetbaar of tastbaar - Normen die meetbaar en uitdrukbaar zijn, worden meetbare normen genoemd. Ze kunnen de vorm hebben van kosten, output, uitgaven, tijd, winst, enz.

   2. Niet-meetbaar of ontastbaar - Er zijn normen die niet in geld kunnen worden uitgedrukt. Bijvoorbeeld de prestaties van een manager, de afwijking van werknemers, hun houding ten opzichte van een bepaald probleem. Dit worden ontastbare normen genoemd.

   Door het vaststellen van deze normen wordt het controleren gemakkelijker, omdat de controle op basis van deze normen wordt uitgeoefend.

2. Prestatiemeting- De tweede belangrijke stap in het beheersen is het meten van de prestaties. Afwijkingen opsporen wordt eenvoudig door de werkelijke prestaties te meten.

   Prestatieniveaus zijn soms gemakkelijk te meten en soms moeilijk. Het meten van tastbare normen is eenvoudig, omdat deze kunnen worden uitgedrukt in eenheden, kosten, geld, enz. Kwantitatieve meting wordt lastig wanneer de prestaties van een manager moeten worden gemeten. De prestaties van een manager kunnen niet in kwantiteiten worden gemeten. Ze kunnen alleen worden gemeten door:

   1. Houding van de werknemers,
   2. Hun moraal om te werken,
   3. De ontwikkeling in de houding ten opzichte van de fysieke omgeving, en
   4. Hun communicatie met hun superieuren.

   Soms gebeurt dit ook via verschillende rapporten, zoals wekelijkse, maandelijkse, kwartaal- en jaarlijkse rapporten.

3. Vergelijking van werkelijke en standaardprestaties- Vergelijking van de werkelijke prestaties met de geplande doelen is erg belangrijk. Afwijking kan worden gedefinieerd als de kloof tussen de werkelijke prestaties en de geplande doelen. De manager moet hier twee dingen achterhalen: de mate van afwijking en de oorzaak van de afwijking..

   De mate van afwijking betekent dat de manager moet nagaan of de afwijking positief of negatief is, of dat de werkelijke prestatie in overeenstemming is met de geplande prestatie. De manager moet controle uitoefenen door middel van uitzonderingen. Hij moet de afwijkingen opsporen die kritiek en belangrijk zijn voor de bedrijfsvoering.

   Kleine afwijkingen moeten worden genegeerd. Grote afwijkingen, zoals vervanging van machines, aanstelling van werknemers, kwaliteit van grondstoffen, winstpercentage, enz., moeten bewust worden bekeken. Daarom wordt er gezegd: "Als een manager alles controleert, controleert hij uiteindelijk niets."

   Als de kantoorkosten bijvoorbeeld met een kleine 5 tot 10% stijgen, kan er sprake zijn van een kleine afwijking. Als de maandelijkse productie daarentegen continu daalt, is er sprake van een grote afwijking.

   Zodra de afwijking is vastgesteld, moet een manager nadenken over de verschillende oorzaken die tot de afwijking hebben geleid. De oorzaken kunnen zijn:

   1. Verkeerde planning,
   2. Coördinatie wordt losser,
   3. De uitvoering van de plannen is gebrekkig en
   4. Toezicht en communicatie zijn niet effectief, etc.

4. Corrigerende maatregelen nemen- Zodra de oorzaken en de omvang van de afwijkingen bekend zijn, moet de manager deze fouten opsporen en corrigerende maatregelen nemen. Er zijn hier twee alternatieven:
   1. Het nemen van corrigerende maatregelen voor afwijkingen die zijn opgetreden; en
   2. Nadat de corrigerende maatregelen zijn genomen en de daadwerkelijke prestaties niet in overeenstemming zijn met de plannen, kan de manager de doelstellingen bijstellen. Hier eindigt het controleproces. Follow-up is een belangrijke stap, omdat een manager alleen door corrigerende maatregelen te nemen, controle kan uitoefenen.