योजना भविष्यमा गर्नुपर्ने कार्यदिशाहरू तय गर्नु र अगाडि हेर्नु भनेको हो। यो एक तयारी चरण हो। यो एक व्यवस्थित गतिविधि हो जसले कहिले, कसरी र कसले कुनै खास काम गर्ने हो भनेर निर्धारण गर्छ। योजना भनेको भविष्यमा गरिने कार्यदिशाहरूको बारेमा विस्तृत कार्यक्रम हो।

यो ठीकै भनिएको छ "खैर, योजना आधा सकियो।"। त्यसकारण योजनाले प्रभावकारी समन्वय, योगदानको पूर्ण समायोजन प्राप्त गर्न संस्थाको उपलब्ध सम्भावित मानव र भौतिक स्रोतहरूलाई ध्यानमा राख्छ। यो आधारभूत व्यवस्थापन कार्य हो जसमा उपलब्ध स्रोतहरूसँग आवश्यकता वा मागहरूको अधिकतम सन्तुलन प्राप्त गर्न एक वा बढी विस्तृत योजनाहरू बनाउने समावेश छ।

उर्विकका अनुसार, "योजना भनेको व्यवस्थित तरिकाले काम गर्ने, काम गर्नु अघि सोच्ने र अनुमानको सट्टा तथ्यहरूको प्रकाशमा कार्य गर्ने मानसिक प्रवृत्ति हो"। योजना भनेको पूर्वनिर्धारित लक्ष्यहरू प्राप्त गर्न विभिन्न व्यवस्थापकीय कार्यहरू गर्न अरूहरू मध्ये उत्तम विकल्पको निर्णय गर्नु हो।

कोन्ट्ज ओ'डोनेलका अनुसार, "योजना भनेको के गर्ने, कसरी गर्ने र कसले गर्ने भन्ने कुरा पहिले नै निर्णय गर्नु हो। योजनाले हामी कहाँ जाने र कहाँ जान चाहन्छौं भन्ने बीचको खाडललाई कम गर्छ। यसले अन्यथा नहुने कुराहरू हुन सम्भव बनाउँछ।"

योजना कार्यका चरणहरू

व्यवस्थापनको योजना कार्य निम्न चरणहरू समावेश छन्:-

1. उद्देश्यहरूको स्थापना

   1. योजना बनाउन व्यवस्थित दृष्टिकोण चाहिन्छ।

   2. योजना प्राप्त गर्ने लक्ष्य र उद्देश्यहरू सेटिङबाट सुरु हुन्छ।

   3. उद्देश्यहरूले विभिन्न गतिविधिहरू सञ्चालन गर्ने औचित्य प्रदान गर्छन् र प्रयासहरूको दिशा पनि जनाउँछन्।

   4. यसबाहेक, उद्देश्यहरूले प्रबन्धकहरूको ध्यान प्राप्त गर्नुपर्ने अन्तिम परिणामहरूमा केन्द्रित गर्दछ।

   5. वास्तवमा, उद्देश्यहरूले योजना प्रक्रियालाई केन्द्रबिन्दु प्रदान गर्दछन्। त्यसैले, उद्देश्यहरू स्पष्ट, सटीक र अस्पष्ट भाषामा उल्लेख गरिनुपर्छ। अन्यथा गरिएका गतिविधिहरू प्रभावहीन हुने निश्चित छ।

   6. सम्भव भएसम्म, उद्देश्यहरू मात्रात्मक रूपमा उल्लेख गरिनुपर्छ। उदाहरणका लागि, काम गर्ने पुरुषहरूको संख्या, दिइएको ज्याला, उत्पादन गरिएको एकाइहरू, आदि। तर यस्तो उद्देश्य गुणस्तर नियन्त्रण प्रबन्धकको कार्यसम्पादन, कर्मचारी प्रबन्धकको प्रभावकारिता जस्ता मात्रात्मक रूपमा उल्लेख गर्न सकिँदैन।

   7. त्यस्ता लक्ष्यहरूलाई गुणात्मक रूपमा निर्दिष्ट गरिनुपर्छ।

   8. त्यसैले उद्देश्यहरू व्यावहारिक, स्वीकार्य, कार्ययोग्य र प्राप्त गर्न सकिने हुनुपर्छ।

2. योजना परिसरको स्थापना

   1. योजना परिसर भनेको भविष्यमा हुने घटनाहरूको जीवन्त आकारको बारेमा धारणाहरू हुन्।

   2. तिनीहरूले योजनाको आधारको रूपमा काम गर्छन्।

   3. योजना परिसरको स्थापना वास्तविक योजनाहरूबाट कहाँ विचलित हुन्छ र त्यस्ता विचलनहरूको कारणहरू कहाँ छन् भनेर निर्धारण गर्नसँग सम्बन्धित छ।

   4. सञ्चालनको क्रममा व्यवसायको बाटोमा कस्ता अवरोधहरू छन् भनेर पत्ता लगाउनु हो।

   5. योजना परिसरको स्थापनाले यस्ता अवरोधहरूलाई धेरै हदसम्म बेवास्ता गर्ने कदम चाल्न सम्बन्धित छ।

   6. योजना परिसर आन्तरिक वा बाह्य हुन सक्छ। आन्तरिकमा पूँजी लगानी नीति, व्यवस्थापन श्रम सम्बन्ध, व्यवस्थापनको दर्शन, आदि समावेश छन्। जबकि बाह्यमा सामाजिक-आर्थिक, राजनीतिक र आर्थिक परिवर्तनहरू समावेश छन्।

   7. आन्तरिक परिसरहरू नियन्त्रणयोग्य हुन्छन् भने बाह्य परिसरहरू नियन्त्रणयोग्य हुँदैनन्।

3. वैकल्पिक कार्यविधिको छनोट

   1. पूर्वानुमान उपलब्ध भएपछि र आधार स्थापित भएपछि, धेरै वैकल्पिक कार्यविधिहरू विचार गर्नुपर्छ।

   2. यस उद्देश्यका लागि, उपलब्ध स्रोतसाधन र संस्थाको आवश्यकताहरूको प्रकाशमा प्रत्येक विकल्पको फाइदा र बेफाइदाको मूल्याङ्कन गरिनेछ।

   3. छनौट गर्नु अघि प्रत्येक विकल्पको गुण, दोष र परिणामहरूको जाँच गरिनुपर्छ।

   4. वस्तुनिष्ठ र वैज्ञानिक मूल्याङ्कन पछि, उत्तम विकल्प छनौट गरिन्छ।

   5. योजनाकारहरूले विकल्पको स्थिरता मूल्याङ्कन गर्न विभिन्न मात्रात्मक प्रविधिहरूको मद्दत लिनुपर्छ।

4. व्युत्पन्न योजनाहरूको निर्माण

   1. व्युत्पन्न योजनाहरू उप-योजनाहरू वा माध्यमिक योजनाहरू हुन् जसले मुख्य योजनाको उपलब्धिमा मद्दत गर्दछ।

   2. माध्यमिक योजनाहरू आधारभूत योजनाबाट प्रवाहित हुनेछन्। यी आधारभूत योजनाहरूको उपलब्धिलाई समर्थन र गति दिनका लागि हुन्।

   3. यी विस्तृत योजनाहरूमा नीतिहरू, प्रक्रियाहरू, नियमहरू, कार्यक्रमहरू, बजेटहरू, तालिकाहरू, आदि समावेश छन्। उदाहरणका लागि, यदि नाफा अधिकतमीकरण उद्यमको मुख्य उद्देश्य हो भने, व्युत्पन्न योजनाहरूमा बिक्री अधिकतमीकरण, उत्पादन अधिकतमीकरण, र लागत न्यूनतमीकरण समावेश हुनेछ।

   4. व्युत्पन्न योजनाहरूले विभिन्न कार्यहरू पूरा गर्ने समय तालिका र अनुक्रमलाई संकेत गर्दछ।

5. सहयोग सुनिश्चित गर्दै

   1. योजनाहरू निर्धारण गरिसकेपछि, यी योजनाहरू कार्यान्वयन गर्ने मातहतका कर्मचारीहरू वा व्यक्तिहरूलाई विश्वासमा लिनु उचित हुन्छ।

   2. उनीहरूलाई विश्वासमा लिनुको पछाडिको उद्देश्य यस प्रकार छ:-

      1. निर्णय प्रक्रियामा संलग्न हुने भएकाले मातहतका कर्मचारीहरू उत्प्रेरित महसुस गर्न सक्छन्।

      2. संस्थाले योजना निर्माण र कार्यान्वयनमा बहुमूल्य सुझाव र सुधार प्राप्त गर्न सक्षम हुन सक्छ।

      3. साथै कर्मचारीहरू यी योजनाहरूको कार्यान्वयनमा बढी इच्छुक हुनेछन्।

6. योजनाहरूको अनुगमन/मूल्याङ्कन

   1. कुनै विशेष कार्यविधि छनौट गरेपछि, त्यसलाई कार्यमा लगाइन्छ।

   2. छनौट गरिएको योजना कार्यान्वयन भएपछि, यसको प्रभावकारिताको मूल्याङ्कन गर्नु महत्त्वपूर्ण छ।

   3. यो सम्बन्धित विभाग वा व्यक्तिहरूबाट प्राप्त प्रतिक्रिया वा जानकारीको आधारमा गरिन्छ।

   4. यसले व्यवस्थापनलाई विचलनहरू सच्याउन वा योजना परिमार्जन गर्न सक्षम बनाउँछ।

   5. यो चरणले योजना र नियन्त्रण कार्य बीचको सम्बन्ध स्थापित गर्दछ।

   6. योजनाहरूको कार्यान्वयनसँगै अनुगमन पनि गरिनुपर्छ ताकि गरिएका अवलोकनहरूको प्रकाशमा, भविष्यका योजनाहरूलाई अझ यथार्थपरक बनाउन सकियोस्।