در دنیای پرسرعت امروز، همه ما یک زندگی مجازی موازی با زندگی واقعی خود داریم. چت‌های زنده منظم در اسکایپ یا به‌روزرسانی‌های وضعیت در فیس‌بوک، که ارتباط فرد را با آشنایان پراکنده‌اش تضمین می‌کنند، بسترهای اجتماعی لازم برای وجود این «دنیای مجازی» را فراهم می‌کنند.

وقتی این گروه‌های افراد برای یک هدف یا آرمان مشترک با یک چشم‌انداز مشترک گرد هم می‌آیند، نه تنها یک «تیم» بلکه چیزی را تشکیل می‌دهند که امروزه آن را «تیم مجازی» می‌نامیم.

پیدایش تیم‌های مجازی

طبق Dictionary.com، کلمه «مجازی» در اوایل قرن چهاردهم معنای خود را از «virtue» گرفته است. اما در اواخر دهه 1950، معنای جدیدی به خود گرفت: «به طور موقت توسط نرم‌افزار رایانه‌ای شبیه‌سازی یا گسترش یافته» (temporarily simulation or extended by computer software).

در گذشته‌های نه چندان دور، تیمی متشکل از اعضایی از کم و بیش یک فرهنگ، حاضر در یک مکان و زمان، برای دستیابی به یک هدف مشخص با هم همکاری می‌کردند. فروش فزاینده کامپیوترهای شخصی در دهه ۱۹۶۰ و به دنبال آن محبوبیت تلفن‌های همراه در دهه ۱۹۷۰، پست صوتی در دهه ۱۹۸۰ و شبکه جهانی اینترنت در دهه ۱۹۹۰ به تدریج راه را برای محیط کار مجازی هموار کرد. همگام با تغییرات در تمدن بشری، ساختارهای سازمانی نیز تکامل یافتند.

در دوران پیش از تاریخ، دوران کوچ‌نشینی شکارچیان و گردآورندگان اولین زمانی بود که انسان در گروه‌های کوچک با دیدگاه مشترکی از «بقا» گرد هم آمد. سپس تمدن کشاورزی به وجود آمد که منجر به رشد سلسله مراتب در سازمان‌ها شد. این امر با تولد سازمان‌های بوروکراتیک عصر صنعتی دنبال شد. با ظهور عصر اطلاعات، شکل جدیدی از ساختارهای سازمانی پدیدار شده است که به عنوان سازمان‌های شبکه‌ای شناخته می‌شوند. و تیم‌های مجازی جدیدترین واژه رایج در محافل شرکتی قرن بیست و یکم هستند.

تعریف تیم مجازی

تیم‌های مجازی گروهی از افراد هستند که در مناطق زمانی، فرهنگ‌ها، زبان‌ها یا قومیت‌های مختلف پراکنده شده‌اند و با یک هدف مشترک متحد شده‌اند.

به گفته پاول، پیکولی و ایوز، تیم مجازی «به عنوان گروه‌هایی از کارکنان که از نظر جغرافیایی، سازمانی و/یا زمانی پراکنده هستند و توسط فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات از راه دور برای انجام یک یا چند وظیفه سازمانی گرد هم آمده‌اند» تعریف می‌شود..

به‌طورکلی، تیم‌های مجازی برای یک دوره زمانی موقت تشکیل می‌شوند تا به یک کار حیاتی، مثلاً حل مسئله یا توسعه محصول جدید، دست یابند. یک مثال کلاسیک، تیم مجازی است که شرکت ویرپول در اواخر دهه ۱۹۹۰ برای بخش توسعه محصول جدید خود تشکیل داد. متخصصانی از ایالات متحده، برزیل و ایتالیا گرد هم آمدند تا یک تیم مجازی برای توسعه یخچال بدون کلروفلوئوروکربن تشکیل دهند.

اهمیت تیم‌های مجازی

با توجه به افزایش رقابت در بازار، تمرکززدایی و جهانی شدن فرآیندهای کاری و پیشرفت در فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات، سازمان‌ها خواستار انعطاف‌پذیری و چابکی در ارائه محصولات و خدمات خود هستند.

تیم‌های مجازی نقش کلیدی در برآورده کردن این خواسته‌ها ایفا می‌کنند. از آنجایی که سازمان‌ها همچنان برای جذب استعدادها که به سرعت در حال تبدیل شدن به یک منبع کمیاب هستند، تلاش می‌کنند، ساختار تیم مجازی به سازمان‌ها این امکان را می‌دهد که از استعدادهای موجود در سراسر مرزها بهره ببرند.

سازمان‌های بیشتری در حال اتخاذ رویکرد تیم مجازی هستند تا هزینه‌های عملیاتی خود را کاهش دهند، اشتراک‌گذاری دانش را در بین کارکنان خود تشویق کنند تا یادگیری سازمانی را ارتقا دهند و با استفاده از مناطق زمانی مختلف اعضای تیم مجازی، ساعات کاری خود را به 24/7 افزایش دهند.

برای مثال، شرکت سان میکروسیستمز در سال ۱۹۹۸ طرحی به نام «برنامه کار آزاد» را آغاز کرد که به کارمندانش اجازه می‌داد از هر مکان و در هر زمان (دورکاری) کار کنند. تا سال ۲۰۰۷، این طرح منجر به صرفه‌جویی هنگفتی در هزینه‌ها برای سازمان، به مبلغ ۶۸ میلیون دلار، شد.

دامنه تیم‌های مجازی

اگرچه تیم‌های مجازی به شدت به فناوری اطلاعات و ارتباطات متکی هستند، اما این فقط به صنعت فناوری اطلاعات محدود نمی‌شود. امروزه تقریباً همه بخش‌های صنعت از ساخت و ساز، تولید، مراقبت‌های بهداشتی و خودرو گرفته تا خرده فروشی و سازمان‌های غیرانتفاعی از تیم‌های مجازی بهره‌مند می‌شوند.

در سراسر جهان، از یک سو سازمان‌های بزرگ‌تر مانند هیولت پاکارد، ویرپول، تگزاس اینسترومنتس، بریتیش پترولیوم و غیره با منابع و قابلیت‌های عظیم خود از مزایای تیم‌های مجازی برای افزایش بهره‌وری و خدمات خود به مشتری استفاده می‌کنند، از سوی دیگر، شرکت‌های کوچک و متوسط ​​(SMEs) از آن برای افزایش رقابت‌پذیری خود استفاده می‌کنند. موفقیت SMEها به دو عامل بستگی دارد: کیفیت محصول و بهره‌وری.

به منظور حفظ رقابت جهانی، شرکت‌های کوچک و متوسط ​​(SMEs) می‌توانند از سیستم‌های اشتراک دانش و همکاری تیم‌های مجازی برای ادغام با فروشندگان، مشتریان و تأمین‌کنندگان خود بهره ببرند. تقریباً تمام وظایف یا نقش‌های شغلی اصلی مانند تحقیق و توسعه، فروش، مهندسی، امور مالی، لجستیک و منابع انسانی را می‌توان در یک محیط مجازی انجام داد.

نتیجه

به گفته روانشناسان اجتماعی، روابط انسانی قدرت خود را از نزدیکی فیزیکی افراد می‌گیرندبا توجه به این واقعیت که اعضای تیم مجازی تعاملات رو در رو محدودی دارند یا اصلاً ندارند، چالش‌های بی‌شماری را به وجود می‌آورد.

برای موفقیت تیم‌های مجازی، غلبه بر تفاوت‌های فرهنگی، موانع ارتباطی، کشمکش‌های قدرت و تضاد برای ایجاد اعتماد، همکاری و تعهد بین افراد بسیار مهم است. اگرچه دشوار به نظر می‌رسد، اما مطمئناً از طریق رهبری مؤثر می‌توان به آن دست یافت. با استراتژی‌ها، فرآیندها و ابزارهای مناسب، سازمان‌ها می‌توانند از این روند عصر جدید تیم‌های مجازی سود زیادی ببرند.