درست گفته شده است "زمان و جزر و مد منتظر هیچ کس نمی مانند"یک فرد باید ارزش زمان را برای موفقیت در تمام جنبه‌های زندگی درک کند. افرادی که وقت خود را هدر می‌دهند، کسانی هستند که در ایجاد هویت خود شکست می‌خورند.

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان به مدیریت مؤثر زمان اشاره دارد به طوری که زمان مناسب به فعالیت مناسب اختصاص داده شود.

مدیریت زمان مؤثر به افراد این امکان را می‌دهد که بر اساس اهمیت فعالیت‌ها، بازه‌های زمانی مشخصی را به آنها اختصاص دهند.

مدیریت زمان به معنای استفاده بهینه از زمان است، زیرا زمان همیشه محدود است.

از خودتان بپرسید کدام فعالیت مهم‌تر است و چه مدت زمان باید به آن اختصاص داده شود؟ بدانید کدام کار باید زودتر انجام شود و کدام را می‌توان کمی دیرتر انجام داد.

مدیریت زمان نه تنها در سازمان‌ها، بلکه در زندگی شخصی ما نیز نقش بسیار مهمی ایفا می‌کند.

مدیریت زمان شامل موارد زیر است:

1. برنامه ریزی موثر
2. تعیین اهداف و مقاصد
3. تعیین ضرب الاجل
4. واگذاری مسئولیت‌ها
5. اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر اساس اهمیت آنها
6. صرف زمان مناسب برای فعالیت مناسب

• برنامه ریزی موثر

  روز خود را از قبل به خوبی برنامه‌ریزی کنید. یک فهرست کارها یا یک «برنامه‌ی کاری» تهیه کنید. فعالیت‌های مهمی را که باید در یک روز انجام شوند، در مقابل زمانی که باید به هر فعالیت اختصاص داده شود، یادداشت کنید.

  کارهای با اولویت بالا باید در اولویت قرار گیرند و پس از آن کارهایی که در حال حاضر به اهمیت زیادی برای شما نیاز ندارند، قرار گیرند. وظایف معوق را یکی یکی انجام دهید. تا زمانی که کار قبلی خود را تمام نکرده‌اید، کار جدیدی را شروع نکنید. مواردی را که قبلاً تکمیل کرده‌اید، تیک بزنید. مطمئن شوید که وظایف را در بازه زمانی تعیین شده به پایان می‌رسانید.

• تعیین اهداف و مقاصد

  کار کردن بدون هدف و مقصد در یک سازمان شبیه به موقعیتی است که کاپیتان کشتی در دریا راه خود را گم می‌کند. بله، شما گم خواهید شد. برای خود اهدافی تعیین کنید و مطمئن شوید که آنها واقع‌بینانه و قابل دستیابی هستند.

• تعیین ضرب الاجل

  برای خودتان ضرب‌الاجل تعیین کنید و سخت تلاش کنید تا وظایف را قبل از ضرب‌الاجل‌ها انجام دهید. منتظر نمانید تا مافوق‌هایتان هر بار از شما بپرسند. یاد بگیرید که مسئولیت کار را به عهده بگیرید. کسی که می‌تواند به بهترین شکل ضرب‌الاجل‌ها را تعیین کند، خودتان هستید. از خودتان بپرسید که چقدر زمان و برای چند روز باید به یک کار خاص اختصاص دهید. از یک برنامه‌ریز برای علامت‌گذاری تاریخ‌های مهم در مقابل ضرب‌الاجل‌های تعیین‌شده استفاده کنید.

• تفویض مسئولیت ها

  یاد بگیرید که در محل کار «نه» بگوییدهمه کارها را خودت به تنهایی انجام نده. افراد دیگری هم هستند. انسان نباید چیزی را که می‌داند برایش دشوار است، بپذیرد.

  نقش‌ها و مسئولیت‌ها باید بر اساس علاقه و تخصص کارمندان تفویض شوند تا آنها بتوانند وظایف را در مهلت‌های مقرر به پایان برسانند. فردی که در مورد چیزی دانش ندارد، نسبت به کسی که کار را به خوبی می‌داند، به زمان بیشتری نیاز دارد.

• اولویت بندی وظایف

  کارها را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کار مهم و فوری را بدانید. مشخص کنید کدام کارها باید ظرف یک روز انجام شوند، کدام کارها باید ظرف یک ماه و غیره. کارهایی که از همه مهم‌تر هستند باید زودتر انجام شوند.

• صرف زمان مناسب برای فعالیت درست

  عادت انجام کار درست در زمان درست را در خود پرورش دهید. کاری که در زمان نادرست انجام شود فایده زیادی ندارد. یک روز کامل را صرف کاری نکنید که می‌توان آن را در عرض یک ساعت یا بیشتر انجام داد. همچنین زمانی را برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در فیس‌بوک یا توییتر اختصاص دهید. به هر حال، انسان ماشین نیست.

برای مدیریت زمان مؤثر، فرد باید:

سازمان یافته - از نگه داشتن انبوهی از پرونده‌ها و کاغذها در محل کار خود خودداری کنید. هر آنچه را که نیاز ندارید دور بیندازید. اسناد مهم را در پوشه‌ها قرار دهید. پرونده‌ها را در کشوهای مربوطه با برچسب‌هایی روی هر پرونده نگه دارید. این کار در زمانی که صرف جستجوی غیرضروری می‌شود، صرفه‌جویی می‌کند.

از زمان سوءاستفاده نکنید - با پرسه زدن یا غیبت کردن وقت خود را تلف نکنید. روی کار خود تمرکز کنید و تکالیف خود را به موقع انجام دهید. به یاد داشته باشید که سازمان شما به خاطر بازی کردن با کامپیوتر یا سرک کشیدن به اتاق دیگران به شما پول نمی‌دهد. ابتدا کار خود را تمام کنید و سپس هر کاری که دوست دارید انجام دهید. تا آخرین لحظه صبر نکنید.

متمرکز باشید - برای مدیریت مؤثر زمان، فرد باید تمرکز داشته باشد.

عادت استفاده از برنامه‌ریزها، نظم‌دهنده‌ها و تقویم‌های رومیزی را در خود پرورش دهید. برای مدیریت بهتر زمان، روی تلفن یا رایانه شخصی خود یادآوری تنظیم کنید.