چندین مؤلفه در مدیریت پروژه وجود دارد که طیف مدیریت پروژه را در بر می‌گیرد. درست از زمان راه‌اندازی اولیه پروژه تا پایان آن، هر مرحله مجموعه‌ای جدید از چالش‌ها و مؤلفه‌ها را به هنر مدیریت پروژه می‌آورد. به طور خاص، مدیر پروژه باید تیم را مدیریت کند و مسئولیت نهایی نتایج را همراه با مدیریت ذینفعان پروژه بر عهده بگیرد.

اگر هر یک از این اجزا را جداگانه در نظر بگیریم، راه‌اندازی اولیه پروژه شامل ایجاد رویه‌ها و فرآیندهایی برای مراحل بعدی و تعریف نقش اعضای تیم است.در سازمان‌هایی که بر فرآیندها تأکید دارند، این مرحله برای موفقیت پروژه بسیار مهم است. سازمان‌های زیادی وجود دارند که به دستورالعمل‌های SEI-CMM در مورد فرآیندها پایبند هستند و این سازمان‌ها اقداماتی را برای اطمینان از هماهنگی با این دستورالعمل‌ها انجام می‌دهند.

نقش مدیر پروژه

بحث‌های زیادی در مورد اینکه مدیر پروژه چه کارهایی می‌تواند یا نمی‌تواند انجام دهد، وجود داشته است. و این بحث همچنین حول این محور است که آیا باید رویکردی پیشگیرانه یا ملایم نسبت به مسائل پیرامون مدیریت پروژه اتخاذ کرد. رویکرد پیشگیرانه، رویکردی مداخله‌گرایانه و عملی را ترجیح می‌دهد که شامل مداخله در امور روزمره پروژه می‌شود.

این رویکرد در صنعت فناوری اطلاعات نمود پیدا می‌کند، جایی که از مدیر پروژه خواسته می‌شود تا خود را در جنبه‌های فنی پروژه که شامل مشارکت در طراحی، کدنویسی و سایر فعالیت‌ها می‌شود، درگیر کند. نمی‌توان گفت که این پدیده فقط به صنعت فناوری اطلاعات محدود می‌شود، زیرا موارد متعددی در بخش‌های دیگر وجود دارد که مدیر پروژه باید به معنای واقعی کلمه و به صورت استعاری، دست به کار شود.

سازمان‌هایی وجود دارند که نقش مدیر پروژه را به وضوح تعریف می‌کنند و نقش‌ها و مسئولیت‌ها را مشخص می‌کنند. این معمولاً در سازمان‌های ماتریسی اتفاق می‌افتد که ساختار سازمان به گونه‌ای است که تأکید زیادی بر وضوح نقش وجود دارد. بنابراین، پس از بررسی ادبیات، به نظر می‌رسد که هیچ پاسخ واحدی برای این سوال که آیا مدیر پروژه باید در مرکز جهان باشد یا مانند یک رهبر ارکستر، سمفونی را هدایت کند، وجود ندارد.

مدیریت سهامداران

در این بخش، به جزئیات مدیریت ذینفعان پروژه می‌پردازیم. هر پروژه‌ای ذینفعان متعددی دارد که باید به آنها توجه شود. ذینفع کسی است که یا در پروژه سرمایه‌گذاری کرده و از نتیجه آن ارزش کسب می‌کند یا شخص ثالثی است که در موفقیت و برعکس در شکست پروژه نقش دارد.

اولین وظیفه مدیر پروژه این است که اطمینان حاصل کند ذینفعان به وضوح شناسایی شده و سپس نقش‌ها و مسئولیت‌های آنها مشخص و ترسیم شده است. وظیفه شناسایی ذینفعان از اهمیت بالایی برخوردار است زیرا نباید هیچ گونه سردرگمی در مورد اینکه چه کسی ذینفع است و چه کسی نیست، وجود داشته باشد. به عنوان مثال، یک پروژه فناوری اطلاعات، ذینفعان را از سیستم‌ها و مدیران شبکه گرفته تا مشتری و حامی پروژه فهرست می‌کند. اما ممکن است ذینفعان دیگری مانند تیم کارکنان نیز وجود داشته باشند که در صورت نیاز به مراحل پروژه وارد و خارج می‌شوند.

بنابراین، نیاز است که مرزها مشخص شوند و نقش‌های ذینفعان مختلف به طور مناسب شناسایی شوند. جدا از این، مدیر پروژه باید اطمینان حاصل کند که ذینفعان بر اساس اهمیت و ارتباطشان با پروژه و شروع هر مرحله بر این اساس طبقه‌بندی شده‌اند.

رضایت ذینفعان باید هدف نهایی باشد که مدیران پروژه باید برای آن تلاش کنند. رضایت مشتری و خشنودی مشتری برخی از عباراتی هستند که به عنوان مکمل مدیریت خوب پروژه و عملکرد آن استفاده می‌شوند.رضایت مشتری زمانی حاصل می‌شود که نیازهای مشتری برآورده شده و اقدامات مناسبی برای اطمینان از برآورده شدن آنها انجام شود.