برنامه ریزی به معنای نگاه به آینده و ترسیم مسیرهای عملی آینده است که باید دنبال شوند. این یک گام مقدماتی است. این یک فعالیت سیستماتیک است که تعیین می‌کند چه زمانی، چگونه و چه کسی قرار است یک کار خاص را انجام دهد. برنامه‌ریزی یک برنامه دقیق در مورد مسیرهای عملی آینده است.

درست گفته شده است "خب طرح نصفه نیمه تموم شد"بنابراین، برنامه‌ریزی، منابع انسانی و فیزیکی آینده‌نگر موجود سازمان را در نظر می‌گیرد تا هماهنگی مؤثر، مشارکت در تنظیم کامل حاصل شود. این وظیفه اساسی مدیریت است که شامل تدوین یک یا چند برنامه دقیق برای دستیابی به تعادل بهینه بین نیازها یا خواسته‌ها با منابع موجود می‌شود.

به گفته اورویک، «برنامه‌ریزی یک تمایل ذهنی برای انجام کارها به شیوه‌ای منظم، تفکر قبل از عمل و عمل در پرتو واقعیت‌ها به جای حدس و گمان است». برنامه‌ریزی، انتخاب بهترین گزینه از میان گزینه‌های دیگر برای انجام وظایف مدیریتی مختلف به منظور دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است.

به گفته کونتز اُدانل، «برنامه‌ریزی یعنی از قبل تصمیم گرفتن که چه کاری، چگونه و توسط چه کسی انجام شود. برنامه‌ریزی، شکاف بین جایی که هستیم و جایی که می‌خواهیم برویم را پر می‌کند. برنامه‌ریزی باعث می‌شود چیزهایی اتفاق بیفتند که در غیر این صورت اتفاق نمی‌افتند.»

مراحل برنامه‌ریزی عملکرد

وظیفه برنامه‌ریزی مدیریت شامل مراحل زیر است: -

1. تعیین اهداف

   1. برنامه‌ریزی نیازمند یک رویکرد سیستماتیک است.

   2. برنامه‌ریزی با تعیین اهداف و مقاصدی که باید به آنها دست یافت، آغاز می‌شود.

   3. اهداف، منطقی برای انجام فعالیت‌های مختلف ارائه می‌دهند و همچنین جهت تلاش‌ها را نشان می‌دهند.

   4. علاوه بر این، اهداف، توجه مدیران را بر نتایج نهایی مورد انتظار متمرکز می‌کنند.

   5. در واقع، اهداف، هسته اصلی فرآیند برنامه‌ریزی را تشکیل می‌دهند. بنابراین، اهداف باید به زبانی واضح، دقیق و بدون ابهام بیان شوند. در غیر این صورت، فعالیت‌های انجام شده بی‌اثر خواهند بود.

   6. تا حد امکان، اهداف باید به صورت کمی بیان شوند. برای مثال، تعداد افراد شاغل، دستمزدهای پرداختی، واحدهای تولید شده و غیره. اما چنین هدفی را نمی‌توان به صورت کمی مانند عملکرد مدیر کنترل کیفیت، اثربخشی مدیر پرسنل بیان کرد.

   7. چنین اهدافی باید به صورت کیفی مشخص شوند.

   8. بنابراین، اهداف باید عملی، قابل قبول، قابل اجرا و قابل دستیابی باشند.

2. ایجاد محل‌های برنامه‌ریزی

   1. مفروضات برنامه‌ریزی، فرضیاتی در مورد شکل پویای رویدادها در آینده هستند.

   2. آنها به عنوان پایه ای برای برنامه ریزی عمل می کنند.

   3. تعیین مقدمات برنامه‌ریزی به تعیین این موضوع مربوط می‌شود که کجا تمایل به انحراف از برنامه‌های واقعی و علل چنین انحرافاتی وجود دارد.

   4. این است که بفهمیم چه موانعی در مسیر کسب و کار در طول عملیات وجود دارد.

   5. ایجاد بسترهای برنامه‌ریزی مستلزم برداشتن گام‌هایی است که تا حد زیادی از این موانع جلوگیری کند.

   6. مقدمات برنامه‌ریزی ممکن است داخلی یا خارجی باشند. داخلی شامل سیاست سرمایه‌گذاری، روابط مدیریت و کار، فلسفه مدیریت و غیره می‌شود. در حالی که خارجی شامل تغییرات اجتماعی-اقتصادی، سیاسی و اقتصادی است.

   7. محوطه‌های داخلی قابل کنترل هستند در حالی که محوطه‌های خارجی غیرقابل کنترل هستند.

3. انتخاب مسیر اقدام جایگزین

   1. وقتی پیش‌بینی‌ها در دسترس باشند و مکان‌ها مشخص شده باشند، باید تعدادی از اقدامات جایگزین را در نظر گرفت.

   2. برای این منظور، هر گزینه با سنجش مزایا و معایب آن در پرتو منابع موجود و الزامات سازمان ارزیابی خواهد شد.

   3. قبل از انتخاب، باید مزایا، معایب و همچنین پیامدهای هر گزینه بررسی شود.

   4. پس از ارزیابی عینی و علمی، بهترین گزینه انتخاب می‌شود.

   5. برنامه‌ریزان باید از تکنیک‌های کمی مختلف برای قضاوت در مورد پایداری یک گزینه استفاده کنند.

4. تدوین طرح‌های مشتقه

   1. طرح‌های فرعی، طرح‌های فرعی یا ثانویه‌ای هستند که به دستیابی به طرح اصلی کمک می‌کنند.

   2. برنامه‌های ثانویه از طرح پایه سرچشمه می‌گیرند. این برنامه‌ها برای پشتیبانی و تسریع دستیابی به طرح‌های پایه در نظر گرفته شده‌اند.

   3. این برنامه‌های تفصیلی شامل سیاست‌ها، رویه‌ها، قوانین، برنامه‌ها، بودجه‌ها، برنامه‌ها و غیره می‌شوند. برای مثال، اگر حداکثرسازی سود هدف اصلی شرکت باشد، برنامه‌های فرعی شامل حداکثرسازی فروش، حداکثرسازی تولید و حداقل‌سازی هزینه خواهند بود.

   4. طرح‌های مشتق‌شده، برنامه زمانی و توالی انجام وظایف مختلف را نشان می‌دهند.

5. تضمین همکاری

   1. پس از تعیین برنامه‌ها، لازم و بلکه توصیه می‌شود که زیردستان یا کسانی که باید این برنامه‌ها را اجرا کنند، مورد اعتماد قرار گیرند.

   2. اهداف پشت جلب اعتماد آنها عبارتند از:

      1. زیردستان ممکن است از آنجایی که در فرآیند تصمیم‌گیری مشارکت دارند، احساس انگیزه کنند.

      2. سازمان ممکن است بتواند پیشنهادات ارزشمندی دریافت کند و در تدوین و همچنین اجرای برنامه‌ها بهبود ایجاد کند.

      3. همچنین کارکنان به اجرای این طرح‌ها علاقه‌مندتر خواهند شد.

6. پیگیری/ارزیابی طرح‌ها

   1. پس از انتخاب یک مسیر خاص برای اقدام، آن مسیر به مرحله اجرا گذاشته می‌شود.

   2. پس از اجرای طرح انتخاب شده، ارزیابی اثربخشی آن مهم است.

   3. این کار بر اساس بازخورد یا اطلاعات دریافتی از ادارات یا افراد مربوطه انجام می‌شود.

   4. این امر مدیریت را قادر می‌سازد تا انحرافات را اصلاح کند یا طرح را اصلاح کند.

   5. این مرحله، پیوندی بین برنامه‌ریزی و عملکرد کنترل برقرار می‌کند.

   6. پیگیری باید همگام با اجرای برنامه‌ها باشد تا در پرتو مشاهدات انجام‌شده، برنامه‌های آینده واقع‌بینانه‌تر تدوین شوند.