مدیریت به عنوان یک فرآیند اجتماعی توصیف شده است که شامل مسئولیت برنامه‌ریزی و تنظیم اقتصادی و مؤثر عملیات یک بنگاه اقتصادی در جهت تحقق اهداف معین است.

این یک فرآیند پویا است که از عناصر و فعالیت‌های مختلفی تشکیل شده است. این فعالیت‌ها با عملکردهای عملیاتی مانند بازاریابی، امور مالی، خرید و غیره متفاوت هستند. بلکه این فعالیت‌ها برای هر مدیری صرف نظر از سطح یا جایگاه او مشترک است.

متخصصان مختلف، وظایف مدیریت را طبقه‌بندی کرده‌اند.

مطابق با جورج و جری«مدیریت چهار وظیفه اساسی دارد: برنامه‌ریزی، سازماندهی، اجرا و کنترل».

به گفته هنری فایول، «مدیریت یعنی پیش‌بینی و برنامه‌ریزی، سازماندهی، فرماندهی و کنترل».

در حالی که لوتر گولیک یک کلمه کلیدی داده است 'پوزدوربکه در آن P مخفف برنامه‌ریزی، O مخفف سازماندهی، S مخفف استخدام، D مخفف هدایت، Co مخفف هماهنگی، R مخفف گزارش‌دهی و B مخفف بودجه‌بندی است.

اما پذیرفته‌شده‌ترین آنها، کارکردهای مدیریتی ارائه شده توسط کونتز و اُدانل هستند، یعنی برنامه ریزی, سازماندهی, کارکنان, هدایت و کنترل.

از نظر تئوری، ممکن است تفکیک وظایف مدیریت راحت‌تر باشد، اما در عمل این وظایف ماهیتاً همپوشانی دارند، یعنی کاملاً جدایی‌ناپذیرند. هر وظیفه با وظیفه دیگر در هم می‌آمیزد و هر یک بر عملکرد دیگری تأثیر می‌گذارد.

1. برنامه ریزی

   این وظیفه اساسی مدیریت است. این وظیفه با ترسیم مسیر اقدامات آینده و تصمیم‌گیری پیشاپیش در مورد مناسب‌ترین مسیر اقدامات برای دستیابی به اهداف از پیش تعیین‌شده سروکار دارد.

   به گفته کونتز، «برنامه‌ریزی یعنی از قبل تصمیم گرفتن - چه کاری، چه زمانی و چگونه انجام دهیم. این کار شکاف بین جایی که هستیم و جایی که می‌خواهیم باشیم را پر می‌کند.»

   یک طرح، مجموعه‌ای از اقدامات آینده است. این یک تمرین برای حل مسئله و تصمیم‌گیری است..

   برنامه‌ریزی عبارت است از تعیین مسیرهای اقدام برای دستیابی به اهداف مطلوب. بنابراین، برنامه‌ریزی یک تفکر سیستماتیک در مورد راه‌ها و ابزارهای دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده است.

   برنامه‌ریزی برای اطمینان از استفاده صحیح از منابع انسانی و غیرانسانی ضروری است. این یک فعالیت فراگیر و فکری است و همچنین به جلوگیری از سردرگمی، عدم قطعیت، خطرات، ضایعات و غیره کمک می‌کند.

   بیشتر بدانید - عملکرد برنامه‌ریزی مدیریت

2. سازماندهی

   این فرآیند گرد هم آوردن منابع فیزیکی، مالی و انسانی و توسعه روابط سازنده بین آنها برای دستیابی به اهداف سازمانی است.

   به گفته هنری فایول، «سازماندهی یک کسب و کار به معنای فراهم کردن هر آنچه برای عملکرد آن مفید است، یعنی مواد اولیه، ابزار، سرمایه و پرسنل، می‌باشد».

   سازماندهی یک کسب و کار شامل تعیین و فراهم کردن منابع انسانی و غیر انسانی برای ساختار سازمانی است. سازماندهی به عنوان یک فرآیند شامل موارد زیر است:

   • شناسایی فعالیت‌ها.

   • طبقه‌بندی گروه‌بندی فعالیت‌ها.

   • واگذاری وظایف.

   • تفویض اختیار و ایجاد مسئولیت.

   • هماهنگ‌سازی روابط اختیار و مسئولیت.

   بیشتر بدانید - عملکرد سازماندهی مدیریت

3. کارکنان

   این وظیفه، مدیریت ساختار سازمان و حفظ نیروی انسانی آن است. در سال‌های اخیر، به دلیل پیشرفت فناوری، افزایش اندازه کسب‌وکار، پیچیدگی رفتار انسانی و غیره، استخدام اهمیت بیشتری پیدا کرده است.

   هدف اصلی استخدام، قرار دادن فرد/افراد مناسب در شغل مناسب است. یعنی میخ‌های مربعی در سوراخ‌های مربعی و میخ‌های گرد در سوراخ‌های گرد.

   به گفته کونتز و اُدانل، «وظیفه مدیریتی نیروی انسانی شامل به کارگیری نیروی انسانی در ساختار سازمان از طریق انتخاب، ارزیابی و توسعه صحیح و مؤثر پرسنل برای ایفای نقش‌های طراحی‌شده در ساختار است». نیروی انسانی شامل موارد زیر است:

   • برنامه ریزی نیروی انسانی (تخمین نیروی انسانی از نظر جستجو، انتخاب فرد و دادن جای مناسب).

   • استخدام، گزینش و کارگزینی.

   • آموزش و توسعه.

   • پاداش.

   • ارزیابی عملکرد.

   • ترفیعات و انتقال.

   بیشتر بدانید - عملکرد کارکنان مدیریت

4. هدایت

   این بخشی از عملکرد مدیریتی است که روش‌های سازمانی را برای دستیابی به اهداف سازمانی به طور مؤثر به کار می‌اندازد.

   این جرقه حیات یک سازمان محسوب می‌شود که آن را به حرکت در می‌آورد و افراد را به فعالیت وا می‌دارد، زیرا برنامه‌ریزی، سازماندهی و استخدام، صرفاً مقدمات انجام کار هستند.

   هدایت، آن جنبه‌ی بین فردی مدیریت است که مستقیماً با تأثیرگذاری، هدایت، نظارت و ایجاد انگیزه در زیردستان برای دستیابی به اهداف سازمانی سروکار دارد. هدایت دارای عناصر زیر است:

   1. نظارت- به معنای نظارت بر کار زیردستان توسط مافوق‌هایشان است. این عمل، نظارت و هدایت کار و کارگران است.

   2. انگیزه- به معنای الهام بخشیدن، تحریک یا تشویق زیردستان با اشتیاق به کار است. برای این منظور می‌توان از مشوق‌های مثبت، منفی، پولی یا غیرپولی استفاده کرد.

   3. رهبری- می‌توان آن را به عنوان فرآیندی تعریف کرد که از طریق آن مدیر، کار زیردستان را در جهت دلخواه هدایت و تحت تأثیر قرار می‌دهد.

   4. ارتباطات- فرآیند انتقال اطلاعات، تجربه، نظر و غیره از یک شخص به شخص دیگر است. این یک پل تفاهم است.

   بیشتر بدانید - عملکرد هدایت مدیریت

5. کنترل

   این امر مستلزم سنجش میزان موفقیت در مقایسه با استانداردها و اصلاح انحرافات در صورت وجود است تا دستیابی به اهداف سازمانی تضمین شود.

   هدف از کنترل، اطمینان از این است که همه چیز مطابق با استانداردها اتفاق می‌افتد. یک سیستم کنترل کارآمد به پیش‌بینی انحرافات قبل از وقوع آنها کمک می‌کند.

   مطابق با تئو هایمان«کنترل فرآیندی است که طی آن بررسی می‌شود آیا پیشرفت مناسبی به سمت اهداف و مقاصد حاصل شده است یا خیر و در صورت لزوم، برای اصلاح هرگونه انحراف اقدام می‌شود.»

   طبق گفته کونتز و اُدانل «کنترل عبارت است از اندازه‌گیری و اصلاح فعالیت‌های عملکردی زیردستان به منظور اطمینان از اینکه اهداف و برنامه‌های مورد نظر سازمان برای دستیابی به آنها محقق می‌شوند». بنابراین، کنترل مراحل زیر را دارد:

   1. ایجاد عملکرد استاندارد.

   2. اندازه‌گیری عملکرد واقعی.

   3. مقایسه عملکرد واقعی با استانداردها و یافتن انحرافات در صورت وجود.

   4. اقدام اصلاحی.

   بیشتر بدانید - عملکرد کنترل مدیریت

سوالات متداول

1. برنامه‌ریزی در وظایف مدیریتی چیست؟

   برنامه‌ریزی شامل تعیین پیشاپیشِ اینکه چه کاری، چه زمانی، چگونه باید انجام شود و پیش‌بینی اهداف و اقدامات آینده است.

2. سازماندهی چه تفاوتی با برنامه ریزی دارد؟

   در حالی که برنامه‌ریزی، اهداف را تعیین و اقدامات را آماده می‌کند، سازماندهی منابع را گرد هم می‌آورد، نقش‌ها را تعریف می‌کند و ساختاری را برای اجرای آن برنامه‌ها تعیین می‌کند.

3. چرا استخدام در مدیریت مهم است؟

   تامین نیروی انسانی تضمین می‌کند که افراد مناسب انتخاب، آموزش دیده و در نقش‌هایی متناسب با مهارت‌هایشان برای دستیابی به اهداف سازمانی قرار می‌گیرند.

4. کارگردانی در مدیریت شامل چه مواردی می‌شود؟

   هدایت به معنای راهنمایی، ایجاد انگیزه و نظارت بر کارکنان است تا آنها به طور مؤثر در جهت اهداف سازمانی کار کنند.

5. نقش کنترل در مدیریت چیست؟

   کنترل، عملکرد را در مقایسه با استانداردها رصد می‌کند و در صورت بروز انحراف، اقدامات اصلاحی را آغاز می‌کند.