Planificación Significa anticiparse y definir las acciones a seguir. Es un paso preparatorio. Es una actividad sistemática que determina cuándo, cómo y quién realizará una tarea específica. La planificación es un programa detallado de acciones futuras.

Con razón se dice "Bueno, el plan está medio hecho."Por lo tanto, la planificación considera los recursos humanos y físicos potenciales disponibles de la organización para lograr una coordinación eficaz y un ajuste perfecto. Es la función básica de la gestión que incluye la formulación de uno o más planes detallados para lograr un equilibrio óptimo entre las necesidades o demandas y los recursos disponibles.

Según Urwick, «La planificación es una predisposición mental a hacer las cosas de forma ordenada, a pensar antes de actuar y a actuar basándose en hechos y no en conjeturas». Planificar consiste en decidir la mejor alternativa, entre otras, para desempeñar las diferentes funciones de gestión con el fin de alcanzar objetivos predeterminados.

Según Koontz O'Donell, «Planificar es decidir con antelación qué hacer, cómo hacerlo y quién lo hará. Planificar acorta la distancia entre dónde estamos y adónde queremos ir. Hace posible que ocurran cosas que de otro modo no ocurrirían».

Pasos de la función de planificación

Función de planificación de la gestión Implica los siguientes pasos:

1. Establecimiento de objetivos

   1. La planificación requiere un enfoque sistemático.

   2. La planificación comienza con el establecimiento de metas y objetivos a alcanzar.

   3. Los objetivos proporcionan una justificación para llevar a cabo diversas actividades e indican la dirección de los esfuerzos.

   4. Además, los objetivos centran la atención de los gerentes en los resultados finales que deben alcanzarse.

   5. De hecho, los objetivos constituyen el núcleo del proceso de planificación. Por lo tanto, deben formularse de forma clara, precisa e inequívoca. De lo contrario, las actividades emprendidas serán ineficaces.

   6. En la medida de lo posible, los objetivos deben formularse en términos cuantitativos. Por ejemplo, número de personas trabajando, salarios pagados, unidades producidas, etc. Sin embargo, este tipo de objetivo no puede formularse en términos cuantitativos, como el desempeño del gerente de control de calidad o la eficacia del gerente de personal.

   7. Estos objetivos deberían especificarse en términos cualitativos.

   8. Por tanto, los objetivos deben ser prácticos, aceptables, viables y alcanzables.

2. Establecimiento de locales de planificación

   1. Las premisas de planificación son los supuestos sobre la forma en que se desarrollarán los acontecimientos en el futuro.

   2. Sirven como base de la planificación.

   3. El establecimiento de las premisas de planificación tiene por objeto determinar dónde uno tiende a desviarse de los planes reales y las causas de dichas desviaciones.

   4. Se trata de averiguar qué obstáculos existen en el camino de los negocios durante el curso de las operaciones.

   5. El establecimiento de instalaciones de planificación tiene por objeto adoptar medidas que eviten en gran medida estos obstáculos.

   6. Las premisas de planificación pueden ser internas o externas. Las internas incluyen la política de inversión de capital, las relaciones laborales gerenciales, la filosofía de gestión, etc., mientras que las externas incluyen los cambios socioeconómicos, políticos y económicos.

   7. Las instalaciones internas son controlables mientras que las externas no lo son.

3. Elección de un curso de acción alternativo

   1. Cuando se dispone de previsiones y se han establecido las premisas, es necesario considerar una serie de cursos de acción alternativos.

   2. Para ello se evaluará cada alternativa sopesando sus pros y contras en función de los recursos disponibles y los requerimientos de la organización.

   3. Es necesario examinar los méritos, los deméritos y las consecuencias de cada alternativa antes de tomar una decisión.

   4. Luego de una evaluación objetiva y científica se elige la mejor alternativa.

   5. Los planificadores deberían recurrir a diversas técnicas cuantitativas para juzgar la estabilidad de una alternativa.

4. Formulación de planes derivados

   1. Los planes derivados son los subplanes o planes secundarios que ayudan a la consecución del plan principal.

   2. Los planes secundarios se derivarán del plan básico. Su objetivo es apoyar y acelerar la consecución de los planes básicos.

   3. Estos planes detallados incluyen políticas, procedimientos, reglas, programas, presupuestos, cronogramas, etc. Por ejemplo, si la maximización de ganancias es el objetivo principal de la empresa, los planes derivados incluirán la maximización de ventas, la maximización de la producción y la minimización de costos.

   4. Los planes derivados indican el cronograma y la secuencia para realizar diversas tareas.

5. Asegurar la cooperación

   1. Una vez determinados los planes, es necesario y más bien aconsejable poner en conocimiento de los subordinados o de aquellos que tienen que implementar dichos planes.

   2. Los propósitos detrás de tomarlos en confianza son:

      1. Los subordinados pueden sentirse motivados ya que participan en el proceso de toma de decisiones.

      2. La organización puede obtener valiosas sugerencias y mejoras en la formulación e implementación de planes.

      3. Además los empleados estarán más interesados ​​en la ejecución de estos planes.

6. Seguimiento/Evaluación de planes

   1. Después de elegir un determinado curso de acción, se pone en práctica.

   2. Una vez implementado el plan seleccionado, es importante evaluar su eficacia.

   3. Esto se hace sobre la base de la retroalimentación o información recibida de los departamentos o personas interesadas.

   4. Esto permite a la dirección corregir desviaciones o modificar el plan.

   5. Este paso establece un vínculo entre la función de planificación y la de control.

   6. El seguimiento debe ir de la mano con la ejecución de los planes para que a la luz de las observaciones realizadas se puedan hacer más realistas los planes futuros.