El proceso de organización puede llevarse a cabo eficientemente si los gerentes cuentan con ciertas pautas que les permitan tomar decisiones y actuar. Para organizarse eficazmente, un gerente puede aplicar los siguientes principios de organización.

1. Principio de especialización

   Según este principio, todo el trabajo de una empresa debe distribuirse entre los subordinados según sus cualificaciones, habilidades y destrezas. Mediante la división del trabajo se logra la especialización, lo que resulta en una organización eficaz.

2. Principio de definición funcional

   Según este principio, todas las funciones de una empresa deben estar completa y claramente definidas para los gerentes y subordinados. Esto se logra definiendo claramente los deberes, las responsabilidades, la autoridad y las relaciones entre las personas.

   La aclaración de las relaciones autoridad-responsabilidad ayuda a lograr la coordinación y, de esta manera, la organización puede realizarse de manera efectiva.

   Por ejemplo, las funciones principales de producción, marketing y finanzas, así como las relaciones de autoridad y responsabilidad en estos departamentos, deben estar claramente definidas para cada persona adscrita a ellos. La claridad en la relación autoridad-responsabilidad contribuye a una organización eficiente.

3. Principios del alcance de control/supervisión

   Según este principio, el alcance de control es un alcance de supervisión que representa la cantidad de empleados que un solo gerente puede manejar y controlar de manera efectiva.

   Según este principio, un gerente debe poder decidir el número de empleados a su cargo. Esta decisión puede tomarse eligiendo entre un rango amplio o estrecho. Existen dos tipos de rango de control:

   1. Amplio rango de control- Es aquel en el que un gerente puede supervisar y controlar eficazmente a un gran grupo de personas simultáneamente. Las características de este lapso son:
      1. Menos costos generales de supervisión
      2. Respuesta rápida de los empleados
      3. Obtén una mejor comunicación
      4. Mejor supervisión
      5. Una mejor coordinación
      6. Adecuado para trabajos repetitivos

      De acuerdo con este alcance, un gerente puede manejar de manera eficaz y eficiente un gran número de subordinados al mismo tiempo.

   2. Estrecho margen de control Según este enfoque, el trabajo y la autoridad se dividen entre muchos subordinados y un gerente no supervisa ni controla a un grupo muy grande de personas bajo su mando.

      El gerente, según un período limitado, supervisa a un número determinado de empleados simultáneamente. Sus funciones son:

      1. En los trabajos que requieren un control y una supervisión estrictos, por ejemplo, las artesanías, el trabajo con marfil, etc., que requieren habilidad artesanal, ese lapso estrecho es más útil.
      2. Es difícil lograr la coordinación.
      3. Pueden surgir brechas de comunicación.
      4. Los mensajes pueden estar distorsionados.
      5. Se puede lograr un trabajo de especialización.

   Factores que influyen en el ámbito de control

   1. Habilidades gerenciales- En las empresas en las que los gerentes son capaces, calificados y experimentados, un amplio margen de control siempre es útil.

   2. Competencia de los subordinados- Cuando los subordinados son capaces y competentes, y su nivel de comprensión es adecuado, tienden a visitar con frecuencia a sus superiores para resolver sus problemas. En tales casos, el gerente puede gestionar un gran número de empleados. Por lo tanto, una amplia gama de empleados es adecuada.

   3. Naturaleza del trabajo- Si el trabajo es repetitivo, es más útil una supervisión amplia. Por otro lado, si el trabajo requiere habilidad mental o destreza, se requiere un control y una supervisión estrictos, en cuyo caso es más útil una supervisión más estrecha.

   4. Delegación de autoridad- Cuando el trabajo se delega a niveles inferiores de forma eficiente y adecuada, se reducen las confusiones y se mantiene un ambiente agradable. En estos casos, es conveniente un amplio margen de control, y los supervisores pueden gestionar y controlar a un gran número de subordinados simultáneamente.

   5. Grado de descentralización- La descentralización se realiza para lograr una especialización donde la autoridad se comparte entre muchas personas y gerentes de diferentes niveles. En tales casos, una estructura alta resulta útil.

      Existen ciertas preocupaciones en las que la descentralización se realiza de forma muy eficaz, lo que resulta en una comunicación directa y personal entre superiores y subordinados, lo que permite a los superiores gestionar un gran número de subordinados con gran facilidad. En tales casos, una amplia cobertura también resulta de gran ayuda.

4. Principio de cadena escalar

   La cadena escalar es una cadena de mando o autoridad que fluye de arriba a abajo. Con una cadena de autoridad disponible, se minimiza el desperdicio de recursos, se facilita la comunicación, se evita la duplicación de tareas y se facilita la organización.

   Una cadena de mando escalar facilita el flujo de trabajo en una organización, lo que contribuye al logro de resultados efectivos. Al fluir la autoridad de arriba a abajo, se aclaran las posiciones de autoridad a los gerentes de todos los niveles, lo que facilita una organización eficaz.

5. Principio de Unidad de Mando

   Implica una relación entre un subordinado y un superior. Cada subordinado rinde cuentas a un solo jefe a la vez. Esto ayuda a evitar brechas de comunicación y a que la retroalimentación y la respuesta sean rápidas.

   La unidad de mando también ayuda en la combinación efectiva de recursos, es decir, recursos físicos y financieros, lo que ayuda a una fácil coordinación y, por tanto, a una organización efectiva.

   La autoridad fluye de arriba a abajo

   Director General

   ↓

   Gerenta de Marketing

   ↓

   Gerente de Ventas/Medios

   ↓

   Vendedores

   
   

   Según el diagrama anterior, el Director General tiene la máxima autoridad. Esta autoridad la comparte el Gerente de Marketing, quien a su vez la comparte con el Gerente de Ventas.

   A partir de esta cadena jerárquica se hace evidente la cadena oficial de comunicación que ayuda a alcanzar resultados y que proporciona estabilidad a una empresa.

   Esta cadena escalar de mando siempre fluye de arriba hacia abajo. y define las posiciones de autoridad de diferentes gerentes en diferentes niveles.