Ένα έργο σε οποιονδήποτε οργανισμό είναι η συνεργασία μεταξύ τμημάτων για την επίτευξη ενός ενιαίου, σαφώς καθορισμένου στόχου. Η διαδικασία σχεδιασμού, οργάνωσης και διαχείρισης πόρων για την επίτευξη του οργανωτικού στόχου ονομάζεται διαχείριση έργου.

Η διαχείριση έργων είναι πολύ σημαντική στην παραγωγή αγαθών και υπηρεσιών. Από τη δημιουργία ιδεών έως την τελική παραγωγή προϊόντος ή υπηρεσίας, κάθε βήμα μπορεί να κατηγοριοποιηθεί ως μεμονωμένα έργα. Κάθε έργο απαιτεί έναν διαχειριστή έργου, ο οποίος οδηγεί το έργο στη λογική του ολοκλήρωση. Ο διαχειριστής έργου είναι υπεύθυνος για τον διορισμό μελών της ομάδας με διαφορετικό υπόβαθρο, αλλά απαραίτητο για την ολοκλήρωση του έργου.

Χαρακτηριστικά Έργου

Ένα έργο δεν είναι μια συνηθισμένη καθημερινή δραστηριότητα που αναλαμβάνει ένας οργανισμός, αλλά μια συγκεκριμένη, μη συνηθισμένη δραστηριότητα με ποικίλο χρονικό πλαίσιο και αντίκτυπο στη βιωσιμότητα της επιχείρησης μακροπρόθεσμα. Ένα τυπικό έργο έχει τα ακόλουθα χαρακτηριστικά:

• Χρονολόγιο: Ένα έργο έχει ένα συγκεκριμένο χρονοδιάγραμμα με μετρήσιμα σημεία έναρξης και λήξης.

• Πόροι: Ένα έργο έχει περιορισμένους πόρους σε κεφάλαιο και ανθρώπινο δυναμικό.

• Εργαλεία: Χρησιμοποιούνται ειδικά εργαλεία και τεχνικές για τη διαχείριση έργων (Διαγράμματα Gantt κ.λπ.)

• Ομάδα: Η διαχείριση έργων απαιτεί ποικιλόμορφη ομάδα που εκτείνεται σε όλα τα τμήματα και τις λειτουργίες.

Κύκλος Ζωής Έργου

Ένα τυπικό έργο χωρίζεται στις ακόλουθες φάσεις. Κάθε φάση του έργου έχει τη δική της σημασία και αντίκτυπο στη συνολική επιτυχία του.

• Φάση Έναρξης: Σε αυτή τη φάση του έργου, αναλύονται τα σχόλια που λαμβάνονται από τους πελάτες και γίνεται καταιγισμός ιδεών με σκοπό την ανάπτυξη νέου προϊόντος ή την τροποποίηση υπάρχοντος προϊόντος για την κάλυψη των νέων απαιτήσεων.

• Φάση Ορισμού Έργου: Σε αυτή τη φάση του έργου καταβάλλονται προσπάθειες για τον καθορισμό της λύσης για το πρόβλημα που θέτουν οι πελάτες.

• Μελέτη σκοπιμότητας: Σε αυτή τη φάση, γίνεται ο σχεδιασμός του έργου και καθορίζονται συγκεκριμένα ορόσημα.

• Εκτέλεση Έργου: Σε αυτή τη φάση, όλες οι δραστηριότητες και τα ορόσημα που καθορίστηκαν στην προηγούμενη φάση εκτελούνται έγκαιρα και με τάξη. Αυτή η φάση αξιοποιεί στο έπακρο όλους τους πόρους.

• Συμπέρασμα Έργου: Αυτή είναι η τελευταία φάση του έργου. Σε αυτήν τη φάση, το τελικό προϊόν ή η υπηρεσία παραδίδεται στην ομάδα λειτουργίας για εμπορική παραγωγή.

Δραστηριότητες Διαχείρισης Έργου

Οι δραστηριότητες διαχείρισης έργων χωρίζονται κυρίως σε τρεις κύριες κατηγορίες: Σχεδιασμό, Χρονοδιάγραμμα και Έλεγχο.

1. Σχεδίαση: Οι δραστηριότητες σχεδιασμού περιλαμβάνουν τον καθορισμό του στόχου του έργου, τον σχεδιασμό πόρων κ.λπ.

2. Χρονοδρομολόγηση: Οι δραστηριότητες προγραμματισμού περιλαμβάνουν την ανάπτυξη λεπτομερών ορόσημων και κατευθυντήριων γραμμών για το έργο. Αυτές οι δραστηριότητες εκτελούνται συνήθως πριν από την πραγματική έναρξη του έργου.

3. Έλεγχος: Οι δραστηριότητες ελέγχου περιλαμβάνουν την ανάπτυξη σημείων ελέγχου προϋπολογισμού και οικονομικών, καθώς και τη μέτρηση των προγραμματισμένων εργασιών.

Τεχνικές Διαχείρισης Έργων

Υπάρχουν διάφορες τεχνικές που χρησιμοποιούνται για τη διαχείριση έργων. Μερικές από τις τεχνικές είναι οι εξής και χρησιμοποιούνται κυρίως για τον προγραμματισμό έργων.

• Διαγράμματα Gantt: Αυτά τα γραφήματα χρησιμοποιούνται για την απεικόνιση των εργασιών του έργου σε σχέση με τον χρόνο. Παρακολουθούν την πρόοδο των μεμονωμένων εργασιών του έργου και επίσης επισημαίνουν τυχόν εξάρτηση μεταξύ αυτών των εργασιών του έργου.

• Τεχνικές Σχεδιασμού Δικτύου: Αυτές οι τεχνικές δείχνουν τη σχέση μεταξύ των δραστηριοτήτων του έργου, της διάρκειας του έργου, της κρίσιμης διαδρομής, των περιορισμών των μη κρίσιμων δραστηριοτήτων και της αξιοποίησης των πόρων. Υπάρχουν δύο τύποι τεχνικών σχεδιασμού δικτύου: η Μέθοδος Κρίσιμης Διαδρομής (CPM) και η Τεχνική Αξιολόγησης και Αναθεώρησης Προγράμματος (PERT).