Ο σχεδιασμός επικοινωνίας περιλαμβάνει τον εντοπισμό των αναγκών πληροφόρησης και επικοινωνίας των ενδιαφερόμενων μερών. Αυτό περιλαμβάνει τον προσδιορισμό του τι πρέπει να κοινοποιηθεί, σε ποιον, πότε, με ποια μέθοδο και πόσο συχνά. Πρόκειται για μια πολύ προληπτική προσέγγιση.

Ο οδηγός PMBOK συχνά προτείνει ότι η εργασία πρέπει να γίνεται με πιο δομημένο τρόπο από ό,τι πίστευαν προηγουμένως πολλοί διαχειριστές έργων. Ως εκ τούτου, ο οδηγός δίνει έμφαση σε μια δομημένη προσέγγιση στην τέχνη της διαχείρισης έργων. Η επικοινωνία δεν αποτελεί εξαίρεση. Για να γίνει σωστά, πρέπει να κατανοήσει κανείς το περιβάλλον του οργανισμού, όπως η κουλτούρα και τα πρότυπα.

Πρέπει επίσης να λαμβάνονται υπόψη οι διαδικασίες και οι διαδικασίες του οργανισμού για τη διεξαγωγή εργασιών και την επικοινωνία, τα ιστορικά αρχεία από προηγούμενα έργα, τα διδάγματα που αντλήθηκαν και οι αποθηκευμένες πληροφορίες. Αυτό σημαίνει ότι Η διαχείριση επικοινωνιών είναι η όλη διαδικασία των βρόχων επικοινωνίας από άκρο σε άκρο που περιλαμβάνουν ανατροφοδότηση και άλλους μηχανισμούς..

Είναι σημαντικό να κατανοήσουμε ότι η επικοινωνία δεν είναι μονόπλευρη. Κατά το αρχικό στάδιο του σχεδιασμού του έργου, η ομάδα του έργου θα είχε την ευκαιρία να αλληλεπιδράσει με άλλα ενδιαφερόμενα μέρη του έργου. Αυτό δίνει στον διαχειριστή του έργου την ευκαιρία να εντοπίσει τυχόν πιθανούς κινδύνους και να προγραμματίσει περιοδικές συναντήσεις με τα ενδιαφερόμενα μέρη για τον μετριασμό των κινδύνων. Αυτό σημαίνει ότι πρέπει να καταρτιστεί ένα σχέδιο επικοινωνίας του έργου και να προσδιοριστούν τα κατάλληλα ενδιαφερόμενα μέρη. Οι επικοινωνίες του έργου είναι τόσο εσωτερικές όσο και εξωτερικές.

Η εσωτερική επικοινωνία γίνεται εντός της ομάδας και περιλαμβάνει τον υπεύθυνο έργου μαζί με τα μέλη της ομάδας. Αυτό μπορεί να λάβει τη μορφή εβδομαδιαίων συναντήσεων της ομάδας, ενημερώσεων κατάστασης και ατομικών συναντήσεων που καταγράφουν την πρόοδο του ατόμου μαζί με τις τυχόν ανησυχίες του.

Η εσωτερική επικοινωνία είναι ένας καλός τρόπος για να διασφαλιστεί ότι όλα τα μέλη της ομάδας είναι σε συμφωνία με τους στόχους του έργου και ότι γνωρίζουν τι αναμένεται από αυτά.

Οι εξωτερικές επικοινωνίες αναφέρονται στις διαδικασίες που έχουν να κάνουν με τον διαχειριστή του έργου, ο οποίος κοινοποιεί τις ενημερώσεις κατάστασης στους χορηγούς του έργου, εντοπίζει κινδύνους και αλλαγές στο τελικό αποτέλεσμα του έργου και συναντάται με τα άλλα ενδιαφερόμενα μέρη για την επίλυσή τους προς ικανοποίηση όλων των εμπλεκομένων. Αυτό είναι το εξωτερικό στοιχείο της διαδικασίας επικοινωνίας. Ένα αποτελεσματικό σχέδιο διαχείρισης επικοινωνίας λαμβάνει υπόψη τις ανάγκες των σχετικών ενδιαφερόμενων μερών, καθώς και εκείνες της ομάδας του έργου.

Η αποτελεσματική διαχείριση έργων είναι η τέχνη της επίτευξης ισορροπίας μεταξύ των ανταγωνιστικών απαιτήσεων από τα διάφορα ενδιαφερόμενα μέρη και της διασφάλισης ότι επιτυγχάνονται οι τελικοί στόχοι του έργου.Η πρακτική της διαχείρισης έργων έχει να κάνει με τον τρόπο με τον οποίο ο διαχειριστής έργου ενεργεί από κοινού με τα μέλη της ομάδας και παραδίδει το έργο στους χορηγούς. Ο ρόλος του διαχειριστή έργου είναι τόσο διαμεσολαβητής όσο και υποστηρικτής.

Ο ρόλος του συντονιστή έρχεται στο προσκήνιο όταν ο διαχειριστής του έργου πρέπει να εξισορροπήσει τις ανταγωνιστικές απαιτήσεις των χορηγών και των ενδιαφερόμενων μερών, ενώ ο ρόλος της διευκόλυνσης έρχεται στο προσκήνιο όταν ο διαχειριστής του έργου πρέπει να παρακινήσει τα μέλη της ομάδας του και να διασφαλίσει ότι επιτυγχάνονται οι στόχοι του έργου.

Συμπερασματικά, η αποτελεσματική διαχείριση έργων έχει να κάνει με την ηγεσία σε επίπεδο κατάστασης, χωρίς να χάνεται η συνολική εικόνα. Αυτή είναι η ουσία προς την οποία πρέπει να επιδιώξουν όλοι οι διαχειριστές έργων και κάτι προς το οποίο πρέπει να επιδιώκει ο ίδιος.